Как финансовый консультант, вы полагаетесь на доверие своих клиентов. Чтобы сохранить это доверие, вы должны обеспечить безопасность их личной информации.

К сожалению, кибератаки растут. Поскольку в 2017 году жертвами мошенничества с идентификацией стали более 16,7 миллионов человек, у клиентов есть все основания ценить консультанта, способного защитить их личную информацию от чужих рук. Данные ваших клиентов можно сохранить в безопасности; однако это потребует тщательного планирования и внимания к деталям.

Будьте в курсе программ для шифрования

Один из способов защитить данные ваших клиентов — использовать программное обеспечение для шифрования. Вы можете и должны использовать программное обеспечение для шифрования электронной почты, общих файлов и других источников конфиденциальной информации.

Некоторые штаты уже требуют, чтобы финансовые консультанты использовали программное обеспечение для шифрования. Массачусетс, Калифорния и Невада — это лишь некоторые из штатов, которые в настоящее время требуют, чтобы финансовые консультанты шифровали любую личную информацию, которая может идентифицировать их клиентов. Даже если ваш штат не требует от вас шифрования личной информации, важно, чтобы вы это сделали.

Вы можете избегать программного обеспечения для шифрования по ряду причин. Возможно, вы не знакомы с этой технологией или предпочитаете не путать своих старых клиентов. Или, возможно, стоимость шифрования кажется слишком высокой. Однако эти причины не должны стоять на вашем пути. Программное обеспечение для шифрования не должно быть слишком сложным. Если у вас нет возможности установить его самостоятельно, наймите профессионалов. И если стоимость этой услуги кажется непомерно высокой, подумайте о стоимости утечки данных. В худшем случае устранение утечки данных почти наверняка потребует больше времени и денег, чем установка программного обеспечения для шифрования.

Как работает шифрование?

Шифрование работает, скрывая конфиденциальную информацию от посторонних глаз хакеров. Как правило, он включает в себя сложный алгоритм, который преобразует простые текстовые данные в кажущиеся случайными символы. Без специального ключа расшифровать практически невозможно. Поскольку у вас будет программный ключ, вы увидите данные в обычном режиме. Однако те, у кого нет программного ключа, не смогут расшифровать ваши данные.

На современном рынке большинство используют как минимум 128-битный ключ для защиты данных. Некоторые даже используют более высокое шифрование, такое как 256-битное. Чем выше число, тем больше предлагаемая защита.

Многие обращаются к безопасным клиентским порталам, предлагаемым третьими сторонами для своих нужд шифрования. Это создает безопасное место для вас и вашего клиента для доступа к данным, не опасаясь затаившегося хакера. Вы должны изучить множество поставщиков, прежде чем выбрать этот маршрут. Найдите решение, которое соответствует потребностям ваших клиентов, а также вашим собственным. Изучая различных поставщиков кибербезопасности, задавайте им вопросы об их мерах безопасности. Чем больше безопасности они могут предложить, тем лучше будут защищены данные ваших клиентов.

Что нужно шифровать?

Шифрование может использоваться для защиты самых разных источников данных. Подумайте о шифровании переписки между вами и вашим клиентом, браузере, используемом для доступа к данным, электронной почте, сохраненным файлам и другим источникам личной информации. По сути, если файл содержит данные ваших клиентов, вам следует подумать о его шифровании.

Собирайте только то, что вам нужно.

Шифрование является жизненно важным инструментом для финансовых консультантов. Однако некоторая предусмотрительность при сборе данных может снизить потребность в шифровании. С меньшим объемом шифрования вы потенциально можете сэкономить время и деньги. Кроме того, бремя защиты клиентских данных от чужих рук становится легче, когда требуется защитить меньше данных.

Хотя вам, вероятно, понадобятся все данные о личных банковских счетах вашего клиента, найдите минутку, чтобы подумать о том, какая еще информация вам действительно нужна. Некоторая информация может быть полезна, но может быть не совсем необходимой для предоставления ваших услуг.

Взгляните на данные, которые вы в настоящее время собираете от клиентов. Пробегитесь по списку, чтобы увидеть, сможете ли вы что-нибудь исключить. Подумайте, какие данные вы используете на самом деле, а какие — редко. Удаление элемента из процесса первоначального сбора информации не означает, что вы не сможете получить эту информацию позже, если это необходимо. Скорее это означает, что вам не нужно защищать данные, которые вы не будете использовать в ближайшем будущем.

Помните, что вы всегда можете запросить данные позже, если они станут актуальными в будущем.

