Для малого бизнеса ненадежный денежный поток может иметь катастрофические последствия. Каждый год многие предприятия вынуждены закрываться из-за отсутствия денежных потоков. Даже краткосрочная проблема с денежными потоками может затруднить выплату заработной платы, аренду или покупку расходных материалов.

Причин проблем с денежными потоками много. Падение продаж, сезонность, непредвиденные расходы и отставание клиентов по платежам. Задержки платежей, в частности, досаждают многим малым предприятиям, из-за чего им трудно поддерживать работу, не говоря уже о росте.

Чтобы помочь вам не превратиться в еще одну статистику, вот шесть советов и рекомендаций по управлению денежными потоками, которые помогут вам развивать свой бизнес.

1. Получите полный обзор движения денежных средств

Одна из первых вещей, которую нужно сделать, это получить обзор вашей ситуации с финансированием. Для этого вам понадобится отчет о движении денежных средств и прогноз движения денежных средств.

Отчет о движении денежных средств, как и выписка из банка, дает вам обзор вашей денежной ситуации в любой момент времени и обычно готовится в конце каждого месяца. Это моментальный снимок денежных средств, которые поступили в ваш бизнес (прибыль, финансирование и т. д.) и ушли (счета-фактуры, платежная ведомость, стоимость запасов, долги и т. д.).

С другой стороны, прогноз движения денежных средств указывает на следующий месяц, квартал или даже год. Это бесценный инструмент, который поможет вам предсказать любую проблему до ее возникновения, чтобы вы могли принять меры по ее устранению. Используйте данные из вашего отчета о движении денежных средств, такие как схемы платежей клиентов, а также прогнозы продаж, планы запасов и другие расходы, чтобы составить свой прогноз.

Большинство бухгалтерских программ включают в себя отчет о движении денежных средств и прогнозные отчеты, которые вы можете создавать на основе имеющихся у вас данных бухгалтерского учета. В качестве альтернативы можно использовать этот шаблон прогноза движения денежных средств SCORE.

2. Помогите своим клиентам платить вам быстрее

Неоплаченные счета являются фактором, который сильно влияет на ваш денежный поток. Исследования показывают, что стоимость неоплаченных счетов малого бизнеса составляет более 825 миллиардов долларов. Но вы можете взять на себя управление и преодолеть разрыв между выставлением счетов и оплатой. Вот несколько идей:

• Своевременное выставление счетов. Не откладывайте выставление счетов до конца месяца, так как это только задержит время, необходимое для поступления денег на ваш банковский счет. Вместо этого выставляйте счет, как только вы закончите работу. Если ваш проект большой или продолжается, организуйте выставление счетов ежемесячно или даже используйте поэтапное выставление счетов, чтобы вы могли выставлять счета на ключевых этапах проекта и получать платежи быстрее.
• Узнайте, как ваши клиенты предпочитают платить. Многие крупные компании используют приложения для прямого депозита или платежные приложения, такие как Bill.com. Узнайте, чем пользуется ваш клиент, и убедитесь, что он правильно настроен для приема платежей, что сведет к минимуму проблемы с несвоевременной оплатой из-за технических неполадок.
• Проанализируйте дизайн своего счета. Речь идет не о красивой графике, а о ясности, аккуратности и содержании вашего счета. Включите важные контактные данные, способы оплаты (со ссылками, если возможно), условия оплаты (согласно договору), удобные для чтения шрифты и т. д.
• Используйте инструмент для выставления счетов. Существует несколько простых инструментов для выставления счетов, которые помогут вам быстрее получать платежи. В QuickBooks, FreshBooks, Wave и Hiveage есть множество инструментов, упрощающих создание счетов, отслеживание и получение платежей, отправку автоматических напоминаний и интеграцию с вашими системами учета.

3. Будьте внимательны к счетам, которые должны быть оплачены

Создайте систему, с помощью которой вы будете видеть, какие счета-фактуры ожидают рассмотрения или, что еще лучше, приближаются к сроку оплаты, чтобы вы могли требовать оплаты как можно скорее. В зависимости от вашей клиентской базы хорошей отправной точкой будет таблица Excel, но при использовании программного обеспечения для бухгалтерского учета все становится намного проще.

4. Создайте отношения с тем, кто дает вам чек

Знание имени и адреса электронной почты человека, выдающего вам чеки, является огромным плюсом. Большинство отношений B2B связаны с продажами, маркетингом или другим персоналом, не связанным с бухгалтерией. Но если вы сможете познакомиться с персоналом отдела кредиторской задолженности, у вас будет больше возможностей получить ответы о том, на каком этапе цикла обработки находится платеж, и запросить его напрямую в случае какой-либо задержки.

5. Иметь финансовую подушку

Один из способов избежать проблем с денежными потоками — сохранить финансовую подушку, обычно в виде сбережений. Это не всегда легко, особенно если вы беспокоитесь о том, что у вас недостаточно наличных денег. Большинство специалистов по финансовому планированию рекомендуют отдельным лицам и владельцам бизнеса иметь от 3 до 6 месяцев сбережений для покрытия своих расходов. Это зависит от вашего личного уровня комфорта. Попробуйте начать с малого, со временем увеличивайте свои взносы и используйте прогноз движения денежных средств для составления плана сбережений. В этой статье SCORE содержится дополнительная информация о том, сколько денег малый бизнес должен держать в резерве.

Еще одним источником денежных резервов является кредитная линия для бизнеса. В отличие от традиционных кредитов, кредитная линия дает вам больше гибкости и может использоваться для финансирования найма и покупки или в качестве подстраховки, когда вы сталкиваетесь с проблемами, такими как выплата заработной платы во время кризиса с денежными потоками. Обязательно подавайте заявку в период финансового оздоровления, затем берите кредит, когда вам нужны наличные, и возвращайте их, когда они вам не нужны.

6. Будьте стратегическими в своем росте

Быстрый рост часто может привести к проблемам с денежными потоками. Выигрыш нового контракта может означать, что вам придется инвестировать в новых сотрудников, но чистый срок в 30, 60 или даже 90 дней может привести к просроченной оплате и кризису с наличностью в платежной ведомости.

Не уклоняйтесь от возможностей роста, но используйте свой прогноз денежных потоков, чтобы отслеживать, сколько времени вам потребуется, чтобы погасить свой долг, чтобы расти (помните, что кредитная линия может помочь и в это время). Смотрите на каждого клиента как на инвестицию и спросите себя:получаю ли я прибыль и сколько времени потребуется, чтобы ее получить?