Вы слышали поговорку:чтобы зарабатывать, нужно тратить деньги по какой-то причине.

Особенно когда вы только начинаете свой бизнес, у вас будет много первоначальных затрат, которые необходимо будет потратить до получения платежей.

Например, вы покупаете/арендуете грузовик для доставки товаров, за которые впоследствии будут выставлены счета и будут собраны средства, вы строите розничный магазин, прежде чем открывать двери для бизнеса, нанимаете персонал, прежде чем он сможет производить товары или предлагать услуги, и размещаете рекламу для привлечения потенциальных клиентов. для будущих продаж.

В обратной ситуации некоммерческая организация обычно проводит крупный сбор средств в начале финансового года, а затем надеется, что будет получено достаточно пожертвований для покрытия расходов до конца года.

Бюджет поможет вам сопоставить эти первоначальные расходы с последующими поступлениями, чтобы вы знали, чего ожидать, особенно в отношении наличия наличности, и, таким образом, вы знали, где необходимо решить любую нехватку наличности.

Подготовка бюджета — это обычно один раз в год, когда малый бизнес сосредотачивается на предстоящем году, а не на сегодняшних задачах.

Вы готовите бюджет как инструмент, который поможет вам вести, управлять и контролировать операции и финансы вашего бизнеса. Могут быть вторичные пользователи информации, такие как ваши сотрудники, которым необходимо понимать цели и прогресс компании. А если у вас есть банковский кредит, ваш банкир, вероятно, захочет увидеть бюджет и фактические результаты.

Что такое хороший формат бюджета?

Когда вы представляете себе бюджет, вы, вероятно, видите электронные таблицы со множеством чисел. Но более важными, чем цифры, являются предположения, лежащие в основе расчетов.

Таким образом, на первой странице вашего бюджета должны быть эти предположения — какие продукты/услуги продаются, по каким ценам и в каких объемах, и каковы основные факторы расходов, такие как количество сотрудников и местоположений, различные маркетинговые инициативы и т. д.

По сути, у вас есть и операционный, и финансовый бюджет, и они тесно взаимосвязаны.

Вы можете использовать два основных финансовых формата:отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств.

Если вы владеете устоявшимся бизнесом, используйте и то, и другое, а также любую дебиторскую задолженность и товарно-материальные запасы из балансового отчета. Если у вас есть новый бизнес, сосредоточьтесь только на денежном потоке.

Эти форматы помогут вам определить, какой доход вам нужен для покрытия расходов и получения прибыли, чтобы вы могли платить себе, а также сколько наличных денег вам потребуется для покрытия дефицита денежных средств.

Бюджет заблаговременно уведомит вас о том, когда может возникнуть такая нехватка, чтобы вы могли заблаговременно приступить к поиску средств для ее покрытия, например, из личных ресурсов или банковского кредита.

Чтобы определить уровень детализации бюджета, его следует синхронизировать с вашими ежемесячными отчетами о фактических доходах и расходах.

Часто в бизнес-стартапе недостаточно информации, чтобы составить разумный бюджет менее чем за год. Так что работайте над достижением этой цели:если в прошлом году бюджет был рассчитан на весь год, то в этом году делайте это по кварталам. Точно так же, если в прошлом году рассчитывались по кварталам, в этом году по месяцам.

Откуда берется информация о бюджете?

Если у вас есть налаженный бизнес, у вас есть результаты прошлого года, и вы знаете, где вы превысили или не выполнили прошлогодний бюджет.

Это ваша отправная точка на текущий год. В своих предположениях укажите, какие рыночные и операционные изменения ожидаются вместе с любыми инициативами, которые вы планируете.

Кроме того, если в прошлом году вы составляли один бюджет для всей компании и у вас есть команда, попробуйте разделить бюджет по сферам ответственности и привлечь членов команды к помощи в разработке бюджетов для их собственных сфер — это поможет с обязательствами и подотчетностью.

Если вы новый бизнес, составление бюджета является более сложной задачей, так как нет готовых ориентиров. Надеюсь, вы подготовили бизнес-план, а в разделе финансов есть прогноз. Используйте первый год этого прогноза в качестве отправной точки бюджета.

Использование и ведение бюджета

За каждый отчетный период, обычно за месяц, подготовьте отчет (это несложно, если вы используете бухгалтерское программное обеспечение) с фактическими результатами, бюджетными суммами и разницей как за текущий месяц, так и за год до настоящего времени.

Обычно цифры бюджета не меняются, даже если происходят серьезные рыночные или операционные изменения, поскольку важно знать, каков был первоначальный план. Тем не менее, в небольшой компании на ранней стадии развития должна быть гибкость, поэтому я предлагаю посмотреть в середине года на то, что произошло с начала года и что ожидается в последние шесть месяцев года, а затем пересмотреть бюджет соответствующим образом.

Советы по составлению бюджета

Ниже приведены идеи, которые я использую при подготовке бюджетов и делюсь ими со своими клиентами SCORE.

• Запишите основные предположения, прежде чем тратить много усилий на расчет всех ежемесячных деталей. Другими словами, разработайте общую дорожную карту, прежде чем приступить к работе с калькулятором.
  
  • Что касается дохода, укажите основные продукты и услуги, которые вы предлагаете, а также количество текущих и ожидаемых клиентов к концу года. Самое главное, перечислите цены на продукты и объемы, ожидаемые в следующем году. Перечислите ключевые компоненты маркетингового плана, которые обеспечат эти продажи:отдел продаж, реклама, веб-сайт, маркетинг по электронной почте, торговые партнеры, использование социальных сетей и т. д.
  • Что важно знать об этих распродажах? Например, есть ли транспортные расходы, которые важно отслеживать, как насчет возвратов? Если вы взимаете налоги с продаж, держите эти суммы отдельно, так как это деньги правительства. Это продажа за наличный расчет или вы предоставляете условия кредита?
• Отдельно перечислите в своем бюджете три категории затрат:переменные затраты (те, которые непосредственно связаны с производством продукта, например затраты на оплату труда и материалы), полупостоянные (например, расходы на рекламу, которые со временем могут увеличиваться или уменьшаться) и постоянные. расходы (аренда, страховка, большая часть персонала, аудит и т. д.)
• Расходы обычно легче спрогнозировать, чем продажи, поэтому учитывайте непредвиденные расходы. Например, в течение года вы можете сократить запланированные продажи на 20 процентов и увеличить расходы на 10 процентов. Лучше меньше обещать и больше выполнять.
• Хотя бюджет можно написать от руки в блокноте, лучше всего использовать программное обеспечение, созданное либо в вашей системе учета, либо в электронной таблице Excel. Подготовка бюджета – это повторяющийся процесс. Маловероятно, что вам понравятся результаты вашей первой попытки, поэтому вы подкорректируете предположения, а затем соответствующим образом измените цифры. Будьте осторожны, чтобы не обмануть себя, изменяя числа для получения желаемых результатов без изменения предположений и последующей проверки реальности нового предположения.

Ключевые выводы

• Бюджетирование должно помочь вам управлять и контролировать свой бизнес, в частности, концентрируясь на полученных и потраченных денежных средствах — и все это с расчетом на год вперед. Таким образом, вы заранее будете знать о возможной нехватке денежных средств.
• Рассчитывайте бюджет с тем же уровнем детализации и в том же формате, что и фактические результаты.
• В середине года изучите результаты с начала года и прогноз на следующие шесть месяцев, чтобы определить, нужно ли обновлять ваш бюджет.
• Будьте осмотрительны в бюджетных предположениях, так как для получения доходов обычно требуется больше времени, чем планировалось, а расходы обычно продолжаются.