В бизнесе вы должны вести учет своих транзакций в своих книгах. Ваши бухгалтерские книги предоставляют вам возможность просматривать доходы и расходы вашего бизнеса и видеть, в каком финансовом положении вы находитесь. Поддерживая порядок и актуальность своих книг, вы можете контролировать свои финансы и принимать взвешенные деловые решения. Но прежде чем вы сможете сделать что-либо из этого, вам нужно научиться настраивать бухгалтерские книги для малого бизнеса.
Мысль о записи всех ваших деловых операций может показаться пугающей. Но запись транзакций не должна быть сложной задачей. Чем тщательнее вы подготовите свои книги, тем проще будет вести учет.
Чтобы обеспечить бесперебойное ведение документации и надлежащее состояние бухгалтерских книг, выполните следующие семь шагов по настройке бухгалтерских книг для малого бизнеса.
Первым делом при настройке книг является выбор метода учета. Вот методы учета, которые вы можете выбрать:
Кассовый учет не требует обширных знаний бухгалтерского учета. С помощью этого метода запишите транзакцию, когда деньги переходят из рук в руки. Это означает, что вы регистрируете доход, когда получаете платеж. В кассовом методе используются только кассовые счета (например, расходы, доходы и т. д.).
Бухгалтерский учет по методу начисления требует больших знаний в области бухгалтерского учета и требует больше времени для владельцев малого бизнеса. При начислении вы должны фиксировать доход, когда происходит ваша сделка, с переводом денег или без него. И записывайте расходы, когда вам выставляют счет. Метод начисления использует более сложные счета и позволяет учитывать долгосрочные обязательства.
Модифицированный кассовый метод или гибридный учет представляет собой смесь учета по методу начисления и кассового метода. Как и в кассовом методе, вы записываете доход, когда получаете его, и записываете расходы, когда делаете платеж. В модифицированном кассовом методе учета используются как кассовые счета, так и счета по методу начисления.
Как вы планируете фиксировать транзакции в своих книгах? Возможно, вы думаете:
Ручная запись транзакций вручную является наиболее трудоемким вариантом записи транзакций. Тем не менее, это самое дешевое решение для владельцев малого бизнеса. Когда вы записываете транзакции вручную, вручную учитывайте каждую транзакцию и подсчитывайте итоги.
Наем бухгалтера освобождает вас от ведения собственных бухгалтерских книг и совершения типичных бухгалтерских ошибок. Это наименее трудоемкий вариант, но и самый дорогой. Если вы наймете бухгалтера, он будет составлять для вас финансовые отчеты и подсчитывать итоги.
Бухгалтерское программное обеспечение является лучшим из обоих миров, когда речь идет о сложности и стоимости. Бухгалтерское программное обеспечение — хороший вариант, если вы хотите оптимизировать процессы бухгалтерского учета и сэкономить время, не платя за то, чтобы бухгалтер делал все за вас. Не говоря уже о том, что вам не нужно беспокоиться о подсчете итогов самостоятельно, так как программное обеспечение сделает это за вас.
Ваш план счетов, или COA, содержит список всех счетов в ваших финансовых отчетах и разбивает ваши деньги на определенные категории. Сертификат подлинности показывает вам все деньги, входящие в ваш бизнес, а также все деньги, которые уходят.
Ваш план счетов состоит из следующих пяти разделов:
Чтобы еще больше разбить учетные записи, вы можете использовать субсчета (например, «Продажи продуктов») для организации транзакций. По мере роста вашего бизнеса вы можете добавлять другие дочерние аккаунты в COA.
Смешивать личные и деловые средства — это огромное нет-нет. Чтобы избежать бухгалтерских ошибок, неточных налоговых деклараций и перерасхода средств, откройте отдельный банковский счет для бизнеса.
Открытие корпоративного банковского счета не только поможет вам упорядочить записи, но и создаст четкий контрольный журнал для вашей компании.
Чтобы открыть счет в коммерческом банке, обычно требуется следующая информация:
Обратитесь в свое банковское учреждение, чтобы узнать, какие документы вам необходимо предоставить для открытия счета в банке.
Ваш бизнес не может расти, если ваши клиенты не платят вам. Чтобы гарантировать получение оплаты за ваши продукты или услуги, установите четкую политику оплаты клиентов.
Определите, какие виды платежей вы будете принимать от своих клиентов. Это может включать:
Если вы продаете клиентам в кредит, вам нужно будет отправить счета-фактуры позже после предоставления ваших товаров или услуг. Кроме того, определите условия оплаты счетов, например формы приемлемого платежа, сроки платежа, адрес отправки платежа и штрафы за просрочку платежа.
Отслеживание расходов является важной частью бухгалтерского учета. Это поможет вам держать ваши книги в порядке. Кроме того, вы поблагодарите себя за то, что следите за расходами, включая время уплаты налогов.
Ведя учет своих расходов, обязательно помните следующее:
Чем больше документации вы храните в своих записях, тем лучше будет ваш бизнес и бухгалтерская отчетность.
Последнее, что вы хотите сделать, это отложить запись транзакций в свои книги. Нагромождение транзакций может привести к беспорядку в записях, ошибкам и большому количеству ненужного стресса.
Чтобы упростить свои обязанности по ведению бухгалтерского учета, создайте и придерживайтесь расписания или цикла учета. Ваш график начинается с начального остатка на счете и заканчивается, когда вы закрываете свои книги.
Запишите этапы своего расписания или цикла и выделяйте время каждую неделю, месяц и т. д., чтобы пройти их и обновить свои записи. Чтобы сделать шаг вперед, рассмотрите возможность установки напоминаний для себя, чтобы вы знали, когда вам нужно выполнить цикл и обновить свои книги.
| Ищете еще более подробное руководство по настройке книг для малого бизнеса? У нас есть именно то, что вам нужно. Ознакомьтесь с нашим БЕСПЛАТНЫМ руководством «Первая настройка бухгалтерских книг», чтобы избавиться от стресса, связанного с приведением в порядок ваших книг. |
Если вы хотите, чтобы ваши бухгалтерские книги были точными, держите их в порядке и своевременно обновляйте.
Не самый организованный человек? Без проблем. Воспользуйтесь этими советами, чтобы ваши книги всегда были в идеальном состоянии:
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 14 февраля 2017 года.