Пандемия усилила зависимость от цифровых технологий во многих отраслях. Бухгалтеры были вынуждены отказаться от давно устоявшихся методов работы и перейти на цифровые методы в течение нескольких дней, чтобы наилучшим образом поддерживать своих клиентов и свой бизнес. В большинстве случаев бухгалтеры использовали новый подход к распределенной цифровой работе в больших масштабах в режиме реального времени.

Многие бухгалтеры воспользовались расширенной цифровизацией и в результате открыли новые возможности. Но глобальная пандемия также вызвала период экономической и социальной неопределенности, выбив людей из равновесия и создав условия, в которых онлайн-кибератаки могут воспользоваться. Совсем недавно правительство Великобритании назвало киберсилу одним из основных столпов национальной безопасности.

Сейчас больше, чем когда-либо, бухгалтеры и их клиенты должны принимать необходимые меры безопасности, чтобы защитить свои конфиденциальные данные и стать устойчивыми к цифровым технологиям. К счастью, в настоящее время существуют программные решения для бухгалтерского учета, которые органично интегрируют процессы в режиме реального времени и могут безопасно и в одном месте управлять рабочими процессами платежей клиентов, такими как платежные ведомости и платежные записи.

Здесь мы наметили основные шаги, которым должны следовать бухгалтеры, чтобы научиться разбираться в цифровых технологиях.

  Используйте технологию правильно

В первую очередь бухгалтерам следует внедрить в работу антивирусное и антивредоносное программное обеспечение, внедрить брандмауэры и следить за последними версиями программного обеспечения и исправлениями безопасности. Таким образом, они могут быть лучше подготовлены к отражению кибератак. Сотрудничество со специализированными поставщиками услуг безопасности также может оказаться полезным, и у Глобального киберальянса (GCA) есть список эффективных инструментов безопасности, некоторые из которых можно использовать бесплатно.

Бухгалтеры также должны выбирать надежного поставщика облачных услуг. Эти провайдеры обеспечат соблюдение высоких стандартов, а операции будут надежными, безопасными и соответствующими всем применимым законам и нормам. Это освободит время бухгалтеров, чтобы они могли сосредоточиться на том, что действительно важно, обеспечивая превосходное обслуживание клиентов.

Обучать, готовить, применять, сдерживать  

Обучение персонала выявлению и предотвращению кибератак имеет решающее значение. Любая организация может стать жертвой фишинговых атак или случайной оплошности, поэтому ключевое значение имеет обучение сотрудников подготовке, обнаружению и, в конечном счете, предотвращению онлайн-атак. Внутреннее обучение также окажется рентабельным. Но оно должно быть разработано таким образом, чтобы предоставить персоналу краткое руководство о том, что представляет собой передовая практика обеспечения безопасности. Подготовив сотрудников к выявлению угроз, бухгалтерские фирмы могут предотвратить многие из них.

Затем бухгалтеры должны потратить время на подготовку своих систем и обеспечить доступ всех сотрудников, чтобы они могли тщательно контролировать данные. Лучший способ обеспечить это — разрешить доступ исключительно через безопасную частную сеть или VPN. Также важно использовать биометрические или облачные системы управления мобильными устройствами и двухфакторную аутентификацию для подтверждения подлинности и безопасности устройств сотрудников. Такая подготовка систем укрепит цифровую броню компании и отпугнет киберпреступников.

Бухгалтеры также должны применять внутреннюю политику, чтобы сгладить вероятность человеческой ошибки. Целесообразно придерживаться политики, обеспечивающей прямой доступ к данным только из облачных бизнес-систем и никогда не хранящихся на устройствах сотрудников. Кроме того, программное обеспечение для управления паролями не позволяет сотрудникам использовать слабые и неэффективные пароли или использовать один и тот же пароль для других приложений.

Помните о своих обязанностях по уходу и выберите правильного поставщика

Бухгалтеры могут легко увлечься новыми технологиями, поэтому очень важно, чтобы они никогда не забывали о своей основной обязанности, которая заключается в предоставлении высококачественных и безопасных услуг клиентам. Кибератаки могут не только нанести ущерб бизнес-операциям, финансам и репутации бухгалтеров, но и оказать огромное влияние на их предполагаемую благонадежность.

Нарушение законодательства или правил о защите данных может привести к штрафам со стороны Управления комиссара по информации (ICO). Таким образом, предприятия должны быть в состоянии доказать все разумные шаги для достижения и обеспечения соответствия.

Благодаря облачным технологиям и работе с поставщиками, которые могут предоставить надежные и надежные системы учета, бухгалтеры могут работать со своими клиентами, чтобы избежать потенциальных нарушений и помочь им быстро оправиться от любых цифровых ударов. Поэтому необходимо регулярно пересматривать, тестировать и пересматривать планы управления инцидентами и обеспечения непрерывности бизнеса.

Стать устойчивым к цифровым технологиям

Мы на собственном опыте убедились в расширенных преимуществах интеграции программного обеспечения для бухгалтерского учета с технологией платежей. Мало того, что повышается уровень производительности, но благодаря переводу операций в 21 век у предприятий появляются инструменты для конкуренции на все более конкурентных рынках. Планируя заранее и используя передовой подход к использованию цифровых технологий, основанный на оценке рисков, устойчивый бухгалтер может уверенно управлять своими операциями.

Понятно, что для любого бизнеса работа в цифровом формате может увеличить вероятность нарушений безопасности, данных и кибератак. Для бухгалтеров, которые ежедневно имеют дело с огромным количеством конфиденциальной финансовой информации, очень важно планировать заранее и применять упреждающий подход. Но это не может происходить за счет их основной роли и обязанностей. Выполнение этих трех шагов позволит бухгалтерам стать по-настоящему устойчивыми к цифровым технологиям.

О модуле

Modulr — это платежный инструмент для бухгалтеров, расчетных бюро и финансовых контролеров, который экономит их время и снижает нагрузку на администрирование платежей. . Нам нравятся платежи, и мы работаем вместе с нашим сообществом Accountancy Pathfinder, чтобы сделать технологию платежей лучше для бухгалтеров.

Эта статья была подготовлена ​​нашим Следопытом Люси Коэн, соучредителем Mazuma — первой в Великобритании бухгалтерской службы на основе подписки. Роль Люси в Mazuma заключается в том, чтобы вести компанию вперед за счет инноваций, технологий и развития бизнеса.