Риски кибербезопасности находятся на рекордно высоком уровне. В эпоху фишинга, вредоносного ПО, атак на пароли и других схем конфиденциальные данные клиентов подвергаются большему риску, чем когда-либо прежде. Профессионалы, которые регулярно имеют дело с информацией, позволяющей установить личность, должны усердно защищать эти данные, и составители налоговых деклараций, безусловно, не являются исключением. Недавно Налоговое управление США (IRS) предупредило налоговых органов об усилении мер безопасности в связи с новой широко распространенной аферой, направленной на кражу возмещений налогоплательщиков с использованием скомпрометированных данных из офисов налоговых органов.

От простых человеческих ошибок до незащищенных программных систем и неадекватных политик хранения — существует множество способов, которыми вы можете подвергнуть налоговые документы риску, даже не подозревая об этом. Ниже приведены четыре распространенные области риска и способы их избежать.

1. Электронная доставка и обмен документами

Возможность электронного обмена документами произвела революцию в нашем ведении бизнеса, но она также открывает двери для потенциального мошенничества и нарушений безопасности, если не будут приняты надлежащие меры предосторожности. Отправка и получение налоговых документов с использованием незащищенной незашифрованной электронной почты делает их легкой мишенью для мошенников, которые перехватывают электронные письма, подделывают адреса электронной почты и крадут незащищенные данные. Эти почтовые программы также могут устанавливать ограничения на размер документа, что может привести к тому, что важная информация будет возвращена, потеряна или потеряна.

В качестве более безопасной альтернативы электронной почте фирмам следует рассмотреть возможность использования порталов для доставки и обмена налоговыми документами. Порталы не только обеспечивают критическое шифрование во время передачи и хранения, но и ограничивают доступ только определенным утвержденным лицам. Кроме того, вам будет полезно иметь организованную структуру для совместной работы над документами, поскольку порталы поддерживают структуры файлов, удобные для Windows.

Вам также следует изучить решения для управления документами, которые предлагают зашифрованные системы электронной почты. Эти решения позволяют отправлять сообщения и документы по ссылкам, которые шифруют загружаемые или выгружаемые данные, защищая их от потенциальных хакеров.

Мы все люди. Налоговый сезон приносит с собой долгие часы и горы работы. Даже самый компетентный и прилежный CPA обязательно сделает ошибку. К сожалению, когда речь идет о такой конфиденциальной информации, как налоговая информация, кажущаяся безобидной ошибка может иметь серьезные последствия.

Если налоговые документы случайно удалены или перемещены не на свои места, это может серьезно повлиять на вашу производительность и поставить под угрозу своевременную подачу документов. То же самое относится и к неправильному названию документов:время, потраченное на их поиск или повторную отправку, может поставить под угрозу процесс подачи документов.

Правильные технологические решения могут значительно облегчить эти ошибки. Ваше программное обеспечение должно распознавать ваши документы и автоматически сохранять их, чтобы предотвратить случайное удаление. Он также должен предлагать полную возможность поиска документов, чтобы вы могли искать все содержимое ваших документов, а не только их заголовки. Наконец, это должно дать вам возможность легко восстановить удаленные документы. Никто не хочет стыдиться необходимости просить клиента повторно отправить данные.

Обычно документы проходят несколько редакций, прежде чем они будут окончательно оформлены. Однако проблемы возникают, когда люди по ошибке работают с разными версиями одного и того же документа. Это может произойти при наличии нескольких копий одного и того же файла или при одновременном доступе к документу нескольких пользователей с одинаковыми разрешениями. Это не только создает риск ошибок, но также может снизить вашу производительность и создать ненужную путаницу.

Эти ненужные ошибки можно предотвратить, используя программное решение, которое дает вам контроль над различными версиями ваших документов, чтобы вы могли управлять ими таким образом, чтобы все всегда работали с самой последней и точной версией, сохраняя при этом возможность получить доступ к предыдущим версиям в случае внесения неправильных изменений.

Хотя важно разрешить нескольким людям доступ к вашим документам, должна быть формальная функция регистрации и возврата, которая позволяет только одному человеку работать над документом в любой момент времени. Все остальные должны иметь доступ только для чтения, чтобы люди не вносили одновременно конкурирующие правки.

Несмотря на то, что много внимания по праву уделяется избежанию ошибок и обеспечению безопасности при подготовке документов, проблемы не заканчиваются после того, как документы завершены и налоговый сезон завершен.

Ведение налоговой документации имеет решающее значение. Документы должны быть заархивированы таким образом, чтобы их нельзя было изменить и чтобы их можно было легко найти. Задержки в поиске важных данных могут представлять реальный риск. Должен существовать общефирменный стандарт соглашений об именах и мест хранения файлов, обеспечиваемый технологиями, иначе данные будут потеряны. Предоставление именования индивидуальным предпочтениям оставляет место для ошибок, что приводит к файлам, которые трудно или невозможно найти.

Имейте в виду, что изменения программного обеспечения и лицензии истекают все время. Ваши документы должны существовать в формате, к которому вы можете получить доступ независимо от того, какое программное обеспечение у вас есть.

В вашей фирме должна быть официальная политика хранения документов, в которой указано, как долго хранятся файлы клиентов и когда их следует удалять. Технологии усиливают эту политику, либо автоматически удаляя файлы в нужное время, либо предупреждая об этом сотрудников. Вы хотите иметь возможность предоставлять клиенту прошлые документы в течение соответствующего периода времени, если это необходимо. Однако вы также хотите защитить свою фирму от перегрузки ИТ-систем терабайтами ненужных данных и ненужных затрат на хранение.

Помните также, что в сегодняшнем спорном мире любая фирма может столкнуться с необходимостью предоставления документов в суд. Если вы можете указать на четкую и надлежащую политику хранения и показать, что у вас есть система для ее обеспечения, ваше профессиональное суждение или правильность обращения с документами и их архивирования вряд ли будут подвергнуты сомнению.

Путь вперед

Нельзя избежать того факта, что мы живем во времена, когда нарушения кибербезопасности представляют собой реальную угрозу для налоговых органов. Хорошая новость заключается в том, что многих наиболее распространенных потенциальных рисков, связанных с налоговыми документами, можно избежать. Внедряя программные решения, обеспечивающие безопасность рабочих процессов и хранения документов, вы можете устранить многие повседневные ошибки и уязвимости в системе безопасности, которые подвергают риску конфиденциальную налоговую информацию клиента. Вооружившись подходящей технологией, специалисты по составлению налоговых деклараций могут быть спокойны, зная, что их налоговые документы в безопасности.

Doc-It примет участие в выставке Accountex 23–24 мая, стенд 1032