Поскольку ваша организация работает каждый день, в ней есть множество движущихся (и неподвижных) частей, чтобы все аспекты развивались в гармонии.

Два жизненно важных элемента - это ваши запасы и активы, которые составляют подавляющую часть вашего бизнеса - от торгового зала до бэк-офиса и склада.

Прежде чем мы перейдем к управлению вашими активами и инвентарем, давайте сначала рассмотрим определение каждого из них:

• Активы - то, чем вы владеете.
• Инвентарь - что вы продаете.

Это кажется довольно простым, если выразить это словами. Но организация и управление сырьем или готовой продукцией в производственном помещении или продуктами на полках розничного склада - может быть сложной задачей. Еще сложнее, если вы отслеживаете активы или запасы с помощью ручных операций, таких как ручка и бумага или электронные таблицы, или вообще не управляете этими частями своего бизнеса. Если это похоже на вас, то вы не одиноки, согласно отчету «Wasp Barcode» State of Small Business Report . .

• 48% малых предприятий не управляют запасами и не используют ручные процессы.
• 55 процентов малых предприятий используют ручное управление активами или вообще не отслеживают их.

Когда это верно в отношении вашей компании, вы не можете доверять цифрам продаж или действительно знать, были ли мобильные устройства вашего торгового персонала потеряны или «ушли» в какой-то момент по пути. Без автоматизированного управления человеческий фактор может со временем накапливаться, что приводит к неточным отчетам и недовольству членов совета директоров, когда продажи падают, а активы, кажется, исчезают. А тем временем удовлетворенность клиентов резко падает, когда их любимый товар никогда не бывает в наличии.

Управление активами:какая разница?

Активы вашей компании важны. Предметы, которыми владеет ваша компания, позволяют выполнять повседневные задачи - от столов, стульев и компьютеров в приемной до смартфонов и сканеров для ваших складских и полевых рабочих. Если вы не отслеживаете эти активы, вы можете потерять или неуместить дорогостоящие предметы либо позволить им устареть или устареть. Это может стоить много времени и денег.

Ник Хеллер, менеджер по производству на стадионе Университета Феникса, сказал, что так было с производственным отделом футбольной команды Arizona Cardinals. При отсутствии системы управления активами он никогда не знал, когда оборудование использовалось в последний раз или кто использовал его последним, если предмет пропал. Часто на один день планировалось несколько мероприятий с использованием ценного оборудования на сумму до 100 000 долларов. Было невозможно уследить, что и где. Однако, поскольку бригада внедрила систему управления активами, они сэкономили от пяти до 20 рабочих часов на каждое мероприятие.

Как и Arizona Cardinals, ваша компания может значительно повысить эффективность за счет следующих факторов.

• Более эффективное управление данными об объектах . Система управления активами не только позволяет вам получать доступ к записям в режиме реального времени, но и несколько сотрудников могут использовать систему одновременно в одной всеобъемлющей базе данных, а не в нескольких электронных таблицах. Это исключает перезапись данных или сдачу отчетов с неточной информацией об активах.
• Вести тщательный и точный учет активов: Использование сканеров штрих-кода и этикеток гарантирует, что вы получите все необходимые данные точно, без ошибок ввода.
• Ускорение подготовки и отправки отчетов . Попрощайтесь с потраченными впустую часами, просматривая груды электронных таблиц, чтобы собрать данные для отчетов. Удобные инструменты означают, что вы легко загружаете информацию. Вы даже можете настроить отчеты в соответствии с потребностями тех, кому нужны числа - вашего менеджера склада, финансового директора или аудитора вашей компании.
• Простое управление запросами на изменение: Запросы на изменение активов будут упрощены для создания процесса утверждения. А поскольку данные точны и обновляются в режиме реального времени, у вас всегда будет полная история, что особенно ценно во время аудита.
• Автоматизировать перевод активов: А решение для автоматического управления активами предоставляет вам инструменты для обеспечения соблюдения нормативных требований, повышения эффективности и устранения ошибок и задержек при передаче активов.
• Сохранение активов: Оптимизация бюджета для замены активов за счет отслеживания состояния и обслуживания активов с помощью простых в использовании журналов активов, которые у вас есть в настоящее время.

Пора подвести итоги процессов инвентаризации

Как и в случае с вашими активами, вы обязательно должны отслеживать инвентарь вашего бизнеса. Когда у вас есть четкое представление о том, какие товары доступны для отправки, а какие нет, практически невозможно обслуживать своих клиентов с высочайшим качеством. Именно здесь и оказался Process Control Outlet (PCO), реселлер промышленной электроники. Даже после 13 лет работы компания никогда не контролировала свои запасы.

«Когда наши торговые представители получили заказ, им пришлось пройти через склад, чтобы проверить, действительно ли товары находятся на полке», - сказал Роберт Гонсалес, помощник директора по маркетингу и коммуникациям PCO. «Наши сотрудники зря потратили много времени, к тому же они не могли дать нашим клиентам немедленную реакцию, которой они заслуживают».

Ваш инвентарь является основным источником дохода, так зачем рисковать потерей продаж, потому что вы просто не знаете, что у вас на полках склада.

Вот преимущества - от склада до торгового зала - системы управления запасами штрих-кода.

• Контролировать кражу: Без точного управления запасами невозможно узнать, были ли пропавшие предметы потеряны или украдены клиентами или сотрудниками. То есть, пока не станет слишком поздно, и вам придется смириться с потерями.
• Повысьте уровень удовлетворенности клиентов: Ничто так не раздражает покупателя, как то, что он всегда не пользуется своим любимым продуктом. Признайтесь, у вашей компании много конкурентов, и этот человек может перенести свой бизнес в другое место, если вы не можете удовлетворить его потребности. Система управления запасами помогает определить, есть ли товар на складе, и помогает быстрее найти его. И, конечно же, он будет отслеживать, каких товаров нет в наличии, и предоставлять всю информацию, необходимую для повторного заказа.
• Точное управление финансами :Нет смысла прожить год, не зная о финансовом состоянии вашей компании. Системы инвентаризации помогают отслеживать ваши дела, позволяя получать доступ к точным показателям в режиме реального времени в течение всего года. Так что сюрпризов не бывает.
• Отслеживание товаров: Из года в год полезно знать, что продается, а что нет. Эта информация поможет вам планировать и принимать более обоснованные бизнес-решения на будущее. Вы избежите потерь из-за того, что товары слишком долго лежат на полках, или потери продаж из-за того, что товары распродаются слишком быстро, чтобы удовлетворить потребительский спрос.

Компания PCO сразу окупилась за счет управления запасами в размере 35 тысяч долларов в год. Затраты на товарно-материальные запасы сократились на 50 процентов. Ваш бизнес также может повысить вашу прибыль, взяв под контроль активы и запасы и настроив свой бизнес на успех в будущем.