Если вы до сих пор руководили своим малым бизнесом через пандемию Covid-19, вы, вероятно, извлекли ценные уроки об устойчивости бизнеса и адаптации на этом пути. Однако даже предприятия, которые теперь могут поддерживать стабильный денежный поток, могут задаться вопросом, как лучше подготовиться к тому, что будет дальше.

Ответы не являются однозначными. Некоторые малые предприятия будут более уязвимы к таким рискам, как экстремальные погодные явления и пандемии, чем другие, в зависимости от таких факторов, как их отрасль, географический регион или от того, работают ли они в основном в Интернете или вне дома. Подготовка к будущему будет отличаться от одного бизнеса к другому.

Тем не менее, есть несколько общих шагов, которые может предпринять каждая компания. Эти практические меры могут помочь вам принять быстрые и разумные решения, чтобы более эффективно выдержать оставшуюся часть пандемии и предстоящие годы.

Что такое устойчивость бизнеса?

Термин «устойчивость бизнеса» просто означает способность противостоять непредвиденным негативным событиям (например, стихийным бедствиям, экономическим спадам, сбоям в цепочке поставок и пандемиям). Благодаря тому, что они планируют заранее, устойчивые предприятия могут более эффективно реагировать и адаптироваться к непредвиденным событиям и минимизировать неизбежный вред, с которым бизнес сталкивается на этом пути.

«Набор инструментов для обеспечения отказоустойчивости» вашего бизнеса должен включать в себя тщательный план обеспечения непрерывности бизнеса, сбережения в чрезвычайных ситуациях и информацию о том, где искать дополнительное финансирование. Оснащенный этими инструментами, ваш малый бизнес будет иметь больше шансов выжить - и, возможно, даже ощутить рост - в случае возникновения разрушительных событий.

Вот несколько действий, которые вы можете предпринять сейчас, чтобы начать повышать устойчивость бизнеса.

1. Протестируйте и внедрите план обеспечения непрерывности бизнеса

Под непрерывностью бизнеса (BC) понимается создание, внедрение и регулярное тестирование систем, которые помогут вашему бизнесу быстро возобновить свои критически важные функции после разрушительных событий. Как правило, план обеспечения непрерывности бизнеса должен описывать, как ваш бизнес будет защищать свой бренд и репутацию, обслуживать клиентов и общаться с ними, поддерживать отношения с инвесторами, производить инвентаризацию, восстанавливать ИТ-системы и защищать сотрудников в случае непредвиденных проблем.

Вот краткий обзор основных компонентов плана обеспечения непрерывности бизнеса:

Любое планирование на случай непредвиденных обстоятельств должно начинаться с глубокого и реалистичного анализа внешних рисков, с которыми может столкнуться ваш бизнес, а также любых уязвимостей внутри самого бизнеса. Они могут варьироваться от крупных событий со значительными последствиями (например, пожары, землетрясения или кибератаки) до незначительных сбоев (например, временные отключения коммунальных служб, метели или отказы оборудования).

Оценка вероятности этих событий поможет вам правильно спланировать ситуацию и позволит быстро отреагировать, если и когда они произойдут.

Проведение анализа влияния на бизнес (BIA) потребует от вас и вашей команды инвентаризации всей деятельности вашего бизнеса и определения того, какие из них являются наиболее приоритетными - как с точки зрения удовлетворения потребностей ваших клиентов, так и выполнения любых юридических или договорных обязательств. Затем вы соберете данные о том, как время простоя может повлиять на эти критически важные функции (например, нарушение цепочки поставок), и установите временные рамки, в которые необходимо возобновить выполнение каждой функции, чтобы минимизировать финансовые потери, сохранить ценность бизнеса и сохранить свою компания в соответствии с законодательством.

Понимание влияния стихийных бедствий на наиболее важные бизнес-операции позволит вам разработать эффективные стратегии смягчения последствий. Кампания «Готовый бизнес» Федерального агентства по чрезвычайным ситуациям включает Таблицу анализа воздействия на бизнес, которая поможет вам начать работу.

