Создание графиков работы сотрудников может иногда напоминать управленческий тетрис для владельцев малого бизнеса. Игра на время и ожидание, цель кажется не чем иным, как испытанием вашего профессионального терпения.

Настоящий разговор, пожалуйста. Можете ли вы сказать, сколько времени вы тратите на составление этих аккуратных графиков работы сотрудников каждую неделю? Каждый месяц? Случалось ли вам когда-нибудь поздно ночью сгорбиться над электронной таблицей (или, что еще хуже, над доской), пытаясь определить, кто и когда нужен для каждой смены на предстоящей неделе? Если вы владелец малого бизнеса с посменной работой, каждая минута на счету.

Неэффективное планирование не позволяет наилучшим образом использовать ваш творческий ум и предпринимательский дух.

Если эта сцена кажется слишком знакомой, вы не одиноки.

Осознайте факт:работодатели теряют драгоценное время на составление графиков сотрудников

Недавний опрос 500 владельцев бизнеса в США показал, что половина работодателей тратит не менее двух часов на составление расписания сотрудников каждую неделю. Еще 10% говорят, что тратят на эту задачу три часа в неделю. Некоторые респонденты даже утверждают, что тратят 12 часов на одно недельное расписание.

К сожалению, эти два, три и 12 часов можно было бы потратить на дальнейшее обучение, совершенствование систем, маркетинг бизнеса или разработку новых продуктов или услуг.

Но характер сменной работы диктует, что сотрудники не всегда могут быть доступны, когда они вам нужны. Они меняются сменами, звонят или им нужно уйти пораньше. Это нормально. На самом деле, только 2% работодателей говорят, что у них есть сотрудники, которые никогда пропускают смены, а 32% работодателей говорят, что их сотрудники редко пропускают смены.

Остальным 66% обязательно будут звонить ежедневно, еженедельно или ежемесячно. И именно в такие моменты вам действительно нужно думать на ходу.

Законы о прогнозирующем расписании развиваются

Сменные графики создают уникальные проблемы не только для работодателей, но и для сотрудников. Когда графики непредсказуемы, необходимость перепланировать уход за детьми, встречи с врачом и личное время в последнюю минуту становится нормой. И эти изменения могут быть дорогостоящими и вызвать дополнительную нагрузку.

Чтобы решить эту проблему, некоторые штаты и муниципалитеты приняли законы о прогнозирующем графике, которые обязывают работодателей предоставлять расписание сотрудников на две недели вперед. Это в дополнение к другим требованиям, таким как запрет на печально известную «закрытую» смену (когда сотрудники работают допоздна или в закрытую смену, а затем в утреннюю или открывающую смену) и расписание «по вызову» и требование к работодателям компенсировать работникам за отмененные смены. в определенные сроки. В каждом городе и штате действуют свои собственные законы, поэтому разумно провести исследование и убедиться, что ваш бизнес соответствует местным законам.

Три шага для упрощения планирования сотрудников

К сожалению, принятие законов о планировании с прогнозированием — это лишь верхушка айсберга планирования сотрудников. Другие распространенные проблемы планирования смен включают наем и удержание сотрудников, поиск сотрудников для покрытия пропущенных смен и планирование еженедельных графиков смен. И это недешевые хлопоты. Только из-за пропущенных смен работодатели теряют в среднем 7500 долларов США в год.

Итак, вот несколько советов, которые помогут вам сэкономить деньги и уменьшить стресс, связанный с планированием сотрудников.

1. Подготовьтесь к принятию законов в вашем городе или штате .
Законы о предсказуемом расписании распространяются по стране, поэтому важно знать, какую позицию занимают ваш город и штат по этому вопросу. Если у вас еще нет адвоката по трудовому праву, вы можете подумать о том, чтобы найти его или, по крайней мере, следить за соблюдением законодательства с помощью Общества управления персоналом.

2. Автоматизируйте процессы планирования.
Лучшее общение между вами и вашими сотрудниками является ключом к улучшению расписания сотрудников. Вместо того чтобы писать и переписывать расписания на бумаге или в электронных таблицах, автоматизируйте свой процесс с помощью решения, которое обеспечивает обновления и уведомления о предстоящих и измененных сменах в режиме реального времени. Автоматизация не только упрощает создание расписаний, управление ими и обмен ими, но и позволяет сократить время, необходимое для отправки текстовых напоминаний или оставления голосовых сообщений сотрудникам.

3. Помните о времени, которое вы тратите на составление расписания.
Отслеживание того, сколько времени вы тратите на составление графиков смен сотрудников каждую неделю, может дать вам представление о задаче и помочь вам лучше ставить цели на предстоящие недели. Если вы постоянно тратите непомерное количество времени на планирование или если время, которое вы тратите, увеличивается с каждым новым сотрудником, было бы упущением не начать искать альтернативы.

У вас есть дела поважнее, чем тратить 12 часов на одно недельное расписание. В зависимости от того, как вы подходите к задаче, на составление графиков смен, которые являются согласованными и своевременными, может уйти как больше времени, так и значительно меньше.

Поскольку 47 процентов респондентов говорят, что они не смогут соблюдать новые законы о расписании, которые требуют от них более подробного уведомления о расписании на неделю, всем владельцам малого бизнеса следует как можно скорее опережать кривую. Независимо от того, принимается ли новое законодательство в ближайшем к вам округе или законы уже действуют, важно быть в курсе, автоматизировать процессы планирования и помнить о времени каждого — вашем и ваших сотрудников.