Вы покупаете товары или услуги для своего бизнеса? Глупый вопрос:Конечно. И вы не всегда можете платить за товары вперед. Вместо этого поставщик отправляет счет. Если вы получаете счета, вам необходимо управлять своей кредиторской задолженностью. Что такое кредиторская задолженность?
Кредиторская задолженность, также называемая кредиторской задолженностью или AP, — это деньги, которые вы должны поставщикам. Вы увеличиваете свою кредиторскую задолженность, когда поставщик предоставляет вам кредит, то есть вы покупаете что-то и не платите сразу. Отслеживайте свой AP с помощью учетной записи кредиторской задолженности. Записи в вашем счете кредиторской задолженности называются кредиторской задолженностью. Кредиторская задолженность представляет собой счет, который необходимо оплатить.
Допустим, вы покупаете расходные материалы у продавца в кредит. Затем продавец отправляет вам счет с указанием даты платежа. Учетная запись AP в ваших книгах показывает, каким поставщикам вы должны деньги.
Запишите кредиторскую задолженность, если вы используете учет по методу начисления. При учете по методу начисления учитывайте расходы по мере их возникновения. Это означает, что вы регистрируете расходы, как только получаете счет, а не только когда платите поставщику.
Знание AP вашего бизнеса поможет вам определить, прибыльны ли вы. А кредиторская задолженность предоставляет данные для составления бюджета и планирования.
Просматривая расходы вперед, вы можете решить, когда делать крупные покупки или готовы ли вы расширяться. Вы также можете избежать ситуаций, когда у вас недостаточно наличных денег для покрытия расходов.
Счета обычно требуют оплаты в течение 30, 60 или 90 дней. В результате AP является краткосрочным обязательством (т. е. типом обязательства, которое вы оплачиваете в течение одного года).
Запишите кредиторскую задолженность в свой счет пассивов.
До сих пор мы говорили об AP. Справедливо, что мы поднимаем ее вторую половину, дебиторскую задолженность.
Дебиторская задолженность – это деньги, которые вам должны. Опять же, AP — это деньги, которые вы должны.
Когда у вас есть кредиторская задолженность, у вашего поставщика есть дебиторская задолженность. Точно так же, когда у вас есть дебиторская задолженность, у вашего клиента есть кредиторская задолженность.
Вы можете использовать отчет о сроках погашения кредиторской задолженности, чтобы систематизировать деньги, которые вы должны поставщикам. Отчет о сроках погашения кредиторской задолженности показывает следующее:
Вот пример отчета о старении точки доступа:
| Получатель платежа | Текущий | Просрочено 1 – 30 дней | Просрочка от 31 до 60 дней | Всего |
|---|---|---|---|---|
| Офисный магазин | $373,28 | <тд> <тд>$373,28 | ||
| Профессионалы по отоплению | $155,28 | <тд> <тд>$155,28 | ||
| JB Enterprises | $194,61 | <тд> <тд>$194,61 | ||
| Звонок | <тд>$278 | <тд>$278 | ||
| Световой экспресс | <тд>$63,72 | <тд>$63,72 | ||
| Поставка бумаги | <тд> <тд>$53,99 | $53,99 | ||
| Всего | 723,17 долл. США | 341,72 доллара США | 53,99 долл. США | 1118,88 долл. США |
Перечислите поставщиков, которым вы должны деньги, в первой колонке. Введите остатки, причитающиеся каждому поставщику, в соответствующий столбец срока давности (например, просроченные 31–60 дней). Если вы не оплатите счет до того, как он станет просроченным, переместите сумму в правильный столбец. Таким образом, вы сможете увидеть, сколько ваших AP просрочено.
Вам необходимо записывать транзакции AP в свои бухгалтерские книги, используя двойную бухгалтерию.
Для каждой бизнес-операции сделайте две записи. Записи кредиторской задолженности уравновешивают ваши книги. В то время как одна запись увеличивает учетную запись, другая уменьшает учетную запись.
