Если у вас есть сотрудники, отчетность о расходах является важной частью вашего бухгалтерского процесса. Отчеты о расходах обеспечивают гибкость и облегчают сотрудникам выполнение их работы. Чтобы сэкономить время и деньги вашего бизнеса, создайте политику отчетов о расходах.
Отчеты о расходах используются для отслеживания покупок, которые сотрудники делают для вашего бизнеса. После того, как сотрудник совершит покупку, он должен заполнить отчет о деловых расходах и представить его вам. Общие коммерческие расходы в отчете о расходах включают:
Сотрудники не несут ответственности за оплату ваших деловых расходов из собственного кармана. Когда сотрудник совершает деловую покупку, например, связанную с деловыми поездками и развлечениями, выплачивает возмещение или дает аванс.
При возмещении расходов сотрудник использует свои деньги для совершения покупки, а вы возвращаете им деньги. С авансом вы даете работнику деньги. Затем они совершают покупку. Аванс вычитается из суммы покупки в отчете о расходах.
Покупки, сделанные в отчетах о расходах, являются деловыми расходами, а не частью фонда заработной платы. Облагаются ли возмещенные расходы налогом? Вы не удерживаете и не платите налоги с заработной платы работников. Вы выплачиваете сумму возмещения сотруднику и регистрируете ее как коммерческие расходы в своих бухгалтерских книгах.
Не существует стандартного способа заполнения отчета о коммерческих расходах. Вы можете настроить отчет в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Но вы должны включить следующую информацию для точного отслеживания расходов малого бизнеса и возмещения:
Вы можете предоставить форму или шаблон для отправки сотрудниками. Сотрудники могут заполнить сводку расходов на бумаге или в Интернете.
Использование стандартной формы упрощает возмещение расходов для вас и ваших сотрудников. Попробуйте этот пример отчета о расходах для вашего малого бизнеса.
Чтобы обеспечить точность и соответствие требованиям, создайте политику отчетов о деловых расходах. Сотрудники должны следовать процедурам, указанным в политике, при запросе возмещения. Политика должна включать следующую информацию:
Упростите возмещение расходов как для сотрудников, так и для себя. Сложная система отнимает время и снижает производительность вашего бизнеса. Избегайте головной боли и ошибок с помощью простого и оптимизированного процесса отчетности о расходах. Включите следующие разделы в свою политику.
Инструкции по расходам определяют, какие покупки вы будете возмещать, а какие нет. Кроме того, он объясняет ситуации, когда необходимо возмещение расходов сотрудников.
Раздел рекомендаций по расходам дает четкое представление о том, что подлежит возмещению. Например, вы можете потребовать от сотрудников выбрать самый дешевый вариант поездки. Или вы можете сказать, что не будете возмещать работникам расходы на алкогольные напитки.
Вам не нужно перечислять каждый пункт, за который сотрудники могут и не могут получить компенсацию. Но вы должны указать основные ограничения и подробную информацию о том, что вы готовы вернуть.
Временные рамки показывают, как скоро сотрудники должны представить отчеты о расходах. Кроме того, в нем объясняется, как скоро вы возместите расходы сотрудникам после того, как они представят отчеты.
Чтобы процесс возмещения был эффективным, продолжайте составлять отчеты о расходах. Чем быстрее вы получаете отчеты, тем здоровее денежный поток вашего малого бизнеса. И сотрудники хотят, чтобы им быстро возместили. Включите в свою политику разумные сроки, чтобы все были на одной волне.
В случае крупных расходов попросите сотрудников запросить ваше одобрение, прежде чем покупать товары. Таким образом, вы можете контролировать возмещение и следить за тем, чтобы сотрудники не переплачивали. Например, вы можете захотеть утвердить сумму билета на самолет, поскольку они, как правило, дорогие. Попросите сотрудников приложить утверждения к своим отчетам о расходах.
Для успешной системы отчетности о расходах важны хорошие записи. Сотрудники должны хранить подтверждающие документы для покупок, такие как коммерческие квитанции и счета-фактуры. Попросите их написать заметки на квитанциях, например, их имя и причину расхода или номер задания. Когда сотрудник представляет отчет о расходах, он должен приложить к нему подтверждающие документы.
Нужен простой способ записи ваших деловых расходов? Программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии Patriot простое в использовании и предназначено для тех, кто не занимается бухгалтерским учетом. Мы предлагаем бесплатную поддержку в США. Попробуйте бесплатно сегодня.