Загрузка…

Споры часто являются препятствием, с которым время от времени сталкивается бизнес. Существует много видов споров, таких как споры по качеству, споры по счетам, споры по доставке, административные споры и многие другие. Во всех этих случаях спор по счетам возникает чаще. Малые предприятия в основном зависят от денежного потока, генерируемого их счетами, поэтому оспариваемый счет может привести к блокировке бизнес-операций.

Связано: 5 эффективных методов управления денежными потоками для малого бизнеса

Что такое оспаривание счетов?

Спор по счету это когда клиент отказывается оплатить указанную сумму счета-фактуры, ссылаясь на несоответствия. Несоответствие может быть вызвано одной из следующих причин:

• Ошибка даты
• Время
• Количество
• Цены
• Описания элементов и прочее

<сильный>

Часто возникающие споры по счетам:

• Покупатель недоволен товаром:

Этот спор возникает, когда есть несоответствие продукта. Ожидания клиента и поставка продукта бизнесом не совпали бы. Таким образом, клиент откажется платить указанную сумму по этой причине. Иногда, даже если клиент изначально заказал этот продукт, он может передумать, поэтому тщательный учет разговоров между клиентом и продавцом может помочь в разрешении этого спора.

• Расписания:

Если бизнес предоставляет услуги, общепринятой практикой является выставление клиенту счета за его время. Таким образом, поставщик услуг должен заранее сообщить клиенту, что с него будет взиматься плата за время. Споры по счетам может возникнуть, когда клиент отказывается оплачивать время, затрачиваемое бизнесом на него. Записанный табель учета рабочего времени решит такую ​​ситуацию.

Читать: Почему важно иметь правильное программное обеспечение для учета рабочего времени для вашего бизнеса?

• Споры о цене:

Чаще всего такого рода споры по счетам наиболее распространен, поскольку клиент и поставщик будут торговаться по вопросу о цене, взимаемой за услугу или продукт. Эта проблема обычно решается, когда клиент и поставщик достигают мирного решения, разговаривая лицом к лицу. В противном случае существует процедура оспаривания счета. вариант.

Связано: Как малому бизнесу отслеживать свои финансы

Процедура оспаривания счета:

1. Уведомление поставщика:

Согласно закону о спорах по счетам в большинстве стран поставщик должен быть уведомлен о несоответствии в течение 21 дня с момента получения счета. Клиент должен отправить электронное письмо со счетом, прикрепленным к продавцу, с указанием причин отклонения платежа по счету. Если клиент разговаривал с человеком, необходимо указать дату общения, должность, которую занимал человек, и подробности разговора.

2. Обработка счета:

Следующим шагом является исправление счета-фактуры, когда клиент должен приложить счет-фактуру с письмом о возврате счета-фактуры с указанием причины возврата и исправления, ожидаемого со стороны поставщика. Клиент должен сохранить копию этого письма и счета-фактуры. Существует множество ошибок при выставлении счетов, которых компания должна избегать, прежде чем отправлять их своим клиентам.

После получения счета поставщик может инициировать действия по устранению оспаривания счета-фактуры. .

Советы по разрешению споров по счетам:

1. Ведение записей:

Каждый бизнес должен вести учет всех электронных писем и другой корреспонденции вместе с деталями счетов за время, затраты и другие факторы. Эта запись поможет в случае, если клиент вызовет спор по счету. Записи будут использоваться в качестве доказательства, когда поставщик опровергает претензию покупателя.

2. Четкие условия:

Отсутствие ясности в условиях оплаты часто приводит к спорам по счетам. Один из эффективных способов справиться с этой ситуацией — четко указывать условия продажи в каждом счете. Отправка напоминаний клиентам о приближении срока оплаты счета может обеспечить своевременную оплату.

3. Цитаты:

Предложения или оценки не являются счетами-фактурами. Счета-фактуры — это место, где клиентам выставляются счета, а котировки дают приблизительную оценку того, сколько будет стоить продукт или услуга. Отправка коммерческого предложения или сметы поможет поставщику узнать точные ожидания клиента, а получив одобрение предложения, поставщик может снизить риск оспаривания счетов-фактур.

4. Эмоции:

Получение оспариваемого счета не обязательно означает, что покупатель прав, а продавец не прав или наоборот. При обсуждении вопроса продавец должен сохранять спокойствие и контролировать свои эмоции, чтобы избежать эскалации вопроса. Тщательно изучив все факты, будет намного легче достичь мирного решения. В случае неисправности поставщик должен признать ее и принять меры по ее устранению, так как это способствует укреплению доверия.

5. Программное обеспечение:

Инвестирование в хорошее программное обеспечение для выставления счетов полезно для бизнеса. На рынке доступно много программного обеспечения для выставления счетов, например ZapERP, которое автоматически рассчитывает и отправляет счета клиентам. Программное обеспечение может сэкономить время и деньги, когда дело доходит до выставления счетов-фактур. ZapERP имеет функции, с помощью которых вы можете создавать свои собственные шаблоны выставления счетов или использовать доступные пользовательские шаблоны.

ZapERP упрощает управление счетами и счетами. Наслаждайтесь мощной интеграцией ZapERP с Xero и упростите выставление счетов и управление счетами в электронной коммерции. С этим программным обеспечением можно легко управлять всем выставлением счетов и выставлением счетов Xero. Зарегистрируйтесь бесплатно!

<сильный>

Итог:

Решение проблемы спорных счетов-фактур является одной из самых больших проблем, с которыми сталкивается малый бизнес. Их быстрое решение может помочь восстановить денежный поток и завоевать доверие клиентов. Четко указав условия и регулярно отслеживая их, компании могут рассчитывать на своевременные платежи от клиентов, а также снизить риск оспаривания счетов.

Связано: 8 советов по выставлению счетов для владельцев малого бизнеса

У наших друзей из Hubstaff также есть интересная статья «11 способов, которыми ваш бизнес может извлечь выгоду из геозон». Весьма полезно, если вы хотите связать свою рабочую силу с выставлением счетов.

Кредиты изображений:
Крушители денег
WikiHow
Бизнес-совет

Часто задаваемые вопросы о спорах по счетам

Что такое оспариваемый счет?

Спорный счет возникает, когда возникают сомнения в точности, полноте или качестве товаров или услуг, выставляемых по счету-фактуре . . По сути, это несоответствие, указывающее на то, что что-то не так со счетом-фактурой.

Могу ли я оспорить счет?

Да, вы можете оспорить счет, если он кажется вам неправильным. Каждый клиент имеет право оспорить счет. на уважительных основаниях. Счета-фактуры не имеют юридической силы, и получатель счета-фактуры не обязан производить платежи, если у него возникли проблемы с ним.

Как вы реагируете на оспариваемый счет?

В случае спорного счета-фактуры ведите себя тактично. Вам нужно сохранять спокойствие и мягко напомнить им, что счет должен быть выставлен. Спросите у них причины задержки или неуплаты. Покажите им подтверждение согласия, если это необходимо. Если у них есть обоснованные жалобы, внесите необходимые правки или изменения в счет-фактуру.

Каковы сроки оспаривания счета-фактуры?

Компания может оспорить счет в течение тридцати календарных дней с даты выставления счета.

Могут ли начисляться проценты по спорному счету?

Проценты не могут быть начислены на оспариваемый счет, если вы предоставили письменное уведомление. спора о выставлении счетов к лицу, выставившему счет-фактуру. Вы не обязаны выплачивать оспариваемую сумму до завершения расследования, и на эту сумму не могут начисляться проценты.