Если вы работодатель, вы не можете просто так веселиться, заплатив своим сотрудникам. Вы также должны учитывать расходы на заработную плату в своих книгах. Здесь вступает в действие расчет заработной платы. Чтобы убедиться, что ваши бухгалтерские книги точны, узнайте, как записывать платежные ведомости.
Учет заработной платы — это запись всех транзакций по заработной плате в ваших книгах. Как владелец бизнеса, вы используете записи журнала заработной платы для записи расходов на заработную плату в своих книгах.
Записи журнала расчета заработной платы относятся к счету расчета заработной платы и являются частью вашей главной бухгалтерской книги. Запишите следующие расходы в свой счет заработной платы:
Учет заработной платы помогает отслеживать выплаты сотрудникам и другие расходы на заработную плату. Учет заработной платы дает вам точную картину ваших расходов.
Чтобы получить четкое представление о финансах вашей компании и соответствовать требованиям, регулярно обновляйте учет заработной платы.
Вы должны фиксировать все платежные операции в своих бухгалтерских книгах. Но прежде чем вы сможете это сделать, изучите основы использования дебета и кредита в бухгалтерском учете. Итак, вернемся к основам.
Дебет и кредит равны, но являются противоположными записями. Например, если кредит увеличивает счет, вы увеличите противоположный счет за счет дебета.
Дебет увеличивает счета активов и расходов и уменьшает счета капитала, обязательств и доходов. С другой стороны, кредиты увеличивают счета собственного капитала, обязательств и доходов и уменьшают счета активов и расходов. Посмотрите, как дебет и кредит влияют на каждый тип аккаунта:
Когда дело доходит до расчета заработной платы, вы обычно используете расходы, обязательства и активы. учетные записи. Вот несколько примеров различных типов счетов в расчете заработной платы:
Расходы — это расходы, которые ваш бизнес несет в процессе работы. Когда вы платите сотруднику, вы увеличиваете счет расходов, потому что платите им.
Обязательства — это суммы, которые вы должны. Увеличьте счет пассивов, потому что по мере того, как сотрудники получают заработную плату, вы должны больше.
Активы — это ценности, которыми владеет ваш бизнес. Когда вы платите сотруднику, уменьшайте свой активный счет, чтобы отразить уменьшение денежных средств.
Когда вы ведете учет заработной платы, записывайте дебеты и кредиты в бухгалтерской книге. Дебетование или кредитование платежной ведомости зависит от типа выполненной транзакции. Дебет и кредит в ваших книгах всегда должны быть равны друг другу.
При записи платежной ведомости в бухгалтерских книгах существует три типа журнальных записей для расчета заработной платы, о которых вам следует знать:
Вы должны обрабатывать каждый тип бухгалтерской записи по заработной плате по-разному. Как правило, вы работаете с начальными записями записи. Давайте посмотрим, как сравнить каждую запись платежной ведомости…
Первоначальные записи, также известные как исходная запись, являются основными записями для расчета заработной платы. Это первая запись, которую вы записываете, чтобы показать транзакцию.
Для этих записей запишите валовую заработную плату ваших сотрудников и все удержания. Кроме того, включите налоги на трудоустройство, которые вы должны правительству.
Отражать начисленную заработную плату в конце каждого отчетного периода. Эти записи показывают сумму заработной платы, которую вы должны работникам, которые еще не были выплачены. После выплаты заработной платы отмените записи в бухгалтерской книге, чтобы учесть платеж.
Ручные платежи время от времени появляются в расчете заработной платы. Используйте эти записи, когда вам нужно скорректировать заработную плату сотрудника или при увольнении сотрудника.
На первый взгляд расчет заработной платы может показаться пугающим. Но если вы выполните эти семь шагов, вы с легкостью научитесь вести учет заработной платы.
Если вы еще этого не сделали, настройте счета заработной платы в своем плане счетов (COA). Счета заработной платы включают в себя смесь расходов и обязательств. Вот несколько примеров расчетных счетов:
В зависимости от вашего бизнеса и сотрудников у вас могут быть дополнительные счета для расчета заработной платы.
Рассчитайте налоги и отчисления, чтобы узнать, сколько вам нужно удерживать из заработной платы сотрудников и вносить вклад как работодатель.
Налоги варьируются в зависимости от работника и от того, где находится ваш бизнес. Прежде чем рассчитывать какие-либо налоги, ознакомьтесь с законами штата и местными законами о заработной плате.
Подождите! Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для расчета заработной платы, чтобы упростить процесс расчета налогов и отчислений. Программное обеспечение для расчета заработной платы выполняет расчеты налогов за вас, что дает вам больше времени, чтобы вернуться к своим делам.
Если вы решите использовать программное обеспечение для расчета заработной платы, соберите отчеты, чтобы получить разбивку транзакций по заработной плате. Вы можете собрать следующие отчеты и документы, чтобы упростить регистрацию операций по заработной плате и налогам с заработной платы:
Вам также может понадобиться получить отчеты об отчислениях, взносах и других льготах.
После того, как вы получите информацию для записи платежных ведомостей в бухгалтерском учете, перейдите к своим книгам, чтобы взломать их.
