Легко думать о бухгалтерском учете или ведении документации как о «необходимом зле», созданном и поддерживаемом для удовлетворения требований государственной отчетности, в первую очередь налогов.

Но дело в том, что помимо того, что вы обязаны делать по закону, системы бухгалтерского учета и ведения документации созданы для того, чтобы вы могли принимать информированные решения о клиентах, маркетинге, ценообразовании и поставщиках.

В этом посте вы узнаете о задачах, связанных с системой бухгалтерского учета и ведения документации компании, о том, кто должен выполнять эту работу, и о различиях между бухгалтером и бухгалтером.

Мы также поможем ответить на важный вопрос — стоит ли нанимать бухгалтера?

Бухгалтерские задачи

Успешное управление малым бизнесом предполагает управление вашими денежными средствами. Ваша система бухгалтерского учета имеет решающее значение для того, чтобы знать, сколько денег у вас есть в банке каждый вечер и можете ли вы покрыть ожидаемые расходы.

Для создания и поддержания эффективной системы учета и ведения документации требуются три основных действия.

1. Настройка системы. Создать процесс для отслеживания транзакций и составления прогнозов можно с помощью блокнота, электронных таблиц или программного обеспечения для бухгалтерского учета.

2. Ввод транзакций. Введенные транзакции могут включать в себя совершенные продажи, стоимость приобретенных материалов, вознаграждение и льготы сотрудникам, отработанное время, аренду, ИТ, страховку, канцелярские товары и другие оплаченные расходы.

3. Отчеты о фактических результатах или прогнозах будущих результатов:отчеты могут охватывать статус потенциальных клиентов, осуществленные продажи, продажи, совершенные с клиентами, которые еще не заплатили, сравнение расходов с бюджетом и аналогичным периодом прошлого года, всевозможные налоговые отчеты, финансовые отчеты. , а также информацию, необходимую для выполнения условий банковского кредита.

Аутсорсинг или нет?

Когда вы создаете свой бизнес, одним из ваших первых решений является определение того, кто должен заниматься этой бухгалтерской деятельностью. Есть три варианта:сделать это самостоятельно, поручить это кому-то из вашей команды или поручить это бухгалтеру или бухгалтеру. Часто в стартапе вы являетесь единственным сотрудником, а доступные средства ограничены, поэтому изначально всю бухгалтерию часто ведет основатель.

Как только у вас будет достаточно свободных средств, вы можете рассмотреть возможность передачи задачи на аутсорсинг. Главное — решить, является ли ведение бухгалтерского учета лучшим способом использования вашего времени.

Вы начали свой бизнес, потому что хорошо разбираетесь в продажах, разработке приложений, производстве продукта, консультировании или любых других видах деятельности, обеспечивающих продажи. Что более ценно:тратить время на продажи или на ведение бухгалтерского учета? Если вы не работаете в сфере финансовых услуг, бухгалтерский учет вряд ли является вашей сильной стороной.

Если вы решите воспользоваться аутсорсингом, вам следует рассмотреть два типа финансовых специалистов:сертифицированный бухгалтер (CPA) и бухгалтер. Каждый из них имеет совершенно разные навыки и уровни, и вы захотите сохранить оба, но для разных задач.

Дипломированный бухгалтер

CPA был сертифицирован государственной экзаменационной комиссией как отвечающий требованиям законодательства штата. Этим специалистам в соответствии с законом предоставлены определенные обязанности, например право удостоверять финансовую отчетность, и они могут быть привлечены к ответственности за профессиональные нарушения.

Бухгалтеры, как и врачи и другие специалисты, являются одновременно специалистами и специалистами широкого профиля. Бухгалтерские специальности включают налоговый учет, слияния и поглощения и некоммерческие организации. Вам нужно найти правильный матч для ваших нужд; сначала это будет в основном общая бухгалтерская работа,

В зависимости от рынка и сложности работы CPA могут брать от 100 до 300 долларов в час. Таким образом, имеет смысл нанимать бухгалтера только для сложных или дорогостоящих проектов, таких как ежеквартальные финансовые отчеты (особенно если вы обязаны предоставлять их в банк или по государственному контракту), налоговые отчеты, текущие или дела. -конкретные консультационные услуги или финансовый раздел вашего бизнес-плана. Пока ваша компания не достигнет продаж в несколько миллионов долларов, более экономично отдать эти задачи на аутсорсинг, чем иметь штатного бухгалтера.

Чтобы найти CPA, лучше всего использовать сарафанное радио. Кроме того, посетите эти два сайта CPAdirectory (www.cpadirectory.com) и Национального общества бухгалтеров (www.nsacct.org/).

Бухгалтер

Выполнение основных, повседневных действий лучше оставить бухгалтеру. Эти задачи включают в себя сбор табелей учета рабочего времени сотрудников, отправку счетов по заказам на покупку для оплаты, сбор платежей клиентов, подготовку выписок по банковским счетам и ввод всей информации о транзакциях в вашу систему учета и ведения документации.

В зависимости от рынка и поставленных задач бухгалтер берет от 25 до 35 долларов в час. Многие малые предприятия нанимают бухгалтера, работающего неполный рабочий день, чтобы помочь настроить свою систему бухгалтерского учета и вести все транзакции, пока рост бизнеса не оправдает должность на полную ставку. Даже если вы решите вести бухгалтерский учет самостоятельно, вам может потребоваться помощь бухгалтера в настройке системы учета.

Бухгалтеры со знанием других подобных предприятий будут знать, какие категории доходов и расходов являются типичными в вашей отрасли для отслеживания и отчетности, что экономит время на исследования и обеспечивает наиболее эффективную настройку вашей системы.

Чтобы найти бухгалтера, попросите бухгалтера порекомендовать бухгалтеров, с которыми они работали и проверяли. Вы также можете разместить рекламу в местной газете, на Craigslist и других подобных форумах или обратиться в Американский институт профессиональных бухгалтеров.

Не отдавайте это на аутсорсинг и не забудьте

Если у вас нет времени, навыков или желания выполнять эту работу, подумайте о привлечении бухгалтера и/или бухгалтера на аутсорсинг. Однако имейте в виду, что это не та ситуация, когда вы нанимаете этих людей, а затем забываете об этом. Это ваша компания, и ваша финансовая отчетность. Когда вы представляете финансовые отчеты в банк, подаете налоговую декларацию, отправляете счета-фактуры должностному лицу, занимающемуся государственными закупками, или выполняете любые другие подобные действия, вы будете тем, кто подписывает документ.

Поэтому вам потребуется некоторое понимание того, что включено. Просмотрите важные материалы и попросите разъяснений, если что-то покажется неясным.

Основные уроки:

• Система бухгалтерского учета и ведения документации в основном предназначена для вас, чтобы помочь вам принимать правильные решения; это не в первую очередь для удовлетворения правительственной отчетности.
• Принимая решение о том, обращаться ли за помощью в области бухгалтерского учета, подумайте, на что лучше всего потратить свое время.
• Существуют существенные различия в навыках и стоимости найма бухгалтера или бухгалтера, поэтому нанимайте каждого из них там, где они лучше всего подходят друг другу.