По данным 3-го ежегодного исследования операций и технологий бухгалтерских фирм, использование веб-портала среди специалистов по бухгалтерскому учету, налогообложению и бухгалтерскому учету значительно возросло.

Он вырос с 52% в 2014 году до более чем 75% сегодня. В связи с растущим объемом обмена цифровыми документами и проблемами безопасности те, кто еще не внедрил эту технологию, присоединятся к ней в течение следующих 12–24 месяцев, что приблизит 75-процентный показатель внедрения в профессии к 90-процентному уровню внедрения.

Клиенты ожидают, что информация будет доступна, когда они в ней нуждаются, независимо от того, где они находятся, и независимо от цифровых возможностей вашей компании. Для удовлетворения этих требований и, что наиболее важно, для безопасной доставки или обмена документами, бухгалтеры и налоговые специалисты осознали ценность веб-порталов. Для тех, кто еще не освоил технологию веб-портала, обычной электронной почты будет недостаточно; он не обеспечивает надлежащей безопасности при передаче документов.

Две основные функции веб-порталов

Веб-порталы используются для обмена файлами и публикации файлов для доступа и восстановления в будущем. Обмен файлами может включать в себя отправку файлов резервных копий QuickBooks туда и обратно или письма-обязательства, которые необходимо подписать. Использование для этих целей веб-портала позволяет фирме устанавливать параметры хранения документов, которыми обмениваются.

Для обмена файлами резервных копий QuickBooks может быть установлен 30-дневный срок хранения. При размещении финансовых отчетов или налоговых деклараций на веб-портале клиента вы можете установить срок хранения от трех до четырех лет, гарантируя, что когда файлы потребуются в будущем, они могут быть легко доступны клиенту или фирме.

После того, как веб-портал настроен, одно из немногих мест, где фирма сталкивается с проблемами, — это когда они не позволяют клиенту управлять своим собственным паролем. Если у клиентов возникают проблемы со входом в систему, предоставление им возможности изменить свой пароль помогает гарантировать, что они не звонят бухгалтеру для выполнения административной задачи, такой как справка по паролю.

Необходимые функции веб-порталов

Есть несколько обязательных функций при покупке технологии веб-портала. Изучите технологию веб-портала, чтобы убедиться, что он обладает следующими функциями:

• Использование веб-портала должно быть простым. Клиенты должны иметь возможность легко загружать и скачивать документы, иначе они не будут их использовать.
• Должен быть доступ к нескольким объектам с одного входа. (т.е. физическое лицо, корпорация, их трастовые фонды.)
• Бухгалтер или налоговый специалист должны иметь возможность назначать разные уровни доступа владельцам и сотрудникам клиента. Например, владелец может иметь доступ к своим личным записям, записям компании и трастового фонда, тогда как сотрудники могут иметь доступ только к записям компании.
• Автоматическое уведомление, отправляемое бухгалтерской фирме или клиенту, когда документ публикуется другой стороной.

Doc-It будет участвовать в выставке Accountex 23-24 мая, стенд 1032