Запись транзакций и ведение финансового учета являются неотъемлемой частью владения бизнесом. Один из способов следить за своими финансами — использовать двойную бухгалтерию. Читайте дальше, чтобы узнать, что такое двойная бухгалтерия и какую пользу она может принести вашим книгам.
Двойная бухгалтерия — это метод бухгалтерского учета, при котором вы в равной степени записываете транзакцию на двух или более счетах. Зачисление осуществляется по крайней мере в одном аккаунте, а дебетование производится как минимум в одном другом аккаунте.
Метод двойной записи основан на идее о том, что каждая бизнес-операция имеет одинаковые и противоположные последствия как минимум для двух счетов.
Двойная бухгалтерия может помочь вам:
Однократная бухгалтерия существенно отличается от метода двойной записи. Как бы это ни звучало, вы записываете одну запись для каждой транзакции с одиночной записью.
Однократный бухгалтерский учет менее сложен, чем двойной бухгалтерский учет. В системе однократной записи вы регистрируете наличные выплаты и денежные поступления. И вы записываете входящие и исходящие деньги в кассовой книге.
При кассовом учете используется метод однократной записи. В измененном кассовом методе и методе начисления используется двойная бухгалтерия.
Размещайте записи журнала в главной бухгалтерской книге с помощью системы двойной записи.
Ваша главная книга — это запись, которая сортирует и обобщает ваши бизнес-операции. Вы можете использовать свою главную бухгалтерскую книгу, чтобы увидеть, откуда поступают деньги и куда они уходят. С помощью главной бухгалтерской книги вы также можете увидеть количество наличных денег, которые у вас есть на руках, и размер долга вашего бизнеса.
Главная книга организует операции по счетам. Бухгалтерская книга компании обычно имеет пять основных счетов, в том числе:
Вы также можете разделить основные счета в бухгалтерском учете на разные субсчета. Например, вы можете использовать счета мелкой наличности, расходов на заработную плату и инвентаризации для дальнейшей организации бухгалтерских записей.
Главная книга отражает двухколоночную систему бухгалтерского учета. Активы и расходы находятся в левой части бухгалтерской книги. Обязательства, собственный капитал и доход находятся на правой стороне. Обе стороны бухгалтерской книги должны иметь равные балансы.
Чтобы сбалансировать свои книги, используйте дебет и кредит. Дебет и кредит — это равные, но противоположные записи в ваших бухгалтерских книгах. Если дебет уменьшает счет, вы увеличиваете противоположный счет с помощью кредита.
Дебет — это запись, сделанная в левой части счета, а кредит — запись в правой части.
Записывайте кредиты и дебеты для каждой транзакции, которая происходит. При двойной записи в бухгалтерском учете делайте две или более записи для каждой операции.
Кредиты и дебеты влияют на каждую учетную запись по-разному. Посмотрите эту диаграмму, чтобы увидеть, как это влияет на каждый тип аккаунта:
Имейте в виду, что дебет и кредит компенсируют друг друга, и сумма дебетов должна быть равна сумме кредитов.
Используйте уравнение бухгалтерского учета, чтобы ваши транзакции всегда были сбалансированы в ваших бухгалтерских книгах. Уравнение бухгалтерского учета показывает, что обязательства плюс собственный капитал равны вашим активам. Вот уравнение:
Активы =Пассивы + Капитал
Записи в ваших книгах должны быть сбалансированы. Если две части уравнения не равны, вы, вероятно, допустили какую-то бухгалтерскую ошибку и должны найти ее.
Двойная бухгалтерия поначалу может показаться пугающей. Но немного попрактиковавшись, вы быстро станете профессионалом в системе учета с двойной записью.
Как вы знаете, каждый раз, когда вы регистрируете транзакцию с двойной записью, вам нужно создать две записи.
При создании двух записей определите, какие учетные записи будут затронуты и как на них повлияют дебет и кредит. Каждый раз, записывая новую транзакцию, задавайте себе такие вопросы, как:
После того, как вы сделаете все записи для транзакции, убедитесь, что ваши книги сбалансированы.
Вот небольшая шпаргалка, на которую можно ссылаться во время выполнения бухгалтерских обязанностей по двойной записи:
| Дебет | Кредиты |
|---|---|
| Всегда слева | Всегда на правильной стороне |
| Увеличить активы | Увеличить обязательства |
| Увеличить расходы | Увеличить собственный капитал |
| Уменьшить обязательства | Увеличить доход |
| Уменьшить собственный капитал | Уменьшить расходы |
| Уменьшить доход | Уменьшить активы |
Если вы визуальный ученик, то у нас есть несколько отличных примеров для вас. Ознакомьтесь с несколькими сценариями, чтобы увидеть двойную запись в действии.
Скажем, вы продаете товар покупателю, и покупатель платит вам наличными. Транзакции влияют на ваши инвентарные и денежные счета. Оба аккаунта являются активами.
Поскольку ваш инвентарь уменьшается, укажите кредит на свой счет инвентаризации, чтобы показать уменьшение активов. Затем дебетуйте свой денежный счет, чтобы показать увеличение денежных средств.
| Дата | Аккаунт | Примечания | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|---|
| ХХ/ХХ/ХХХХ | Наличные | Продажа за наличные | Х | <тд>|
| Инвентарь | <тд> <тд>Х |
Для следующего примера двойной записи предположим, что вы купили инвентарь в кредит. Инвентарь — это актив, а кредит — это пассив.
Чтобы зарегистрировать транзакцию в своих книгах, дебетуйте свой счет запасов, чтобы показать увеличение запасов, и кредитуйте свой счет кредиторской задолженности.
| Дата | Аккаунт | Примечания | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|---|
| ХХ/ХХ/ХХХХ | Инвентарь | Приобретенный инвентарь в кредит | Х | <тд>|
| Кредиторская задолженность | <тд> <тд>Х |
Скажем, вы покупаете новый компьютер за наличные. Зачислите свой денежный счет, чтобы показать уменьшение активов. И дебетуйте свой технологический счет, чтобы учесть увеличение.
| Дата | Аккаунт | Примечания | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|---|
| ХХ/ХХ/ХХХХ | Наличные | Купить компьютер за наличные | <тд>Х | |
| Технологии | <тд>Х | <тд>
Вызывает ли у вас стресс сама мысль о регистрации транзакций в бухгалтерских книгах? Что ж, больше не напрягайтесь. С простым в использовании и доступным программным обеспечением для бухгалтерского учета Patriot вы можете упростить учет доходов и расходов и вернуться к самому важному — к своему бизнесу! Попробуйте онлайн-бухгалтерию Patriot бесплатно уже сегодня!
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 7 ноября 2017 года.