В нашем взаимосвязанном мире люди теперь рассчитывают работать и взаимодействовать удаленно - даже когда дело доходит до обмена важной документацией.

Для фирм, составляющих комплекты счетов и подающих налоговые декларации, традиционный метод отправки и получения бумажной документации становится менее привлекательным:процесс занимает больше времени, стоит больше и занимает ценное место для хранения.

Клиенты также просто слишком заняты и привыкли просматривать документы на экране и распечатывать их только при необходимости.

Мало того, поскольку отрасль уделяет особое внимание защите данных, бухгалтеры сталкиваются с огромными проблемами, связанными с соблюдением требований, конфиденциальностью данных, доступом и обменом.

Наконец, переход к безбумажной работе и хранению документов имеет смысл как с финансовой, так и с экологической точки зрения.

Поэтому неудивительно, что практика бухгалтерского учета требует интеллектуального решения для управления документами и хранения, которое подойдет их фирмам, сотрудникам и клиентам. В ответ TaxCalc заключила партнерское соглашение с SmartVault, ведущим поставщиком решений для управления документами в Интернете и безопасного обмена файлами, и запустила TaxCalc Document Manager на базе SmartVault . в рамках нового предложения по модульному управлению практикой.

Document Manager обеспечивает безопасный обмен файлами в облаке с клиентами и хранение корпоративных записей и документации - все с шифрованием файлов на уровне банка для обеспечения безопасности данных. Короче говоря, это новая эра хранения документов и обмена файлами.

Преимущества включают:

• Работает вместе с инструментом электронного одобрения клиентов TaxCalc eSign Center.
• Стандартизированная адаптация клиентов с индивидуализированными папками и шаблонами электронной почты.
• Настраиваемый клиентский портал с названием компании и логотипом.
• Повышение производительности и снижение затрат благодаря эффективному безбумажному рабочему процессу.
• Интеграция с Outlook, Xero и QuickBooks.
• Безопасный зашифрованный канал для отправки и запроса файлов от клиентов.
• Доступно с компьютера, планшета и мобильного телефона.
• Соответствие GDPR и безопасность данных.
• Обеспечение непрерывности бизнеса благодаря надежному хранению документов компании и клиентов в облаке.

Это лишь некоторые из практических выгод, которые получил один фиктивный владелец практики, приняв TaxCalc Document Manager . .

Владелец практики

Познакомьтесь с Ясмин. Ясмин управляет собственной фирмой с десятью давними сотрудниками. В течение некоторого времени она знает, что ей необходимо улучшить способ обмена важными документами со своими клиентами. Некоторые сотрудники Ясмин до сих пор отправляют налоговые декларации своим клиентам по почте, что, как она знает, неэффективно и дорого; другие по электронной почте, которая, как она знает, недостаточно безопасна.

Ясмин решила развить свою практику, интегрировав безопасное управление и хранение документов в свой существующий набор продуктов TaxCalc. Выбор TaxCalc Document Manager на базе SmartVault , часть нового инструментария управления практикой TaxCalc, имела абсолютный смысл. Практически за ночь Диспетчер документов TaxCalc превратила процессы обмена документами в сверхбыструю, безопасную и высокоэффективную операцию.

Застенчивый парень

Найджел готовил налоговые декларации тридцать лет. Он отлично справляется со своей работой, но каждый раз, когда он составляет налоговую декларацию, он распечатывает ее и отправляет клиенту для утверждения. Он неохотно осваивает новые технологии.

Тем не менее, увидев, насколько просто отправить налоговую декларацию клиенту через TaxCalc Document Manager , он немедленно обращен. Найджел по-прежнему нажимает Control-P, как всегда, но вместо того, чтобы выбирать принтер в своем офисе, он выбирает SmartVault PDF Printer.

Подключенный компьютер автоматически помещает налоговую декларацию в правильную папку клиента за правильный период.

Затем клиент получает уведомление по электронной почте о том, что налоговая декларация готова к рассмотрению. Теперь Найджел может выполнять задания более плавно и быстро, а также экономить большую сумму денег на печати и публикации.

Эксперт по комплаенсу

Хотя Аиша чрезвычайно уверена и гордится соблюдением требований компанией почти во всех областях бизнеса, она искала способ модернизировать способ отправки и получения ключевой документации от клиентов, особенно в свете GDPR. Вы можете расслабиться, зная, что Диспетчер документов TaxCalc поможет компании обеспечить соблюдение GDPR. Аиша рада, что все документы будут защищены системой безопасности на уровне банка, а это означает, что компания значительно снизила риск попадания конфиденциального документа в чужие руки.

Это лишь некоторые из преобразующих преимуществ, которые TaxCalc может привнести в сегодняшнюю практику. Подробнее о Диспетчер документов TaxCalc на базе SmartVault и новая версия TaxCalc инструментарий управления практикой .