Каждый раз, когда вы получаете AP, делайте две записи. Одна запись кредитуется, а другая дебетуется. Учет дебета и кредита влияет на каждый тип счета по-разному. Вот руководство, которое поможет вам:
Опять же, AP является пассивом. Кредиты увеличивают обязательства. А дебет уменьшает обязательства.
Когда вы берете на себя кредиторскую задолженность, сделайте запись в журнале. Поскольку это увеличивает ваш AP, вы должны кредитовать счет кредиторской задолженности. Затем дебетуйте счет, который представляет собой расход (например, «Запасы»).
Подведение итогов :прежде чем погасить задолженность, кредитуйте кредиторскую задолженность и дебетуйте купленный товар.
Имейте в виду, что вам также необходимо сделать еще одну запись в журнале при оплате счета. Эта вторая запись показывает, что вы уменьшаете свой счет кредиторской задолженности.
Дебетовать счет кредиторской задолженности. И зачислите средства на счет, связанный с денежными средствами, чтобы отразить уменьшение суммы денег в результате совершения платежа (например, наличный или расчетный счет).
Подведение итогов :после погашения долга дебетовать кредиторскую задолженность и кредитовать денежный счет.
Допустим, вы купили в кредит расходные материалы на сумму 100 долларов. Сделайте следующую запись в журнале, чтобы отразить увеличение количества AP и расходных материалов.
| Дата | Аккаунт | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|
| ХХ/ХХ/ХХХХ | Принадлежности | 100 | <тд>|
| Кредиторская задолженность | <тд>100 |
Вы оплачиваете долг в 100 долларов наличными. Теперь сделайте еще одну запись в журнале, показывающую уменьшение вашего счета AP и вашего счета Cash.
| Дата | Аккаунт | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|
| ХХ/ХХ/ХХХХ | Кредиторская задолженность | 100 | <тд>|
| Наличные | <тд>100 |
У вас есть много, чтобы жонглировать, как вы управляете своим бизнесом. Улучшение процесса AP упрощает оплату поставщикам. И это может вернуть вас к работе над задачами, приносящими доход.
Вот пять советов по управлению кредиторской задолженностью:
Записывайте каждый счет-фактуру одним и тем же методом в своих книгах. Настройте систему кредиторской задолженности и отслеживайте неоплаченные счета. Уточните, кому вы должны, сколько вы должны и когда нужно заплатить.
Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для бухгалтерского учета, чтобы оптимизировать свои обязанности.
Обратите внимание на скидки за раннюю оплату от ваших поставщиков. Некоторые продавцы выделяют деньги из общего счета за отправку досрочных платежей.
Эти скидки могут суммироваться. Перед досрочной оплатой проверьте свой банковский счет, чтобы убедиться, что у вас достаточно денег для эффективной работы.
Установите напоминания о сроках оплаты счетов, чтобы предупредить себя, когда наступит срок оплаты. Это поможет вам избежать просроченных платежей и лучше управлять денежными потоками малого бизнеса.
Возьмите за привычку регулярно проверять сроки погашения.
Поддерживайте актуальную контактную информацию, чтобы поставщики могли вас найти. Убедитесь, что ваш веб-сайт, визитная карточка и другие общедоступные списки имеют правильные адреса и номера телефонов. Когда поставщик получает вашу информацию, убедитесь, что она верна.
Как владелец бизнеса, постарайтесь поддерживать хорошие отношения с поставщиками. Создайте себе репутацию своевременной оплаты счетов.
Если вы не можете произвести платеж вовремя, поговорите с вашим поставщиком, чтобы обсудить условия оплаты. Возможно, вы сможете перейти на план платежей, при котором вы выплачиваете причитающиеся деньги в рассрочку.
Знаете ли вы, что есть более простой способ отслеживать транзакции вашей компании, чем электронные таблицы? Онлайн-бухгалтерия Patriot может упростить все, от записи транзакций до создания финансовой отчетности. Мы предлагаем бесплатную поддержку в США и бесплатную пробную версию… что вы теряете? Начните сегодня!
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 16 августа 2012 г.