Обучать сотрудников конфиденциальности клиентов

Ответственность за защиту данных ложится не только на плечи вашего ИТ-отдела. Даже если у вас есть все необходимое программное обеспечение для шифрования и вы регулярно его обновляете, утечка данных все равно возможна. Фактически, многие утечки данных являются результатом человеческой ошибки, а не нарушения шифрования.

Исследование 2018 года показало, что более 25 процентов всех утечек данных в США были вызваны небрежностью или ошибкой пользователя. Вы можете помочь предотвратить это путем обучения сотрудников процедурам защиты конфиденциальности клиентов. Предоставление вашим сотрудникам инструментов, необходимых им для безопасной обработки информации о клиентах, имеет важное значение. Также полезно сообщить сотрудникам, почему важно правильно обрабатывать информацию о клиентах. Затраты на утечку данных могут быть катастрофическими с финансовой точки зрения как для вас, так и для ваших клиентов.

Как обучать сотрудников.

Создание обязательного обучения для сотрудников — лучший способ их обучения. Разрабатывая программу обучения для своей компании, учитывайте, что сотрудник, хорошо разбирающийся в требованиях к конфиденциальности и безопасности, сможет лучше защитить данные клиентов. Имея больше знаний, они лучше подготовлены к предотвращению взломов и обнаружению компрометации системы. Вам также следует подумать о более специализированном обучении сотрудников, которые более тесно взаимодействуют с данными клиентов.

Научите сотрудников передовым методам управления данными в вашей компании. Предоставьте им все процедуры, необходимые для правильной обработки вашего ключа шифрования. Сообщите им, как важно защитить данные клиентов от посторонних глаз потенциальных похитителей личных данных. Помогите им понять основы программного обеспечения для шифрования, чтобы они были готовы быстро обнаружить потенциальное нарушение. Напомните им, что каждый сотрудник несет ответственность за защиту данных клиентов. Прививайте чувство личной ответственности каждому из ваших сотрудников и предоставляйте им инструменты, необходимые для успешной защиты данных.

Также может быть хорошей идеей создать руководство о том, что ваши сотрудники узнают во время обучения, чтобы они могли обращаться к нему при необходимости. Печатная копия этой информации может служить ценным ресурсом, когда сотрудники сталкиваются с вопросами обработки данных на работе. Кроме того, рассмотрите возможность регулярного обучения, чтобы держать сотрудников в курсе передовых методов обработки данных, поскольку они, вероятно, со временем изменятся. Ежеквартальное или ежегодное обучение должно отражать любые обновления программного обеспечения для шифрования и изменения в вашей процедуре обработки данных.

Создайте план действий в чрезвычайных ситуациях

Независимо от того, сколько вы планируете, возможность утечки данных всегда присутствует. По мере того, как программное обеспечение для шифрования становится все более надежным, преступники стремятся подорвать постоянно развивающиеся методы кибербезопасности.

У воров данных есть веская причина для их настойчивости. Данные — один из самых ценных товаров на рынке. Украденная личная информация преступника может нанести ущерб личным финансам жертвы.

К сожалению, утечки данных с каждым днем ​​становятся все более распространенными. Важно иметь план действий в чрезвычайных ситуациях, чтобы вы могли защитить своих клиентов, если в вашей компании произойдет утечка данных.

Вместе со своим ИТ-отделом или агентством по кибербезопасности разработайте план восстановления украденных данных. Этот план должен позволить вам действовать немедленно, чтобы исправить любую потенциальную утечку данных. Он должен включать детали ваших процедур восстановления данных, то, как вы будете информировать своих клиентов о взломе, и ваши процедуры компенсации пострадавшим клиентам. Вам также следует подумать об инвестировании в страхование кибербезопасности. В зависимости от покрытия, этот план страхования может помочь покрыть расходы на восстановление и компенсацию для ваших клиентов. В случае киберкатастрофы план действий в чрезвычайных ситуациях поможет вашей компании не сбиться с пути.

Итог

Утечка данных представляет собой угрозу для любого финансового консультанта. Нельзя недооценивать важность шифрования, надлежащего обучения сотрудников и разработки плана действий в чрезвычайных ситуациях. Внедрив надежный протокол кибербезопасности в своей фирме сегодня, вы поможете обеспечить долгосрочную безопасность данных ваших клиентов.

Axos Advisor – это программа, предназначенная для финансовых консультантов и предлагающая эксклюзивные банковские счета для их клиентов и CRM-панель для управления счетами клиентов. Если в ходе этого процесса у вас возникнут вопросы, не стесняйтесь обращаться к нашей команде консультантов Axos по телефону 1-866-833-0529 или по электронной почте [email protected].

Как обеспечить безопасность данных клиентов в небезопасном мире