Pay Check — специализированный поставщик услуг по расчету заработной платы — собрал на Accountex 10 ведущих специалистов-практиков в области финансов, чтобы обсудить проблемы, с которыми сталкиваются малые и средние предприятия в связи с расчетом заработной платы, и почему может помочь сотрудничество с аутсорсинговым партнером по расчету заработной платы

«Наши люди — наш самый большой актив» стало одной из самых известных мантр в деловом мире. Таким образом, само собой разумеется, что правильная и своевременная оплата труда сотрудников является одной из самых важных обязанностей в бизнесе. Так почему же так много малых и средних (МСП) компаний назначают плохо обученных и недостаточно обеспеченных ресурсами штатных сотрудников для расчета заработной платы?

Стремление сократить административные расходы часто является одной из причин. Именно такой опыт был у одного из клиентов Роба Рэттрея. Роб, директор r2 Finance, сказал другим участникам, что малый и средний бизнес стремился сократить расходы после того, как два года подряд терпел убытки. Ведение расчета заработной платы внутри компании вызвало бы огромную нагрузку на сотрудников, которые брали на себя несколько ролей, и сместило бы внимание с того, что компании нужно было делать в тот момент, больше, чем когда-либо, — сосредоточиться на росте.

Аутсорсинг, чтобы сосредоточиться на росте

Роб призвал своего клиента перейти к аутсорсингу услуг по расчету заработной платы для персонала, что позволило команде сконцентрироваться на развитии бизнеса. «Чем больше вы можете передать тому, кто знает, что он делает в области, которая не добавляет вашей основной деятельности (в данном случае это продажи), тем больше вы можете сосредоточиться на перспективах роста», — сказал Роб.

Селвин Пай, основатель бизнес-консалтинговой компании The Ngine Room, согласен с тем, что малым и средним предприятиям важно освободиться от административных задач и направить свою энергию на продажи. В настоящее время он работает с одним клиентом, который совершает ряд приобретений и призывает малые и средние предприятия централизовать расчет заработной платы аутсорсинговому провайдеру. "Это сократит расходы во всех новых компаниях, которые они покупают, и поможет убедиться, что каждая компания сосредоточена на своих целях роста", – сказал Селвин.

Навигация по сложному соответствию

Однако аутсорсинг расчета заработной платы заключается не только в том, чтобы сосредоточиться на росте. Это также может помочь малым и средним предприятиям справиться со все более сложными условиями соблюдения требований. Кэти Линстед, менеджер по развитию бизнеса и обслуживанию клиентов в Pay Check, рассказала участникам, что новые клиенты часто связываются с ними, попав в кошмар соответствия требованиям.

Все новые требования соответствия заработной платы за последние несколько лет потребовали инвестиций в обучение персонала и технологии, а также ежегодное обновление программного обеспечения. Мало того, многие новые правила легко нарушить и потенциально могут разрушить бизнес. Показательным примером является новый Общий регламент по защите данных. Предоставление общего доступа к электронной таблице Excel, содержащей незащищенные паролем данные о заработной плате, может легко привести к нарушению жестких правил защиты данных, но все же это происходит слишком часто.

По словам Кэти, аутсорсинг расчета заработной платы делает всю эту чужую головную боль. «Многие клиенты, с которыми мы разговариваем, невероятно напряжены, напуганы и на самом деле не знают, как им выйти из этой ситуации», — добавила Кэти. «Одна из вещей, которую мы видим, когда малые и средние предприятия используют аутсорсинг, заключается в том, что снятие стресса позволяет им преодолеть эту пропасть».

Бухгалтеры тоже используют аутсорсинг

МСП часто отдают на аутсорсинг своих бухгалтеров, но даже некоторые бухгалтеры все чаще считают, что аутсорсинг специализированной области расчета заработной платы имеет смысл для бизнеса. Люк Стритер является основателем и директором по доставке flinder, международного бизнеса в области бухгалтерского учета, консалтинга и анализа данных. Люк сказал участникам, что Flinder передает расчет заработной платы на аутсорсинг от имени своих клиентов и в своих собственных целях, потому что это не та область, в которой Flinder занимается или хочет специализироваться.