Прежде всего, запишите расходы на заработную плату в своих книгах. Это включает в себя все, что вы заплатили в течение отчетного периода (например, заработная плата и т. д.).
Поскольку они являются выплачиваемыми суммами, увеличьте счет расходов. Напоминаем, что расходы увеличиваются по дебету. Дебетуйте заработную плату, оклады и налоги с заработной платы компании, которые вы заплатили. Это увеличит ваши расходы за этот период.
Когда вы записываете платежную ведомость, вы обычно дебетуете валовую заработную плату и кредитуете все счета пассивов.
Затем запишите записи о суммах, которые вы должны, но еще не заплатили. Эти суммы являются обязательствами или кредиторской задолженностью.
Поскольку вы должны суммы заработной платы, вы получаете обязательства. Обязательства увеличиваются с кредитами. Кредитовать налог FICA к уплате, федеральный подоходный налог, подлежащий уплате, подоходный налог, подлежащий уплате штата, и любые другие удержания на зарплатах сотрудников. Это увеличивает ваши обязательства по заработной плате.
После того, как вы закончите вводить свои расходы и кредиторскую задолженность, еще раз проверьте свои записи на предмет точности.
Сравните введенные вами суммы с информацией, имеющейся в ваших отчетах по заработной плате. И убедитесь, что ваши дебеты равны вашим кредитам. Если ваши книги не сбалансированы, повторите шаги, чтобы найти ошибку в учете и исправить ее.
В конечном итоге вы выплачиваете суммы, которые вы должны сотрудникам и государственным учреждениям. Оплаченные обязательства больше не являются кредиторской задолженностью.
Когда вы меняете учетные периоды, делайте дополнительные записи в журнале, чтобы уменьшить счет денежных средств и устранить остаток счета пассивов. Уменьшите пассивный счет, списав платежные записи в своих книгах.
По мере погашения задолженности ваши активы (например, наличные деньги) уменьшаются. Чтобы показать уменьшение активов, зачислите соответствующий счет активов, например, ваш кассовый счет.
Понимание учета заработной платы может занять некоторое время. Но немного потренировавшись, вы станете звездой ведения бухгалтерского учета заработной платы. Для начала давайте рассмотрим пример записи в журнале расчета заработной платы, не так ли?
Скажем, у вас есть один сотрудник на зарплате. Ваша первая запись показывает валовую заработную плату вашего сотрудника, удержанные налоги с заработной платы, вычеты и чистую заработную плату. Он включает в себя следующее:
Валовая заработная плата является расходом, который увеличивается с дебетом. Остальные счета являются пассивами. Кредит ваши обязательства. Вот как будет выглядеть ваша первая запись в журнале:
| Дата | Аккаунт | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|
| ХХ/ХХ/ХХХХ | Валовая заработная плата | 1000 | <тд>|
| Налог FICA, подлежащий уплате работником | <тд>76,50 | ||
| Задолженность по федеральному подоходному налогу | <тд> <тд>70|||
| Государственный подоходный налог к уплате | <тд>30 | ||
| Задолженность по медицинскому страхованию сотрудников | <тд>25 | ||
| Задолженность по заработной плате | <тд>798,50 |
Имейте в виду, что ваши дебеты (слева) должны равняться вашим кредитам (справа). Если они не сбалансированы, перепроверьте свои итоги и найдите ошибки в учете.
Сделайте вторую запись в журнале, когда вы даете своему сотруднику зарплату. Когда вы платите работнику, вы больше не должны заработную плату, поэтому ваши обязательства уменьшаются. И ваши деньги уменьшаются, потому что вы заплатили сотруднику.
Поскольку это обязательство, уменьшите свою задолженность по заработной плате с помощью дебета. И уменьшите свой денежный счет (актив) с помощью кредита.
| Дата | Аккаунт | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|
| ХХ/ХХ/ХХХХ | Задолженность по заработной плате | 798,50 | <тд>|
| Наличные | <тд>798,50 |
В конце концов, вам нужно платить налоги работодателя и перечислять удержанные налоги. Здесь появляется третья учетная запись для расчета заработной платы.
Отмените подлежащие оплате записи с помощью дебета и уменьшите свой денежный счет с помощью кредита.
Сумма, которую вы зачисляете на свой денежный счет, представляет собой общую сумму, которую вы должны перечислить в качестве федеральных налогов и налогов штата.
| Дата | Аккаунт | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|
| ХХ/ХХ/ХХХХ | Налог FICA, подлежащий уплате работником | 76,50 | <тд>|
| Налог FICA, подлежащий уплате работодателем | 76,50 | <тд>||
| Задолженность по федеральному подоходному налогу | <тд>70 <тд>|||
| Государственный подоходный налог к уплате | 30 | <тд>||
| Федеральная задолженность по безработице | 25 | <тд>||
| Государственная задолженность по безработице | 20 | <тд>||
| Наличные | <тд> <тд>298
Учет заработной платы не должен быть сложным. Упростите учет транзакций по заработной плате, доходов и расходов, оптимизировав свои бухгалтерские книги с помощью простого в использовании и доступного программного обеспечения онлайн-бухгалтерии Patriot. Чего ты ждешь? Попробуйте бесплатно сегодня!
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 1 июня 2017 года.