У каждого бизнеса есть контракты как с покупателями, так и с поставщиками. Контракты - это источник жизненной силы любого предприятия, и зачастую они являются самым большим экономическим активом компании. Тем не менее, согласно исследованию Международной ассоциации контрактного и коммерческого управления (IACCM):

Плохое управление контрактами обходится компаниям в среднем в 9 процентов их годовой выручки.

Если вы лучше справитесь с контрактами вашей компании, вы сможете повысить годовую прибыльность почти на 10 процентов. Для компаний, сталкивающихся с финансовыми проблемами, этот рост может стать тем, что вернет их от грани бедствия к процветанию.

Что означает плохое управление контрактами?

Наиболее общепринятое определение управления контрактами - это процесс создания, исполнения и анализа контрактов, чтобы гарантировать, что компания работает с максимальной эффективностью как в операционном, так и в финансовом плане, при минимальном риске. Другими словами, это больше, чем система регистрации и хранения, в которой контракты рассматриваются только тогда, когда наступает время для повторных переговоров или если возникает проблема. Под управлением контрактами мы рассматриваем контракты как живые документы, которые диктуют функции организации, точно зная, каковы обязательства компании и что другие должны делать для компании.

Таким образом, неэффективное управление контрактами означает невыполнение контрактов и выполнение обязательств. Это может проявляться множеством способов.

Вот некоторые из наиболее распространенных причин, по которым плохое управление контактами может навредить вам:

Штрафы и пени . Большинство контрактов включают пункты, в которых излагаются последствия несоблюдения условий контракта. Без управления контрактом некоторые условия могут быть невыполнены, что приведет к большим штрафам и пени. Это работает в обоих направлениях; если ваши подрядчики не выполняют свои обязательства, вы имеете право наложить на них санкции, но если вы не в курсе условий контрактов, вы можете упустить эти возможности.

Пропущенные сроки. Очень немногие контракты являются бессрочными. У большинства есть даты истечения срока действия и крайние сроки для продления. Если вы заключили контракт с поставщиком и пропустите крайний срок продления, вы можете столкнуться с перебоями в работе из-за расторжения контрактов или в конечном итоге платить больше за продукты или услуги из-за невозможности пересмотра условий или автоматического продления. С другой стороны, если вы не сможете проактивно связаться со своими клиентами или сотрудниками до истечения срока действия контракта, вы можете потерять клиента или будете вынуждены пересмотреть менее выгодные условия.

Убытки из-за невыполнения обязательств . Без понимания, которое вы получаете от управления жизненным циклом контрактов, вы можете не иметь точного представления об истории платежей и производительности ваших клиентов в целом, и вы можете разработать контракты, которые негативно повлияют на чистую прибыль в будущем.

Недействительные контракты . Законы и правила постоянно меняются, и не все контракты выполняются на старых условиях. Когда в правила вносятся существенные изменения, контракты необходимо изменить или обновить, чтобы отразить это, иначе они могут быть признаны недействительными в суде. Это потенциально может привести к убыткам в тысячи долларов.

Это лишь некоторые из причин, по которым плохое управление контрактами вредит вашим доходам. Вы можете избежать этого, внедрив систему управления контрактами, которая обеспечивает организацию ваших контрактов. Тогда вы сможете легко увидеть, что у вас есть в книгах.

Улучшение управления контрактами

Первым шагом к настоящей системе управления контрактами является объединение ваших контрактов в единый репозиторий. Контракты не должны храниться на десятках компьютеров сотрудников, в электронной почте или в картотеке - или в нескольких местах. Скорее, предпочтительнее использовать программное обеспечение для управления контрактами. Такая программа позволит вам хранить все ваши контракты в одном месте, что упрощает поиск конкретной информации, когда она вам нужна.

Еще одно преимущество внедрения системы управления контрактами заключается в том, что вы не только собираете все ваши контракты в одном месте, но и получаете прозрачность, необходимую для упреждающего заключения контрактов. Некоторые компании предпочитают использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами, чтобы отслеживать ключевые даты и основные этапы своих контрактов, но эта система может быть громоздкой и неточной. Не говоря уже о том, что сложно отслеживать все аспекты контракта в электронной таблице, а это означает, что ваши сотрудники могут упустить ключевые моменты и соображения при оценке и выполнении контрактов.

Тем не менее, наибольшее преимущество перехода к управлению контрактами, а не к простому «хранению» контрактов, заключается в том, что вы увидите повышенную прибыльность. Каждый бизнес хочет видеть более здоровую прибыль, поэтому перестаньте терять деньги из-за неспособности управлять своими контрактами.