Независимо от того, насколько большим или малым может быть ваш малый бизнес, есть важные документы, которые необходимо защитить всем владельцам бизнеса. Внутренние документы, финансовые отчеты или любые документы, содержащие личную информацию, должны быть защищены.

В зависимости от отрасли, защита важных документов регулируется законом.

1. Защитите паролем важные файлы

Меня поражает, как много владельцев малого бизнеса хранят важные документы на своих ноутбуках, потенциально раскрывая конфиденциальные бизнес-данные в случае их потери или кражи. Вы можете защитить свои документы паролем в качестве дополнительного уровня безопасности. Используйте функцию защиты паролем в Microsoft Word и Excel, чтобы запретить неавторизованному пользователю открывать или вносить изменения. В Adobe Acrobat вы можете защитить файлы PDF, чтобы предотвратить открытие, печать, редактирование и копирование файлов. Защита документа PDF от редактирования должна стать стандартной при отправке контрактов.

2. Делайте цифровые копии

Для защиты важных документов вам нужно больше, чем запирающийся шкаф для документов. Бумажные документы или печатные копии отлично подходят для быстрого доступа, но важно иметь цифровую резервную копию. Приобретите хороший сканер и сканируйте важные документы в цифровые файлы. Отсканируйте все важные документы и сохраните их в облачном хранилище, таком как Dropbox, JustCloud и SugarSync. Облачное хранилище позволяет сохранять файлы на удаленных серверах, доступных из Интернета. Вам не нужно беспокоиться о файлах в случае стихийного бедствия, пожара, взлома или поломки жесткого диска вашего компьютера. Большинство облачных служб хранения данных для бизнеса также позволяют отслеживать, как данные получали доступ к файлам и распространялась ли информация.

3. Используйте электронные подписи

Помните, когда вам нужно было получить подпись от клиента, и вам нужно было отсканировать, распечатать и отправить документ по электронной почте, а они должны были распечатать, подписать и отправить по электронной почте? Этот процесс позволял отправлять конфиденциальные данные по электронной почте, что представляет угрозу безопасности. Те дни прошли благодаря электронным подписям, eSignatures, которые позволяют юридически подписывать документы в цифровом виде. С такими инструментами, как DocuSign и AdobeSign, ваш малый бизнес может сразу же подписывать документы без необходимости печатать их.

4. Заставьте свой смартфон работать

Избавьтесь от беспорядка хранения бумажных квитанций. Используйте свой смартфон, чтобы сфотографировать покупки, связанные с бизнесом. Такие сервисы, как Shoeboxed или Expensify, могут упростить отслеживание расходов. Совершая покупки в таких магазинах, как Staples или Office Depot, получайте квитанции по электронной почте на свой бизнес-аккаунт. Вы должны получить уведомление на свой смартфон, подтверждающее получение квитанции.

5. Улучшите внутреннюю политику

Внедрите политики, которые станут лучшими практиками для вашего малого бизнеса. Поделитесь своими внутренними политиками с вашим персоналом, чтобы убедиться, что все хорошо осведомлены об ожиданиях.

• Не оставляйте конфиденциальные данные на принтере, чтобы кто-нибудь мог их подобрать. Если вы печатаете на общем принтере, немедленно извлеките документ. Если вы сканируете конфиденциальные документы и отправляете их по электронной почте, поговорите со своим ИТ-специалистом, чтобы убедиться, что данные зашифрованы и что принтер регулярно удаляет архивные файлы.
• Примите во внимание, какие файлы вам нужно хранить, и разработайте правила, определяющие, как долго вы должны хранить документы.
• Уничтожайте ненужные документы, например записи о сотрудниках десятилетней давности, которые могут содержать их номера социального страхования. Если по какой-то причине вам необходимо сохранить копию, сохраните документ в защищенном паролем файле в облачном хранилище.
• Купите хороший измельчитель. Убедитесь, что важные бумажные документы не выбрасываются в мусорную корзину, а вместо этого измельчаются. Использование поперечного разрезания вместо разрезания полосами, чтобы предотвратить возможность повторного соединения документов.
• Если сотрудник увольняется, немедленно лишите его доступа к вашей сети, чтобы предотвратить загрузку конфиденциальных деловых документов.