Как владелец малого бизнеса, вы, должно быть, попали в ловушку, совмещая множество задач за ограниченное время.
Хотя волшебной формулы для достижения правильного баланса и беспрепятственного управления временем не существует, вы можете улучшить свои навыки управления временем, чтобы выполнять больше задач в своем списке дел.
Мы настолько поглощены работой над несколькими задачами, что обычно склонны недооценивать важность списка дел. Хотя большинство вещей в деловом мире крайне непредсказуемы по своей природе, и все может меняться каждую секунду, составление списка дел может помочь вам четко сформулировать свои идеи, визуализировать свои мысли и работать над достижением конечной цели.
Имейте в виду, что вам, возможно, придется изменить свой список дел в течение дня. Вы также можете записать все важные задания накануне вечером, проснуться с новым стартом и сосредоточиться на достижении наилучших результатов.
Как бы необычно это ни звучало, но когда сроки начинают приближаться, может быть трудно отличить дрова от деревьев. Мы настолько перегружены повседневными задачами, что иногда не замечаем, какие из них требуют немедленного внимания. Под немедленным вниманием мы подразумеваем задачи, невыполнение которых окажет пагубное влияние на весь проект и может привести к провалу.
Расставлять приоритеты, расставлять приоритеты, расставлять приоритеты. Определите срочные задачи и устраните острые вопросы, прежде чем отвечать на бесконечный список электронных писем и отвечать на менее своевременные звонки.
Кроме того, не пытайтесь избегать решения неотложных проблем, потому что вы хотите убежать от неудобной ситуации. Например, если один из ваших клиентов жалуется на ваш сервис, потому что у него возникла проблема с приложением, вам нужно немедленно разобраться с проблемой и предложить возможное удовлетворительное решение. Вы не хотите заставлять своего клиента ждать, так как он легко расстроится и, возможно, даже решит прекратить пользоваться вашими услугами.
Такого рода проблемы не решатся сами по себе и часто будут съедать вас. Тогда вы не сможете сосредоточиться на важных задачах.
Из-за бесконечных уведомлений, поступающих из социальных сетей, вашего мобильного телефона или людей, есть много отвлекающих факторов, которые могут сбить вас с толку. Несмотря на то, что важно расставлять приоритеты в своих повседневных задачах, также важно выделять время на заботы, которые мешают вашему творческому процессу.
Запланируйте время, час или даже два, и назовите его «рабочие часы». В рабочее время оставьте все каналы связи открытыми и начните обрабатывать информацию, поступающую из внешнего мира. Таким образом, вы можете сосредоточить свое внимание на реальной работе и свести к минимуму время, затрачиваемое на менее важные дела.
Джули Моргенсен, автор книги «Никогда не проверяйте электронную почту по утрам», предлагает выделять хотя бы один час в день, когда вы не будете проверять электронную почту. Она также утверждает, что лучше всего это делать рано утром, когда у нас достаточно энергии и энтузиазма, чтобы работать над высокоприоритетными задачами, а не отвечать на электронные письма случайным образом.
Самый простой способ побороть панику, возникающую из-за приближающихся дедлайнов, — создать фиксированные временные интервалы и придерживаться их. Это называется тайм-боксинг. Тайм-боксинг поможет вам выполнить работу вовремя и предотвратить затягивание ваших задач. Независимо от того, установлен ли ваш крайний срок в дне или в месяце, время, которое вам потребуется для выполнения вашей задачи, зависит от времени, которое вы даете себе. Естественно, убедитесь, что вы установили достижимое время, и стремитесь успешно уложиться в сроки.
Если вы хотите повысить производительность, рассмотрите возможность инвестирования в свои знания и навыки и навыки своей команды.
Повышая свои навыки, вы сможете более эффективно и без особых усилий справляться со своими задачами, повышать общую производительность и максимально эффективно использовать свою команду. Например, если вы хотите создавать больше качественного контента в день, вам следует читать о новых методах письма и следить за тенденциями, читая блоги о личном развитии.
С развитием технологий почти невозможно справляться с несколькими задачами без использования некоторых инструментов управления временем или общения, таких как Slack или Hubstaff. Кроме того, если вы хотите свести к минимуму время, затрачиваемое на организацию файлов и документов, рассмотрите возможность использования таких инструментов, как Dropbox и OneDrive.
Вам следует провести обширное исследование, просмотреть лучшие инструменты управления проектами, и выберите тот, который соответствует вашему рабочему процессу. Если вы работаете над проектом выходного дня, подойдет что-то вроде Trello. Однако, если ваши проекты длятся несколько месяцев или даже дольше, вам следует обратить внимание на такие инструменты, как Active Collab и Basecamp.
Инструмент управления проектами может помочь вам и вашей команде ежедневно экономить значительное количество времени, создавая более эффективный рабочий процесс. Это позволит вам не только общаться, но и обмениваться изображениями и идеями мозгового штурма за считанные секунды. Это также может помочь вам и вашей команде оставаться на одной волне, сосредоточившись на важной работе.
Не стоит ограничиваться только PM и средствами коммуникации. Определите повторяющиеся задачи, которые отнимают у вас значительное количество времени, и найдите приложения, которые помогут вам работать эффективнее.
Знайте свои ограничения. Принимая во внимание постоянно растущий спрос на рынке, очень трудно избежать суровой реальности ежедневной многозадачности. Как бы вам ни хотелось иметь возможность выполнять все свои ежедневные задачи, вы должны знать, что наши уровни производительности не всегда одинаковы. После создания списка приоритетов определите, насколько вы продуктивны и сколько задач вы можете выполнить в этот конкретный день. Вместо того, чтобы перенапрягаться, сосредоточьте свои усилия на выполнении поставленных задач.