Далджит Вирди, директор собственной бухгалтерской фирмы DSV Accounting, начал свою карьеру в сфере финансов, помимо прочего, 20 лет назад, обрабатывая крупные платежные ведомости собственными силами.

Он сказал участникам, что дисциплина претерпела так много изменений и дополнений, таких как пенсии на рабочем месте, за эти годы, что теперь он предпочитает работать с партнером-специалистом, многие из которых имеют масштаб, чтобы предложить реальное соотношение цены и качества. Он советует работать с партнерами по расчету заработной платы, которые являются членами Королевского института специалистов по расчету заработной платы.

Не всегда панацея

Некоторые участники за столом предупреждали, что партнерство в сфере расчета заработной платы не всегда является панацеей. Софи Райт, директор WrightCFO — консалтинговой компании финансовых директоров и финансовых директоров, работающих неполный рабочий день, — говорит, что аутсорсинг расчета заработной платы экономит ваше время только в том случае, если вы выберете правильного партнера. По ее опыту, поставщики заработной платы часто могут ошибаться, и это означает, что МСП не только должны тратить время на проверку работы поставщиков, но и подрывает доверие к ним клиента. Роберт Стелл, основатель и директор бухгалтерской фирмы Bradbury Stell, говорит, что, по его опыту, высокая текучесть кадров в аутсорсинговых фирмах часто является фактором низкого качества обслуживания.

«Зарплаты — это очень личное дело, и если вы ошибаетесь, весь финансовый отдел выглядит плохо, и может потребоваться целая вечность, чтобы восстановить это доверие к финансовому отделу внутри компании», — сказала Софи.

Выбор партнера по расчету заработной платы

Люк подчеркнул, что для малого и среднего бизнеса важно выбрать партнера по расчету заработной платы, который соответствует их потребностям и разделяет ценности их бренда, поскольку плохая работа по расчету заработной платы может в конечном итоге плохо отразиться на репутации их собственного бренда. Малый и средний бизнес, который обещает своим клиентам отзывчивость и гибкость, например, должен искать аналогичные качества в своем партнере по расчету заработной платы. Одним из примеров такой гибкости может быть гибкая услуга в соответствии с потребностями малого и среднего бизнеса, а не ожидание того, что малые и средние предприятия возьмут на себя фиксированную услугу.

Несмотря на важность проведения тщательной комплексной проверки при выборе поставщика услуг по расчету заработной платы, участники согласились с тем, что сарафанное радио и сетевое взаимодействие являются хорошими путями к включению фирм в короткий список. Был достигнут четкий консенсус в отношении того, что хорошие партнеры по расчету заработной платы должны быть доступны, оперативно реагировать и предлагать стабильное обслуживание.

Сохраняйте человеческое отношение

Забегая вперед, участники хотели, чтобы поставщики платежных ведомостей развивались, чтобы предлагать более автоматизированные и оптимизированные услуги, позволяющие клиентам как предоставлять, так и запрашивать данные о заработной плате на ходу через мобильные приложения. Также прозвучал призыв к большей интеграции с программными системами управления персоналом, чтобы поставщики платежных ведомостей могли получать доступ к таким данным, как новые формы столяра и P45, которые уже существуют в таких системах в цифровом виде.

Кэти из Pay Check согласилась с необходимостью перехода к большей автоматизации, но предупредила о необходимости поддерживать человеческое взаимодействие с клиентами — то, чего, в частности, малые и средние предприятия по-прежнему ожидают от своих партнеров по расчету заработной платы. Она объяснила:"Что касается будущего начисления заработной платы, то, как мы его видим, да, мы используем технологии, но мы по-прежнему полностью сосредоточены на стороне обслуживания клиентов".