Когда вы предоставляете кредит клиентам, вы имеете дело с чем-то, что называется дебиторской задолженностью. Чтобы убедиться, что ваша компания получает оплату, а ваши бухгалтерские книги всегда актуальны, вам необходимо иметь надежный процесс дебиторской задолженности. Вот пошаговое руководство по процессам и процедурам дебиторской задолженности.
Что такое дебиторская задолженность? Дебиторская задолженность (AR) — это деньги, которые клиенты должны вашему бизнесу, как правило, от продажи в кредит. Записи в вашем AR являются дебиторской задолженностью, и они представляют неоплаченные счета в ваших книгах.
Дебиторская задолженность может включать:
Например, у вас будет дебиторская задолженность, если вы выставите клиенту счет за продажу в кредит, а он заплатит позже.
Процесс дебиторской задолженности помогает вам собирать деньги, причитающиеся вам от клиентов. Процесс включает в себя ряд шагов, начиная с продажи и заканчивая учетом AR в ваших книгах (и, возможно, получением платежей от клиентов).
Наличие надежного процесса сбора дебиторской задолженности позволяет вашему бизнесу получать наличные деньги до того, как счета-фактуры будут просрочены или станут безнадежными. В свою очередь, это помогает вашему денежному потоку оставаться здоровым и повышает прибыльность и рост бизнеса.
Процесс работы с дебиторской задолженностью одинаков в каждой компании. Обычно все сводится к четырем простым шагам:
Готовы узнать, как обращаться со своей дебиторской задолженностью как профессионал и получать деньги от клиентов? Если это так, продолжайте читать.
Чтобы отсеять клиентов, которые не будут вам платить, вам необходимо установить и обеспечить соблюдение кредитной политики. Если вам нужно настроить политику, убедитесь, что вы определили следующее:
Когда клиент соглашается заплатить за что-то в кредит, вы можете запустить проверку кредитоспособности, чтобы определить, является ли он кредитоспособным. Вы также можете попросить их подписать соглашение, пообещав, что они вернут вам деньги, если купят что-то в кредит.
Когда клиент покупает товар или услугу и соглашается заплатить вам позже, вы можете отправить ему счет.
В счете должно быть указано следующее:
Условия оплаты вашего счета должны быть ясны как день для ваших клиентов. Таким образом, они точно знают, сколько они должны, когда должна быть произведена оплата и каковы последствия просроченных платежей.
В зависимости от предпочтений вашего бизнеса, вы можете отправить бумажный или электронный счет. Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение, вы можете упростить процесс отправки электронных счетов и получения платежей от клиентов.
Как только ваши клиенты согласятся заплатить вам позже, вы должны убедиться, что они действительно выполнят это обещание.
Отслеживайте и контролируйте свою дебиторскую задолженность для каждого клиента, который вам должен. Для каждого клиента необходимо составить упорядоченный список следующего:
Чтобы упростить этот процесс и сделать его менее сложным, вы можете использовать бухгалтерское программное обеспечение для создания и просмотра отчета о сроках погашения дебиторской задолженности. Отчет об устаревании AR сообщает вам, у каких клиентов есть неоплаченные счета. Кроме того, некоторые программы могут даже помочь вам обратиться к клиентам за просроченными платежами с помощью автоматических напоминаний о платежах.
Если вы обрабатываете вещи вручную, обязательно следите за клиентами, когда их платежи просрочены. Вы можете вручную отправлять напоминания об оплате массово или связываться с клиентами индивидуально. Если вы не можете заставить клиента заплатить, вам, возможно, придется прибегнуть к найму коллекторского агентства.
Когда дело доходит до дебиторской задолженности, бухгалтерское программное обеспечение имеет значение. С помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета вы можете выставлять клиентам счета, отправлять автоматические напоминания об оплате, создавать и просматривать отчеты о сроках погашения дебиторской задолженности и многое другое. Но как узнать, какое программное обеспечение лучше всего подходит для вашего бизнеса? В этом может помочь наше бесплатное загружаемое руководство.
Получите мое бесплатное руководство!Чтобы закончить бизнес-процессы дебиторской задолженности, вам необходимо записать дебиторскую задолженность в свои книги. Это включает в себя регистрацию платежей по счетам.
Регистрируйте каждый входящий платеж в своих книгах соответствующим образом. На этом этапе процесса вы также должны обновить свой баланс, внести коррективы в отношении любых безнадежных долгов и учесть неоплаченные счета.
Обновляйте дебиторскую задолженность на регулярной основе (например, ежемесячно), чтобы ваши бухгалтерские книги были максимально точными.
Точная настройка процесса дебиторской задолженности является обязательной, особенно если вы хотите, чтобы ваш бизнес получал оплату своевременно.
Чтобы упростить процесс обработки дебиторской задолженности, следуйте этим нескольким советам:
Чем больше идей по улучшению процесса обработки дебиторской задолженности вы воспользуетесь, тем (надеюсь) быстрее вы будете получать платежи от клиентов и набивать свои карманы.