С данными, собранными с помощью оценки рисков и анализа воздействия на бизнес, ваша команда может начать планировать, как поддерживать критически важные операции при возникновении критических событий. Это планирование на случай непредвиденных обстоятельств должно учитывать, как вы будете общаться с персоналом, клиентами и поставщиками, производить инвентаризацию, поддерживать кибербезопасность и обеспечивать обслуживание клиентов во время различных кризисов.

Если у вас есть план BC, вы захотите проводить тестовые прогоны каждый год. Это может быть просто сесть со своей командой и разыграть различные сценарии риска и меры реагирования. Ищите пробелы в плане и регулярно пересматривайте его по мере изменения вашего бизнеса.

Дополнительную информацию можно найти в пакете планирования непрерывности бизнеса кампании Ready Business.

2. Увеличьте свои финансовые ресурсы и осведомленность

Кризис Covid-19 до боли ясно показал, насколько важно для малого бизнеса повысить свою финансовую устойчивость. Еще одна внезапная неожиданная потеря дохода может произойти в течение всего периода существования вашего бизнеса, и повышение финансовой устойчивости может помочь вам покрыть расходы и продолжить работу.

Вот два основных способа защитить свой бизнес от финансовых трудностей:

Как правило, владелец малого бизнеса должен иметь достаточно сбережений на случай чрезвычайных ситуаций, чтобы покрыть операционные расходы как минимум за 3 месяца. Направление 5–10 процентов вашего дохода от вашего бизнеса в этот фонд на черный день обеспечит вам подушку безопасности, которая позволит вам преодолевать крутые повороты на дороге.

Если вы работаете с небольшой маржой, но все же хотели бы откладывать деньги на случай чрезвычайных ситуаций в будущем, вы можете рассмотреть возможность удержания большего долга в краткосрочной перспективе (путем сокращения или отсрочки определенных платежей), чтобы увеличить свои сбережения - или сократить стоит где можно. Открытие заранее оговоренной банковской кредитной линии может быть еще одним вариантом повышения ликвидности, если ваши доходы внезапно упадут.

Для вашего бизнеса могут быть доступны финансовые ресурсы на местном, государственном или федеральном уровне на случай региональной или национальной катастрофы. Заблаговременное повышение вашей осведомленности об этих программах и ресурсах поможет вам расширить свои возможности (и сэкономить время), когда в вашем бизнесе произойдет сбой.

Город: Регулярно посещайте официальный веб-сайт вашего города и веб-сайт Торговой палаты, чтобы проверить общегородские инициативы, которые могут оказать целенаправленную помощь местным предприятиям, включая ваш собственный. Например, город Шарлотт, штат Северная Каролина, предлагает субсидии на восстановление после коронавируса малым предприятиям, отвечающим критериям.

Состояние: К настоящему времени многие штаты учредили программы грантов или ссуд, чтобы помочь малому бизнесу, пострадавшему от пандемии. В случае стихийного бедствия в вашем штате посетите веб-сайт губернатора вашего штата, где можно найти инструкции для малого бизнеса и программы финансовой помощи.

Федеральный: Если на ваш бизнес повлияла катастрофа, объявленная в вашем регионе, вы можете претендовать на получение ссуды на случай стихийных бедствий Управления малого бизнеса (SBA) под низкие проценты. Страница объявленных бедствий FEMA содержит актуальную информацию о том, было ли событие в вашем регионе объявлено бедствием и доступна ли в настоящее время финансовая помощь через SBA.

Последние мысли

Однажды пандемия останется позади, но возможно, что ваш бизнес столкнется с еще одним серьезным кризисом в какой-то момент в будущем - и любые шаги, которые вы предпримете для подготовки сейчас, помогут вашему бизнесу успешно его преодолеть.

Помимо описанных выше шагов - планирования обеспечения непрерывности бизнеса и финансовой готовности - есть другие способы, которыми вы, возможно, пожелаете повысить устойчивость своего бизнеса. Эти методы включают усиление вашего присутствия в Интернете, диверсификацию цепочки поставок и инвестиции в персонал.

Если вы хотите узнать больше об отказоустойчивости и подготовке бизнеса, Рабочая тетрадь по обеспечению устойчивости бизнеса Фонда Торговой палаты США представляет собой пошаговое руководство, предлагающее множество полезной информации.