Если вы ищете способы защитить активы своей компании, убедиться, что ваша финансовая отчетность является точной и получить точное положение вашего бизнеса в любой момент времени, тогда вам следует провести сверку балансовых отчетов. Выполняемая ежемесячно сверка балансовых отчетов обеспечивает рентабельный способ улучшить процессы внутреннего контроля вашего бизнеса и снизить риски.

Что такое баланс?

Прежде чем вы сможете думать о сверках, вам необходимо понять, что такое баланс, и это отчет о активах, обязательствах компании. и заглавная в определенный момент времени. Это один из ключевых документов в системе бухгалтерского учета компании.

Менеджеры, кредиторы и инвесторы полагаются на баланс для оценки финансового положения компании, а это означает, что крайне важно устранять любые ошибки. Если баланс неверен, это может привести к тому, что руководство будет принимать решения о бизнесе на основе неверной или устаревшей информации, что может привести к финансовым убыткам для компании.

Что такое выверка балансовых отчетов?

Один из способов обеспечить точность баланса - проводить выверку баланса в конце каждого месяца или квартала . . Выверка - это процесс сравнения всех позиций, которые появляются в балансе, с транзакциями, составляющими эти остатки. Цель состоит в том, чтобы убедиться, что вы учли все транзакции в своем бизнесе и записали их в нужном месте.

Что входит в баланс?

Когда вы посмотрите на баланс, вы увидите, что он разбит на три основных раздела, за которыми следует ряд статей или классификаций, как показано ниже:

• Активы включая денежные средства, товарно-материальные запасы, дебиторскую задолженность, предоплаченные расходы и основные средства.
• Обязательства например, суммы, причитающиеся поставщикам и кредиторам, платежная ведомость и налоги.
• Акционерный капитал который представляет собой вложения акционеров в бизнес плюс чистую прибыль, полученную с момента начала бизнеса. Если компания продаст все свои активы по балансовой стоимости и выплатит долги, акционерный капитал будет равен сумме оставшихся денежных средств. Он рассчитывается по следующей формуле: собственный капитал =общие активы - общие обязательства .

Должно быть достаточно очевидно, что предприятия должны классифицировать свои операции по правильному разделу, иначе баланс будет неточным. Однако неправильное размещение или неправильное кодирование транзакций - распространенная ошибка бухгалтерского учета, особенно для малых предприятий, которые полагаются на бухгалтерское программное обеспечение для управления своими финансами. Когда вы сверяете баланс, вы пытаетесь обнаружить эти ошибки и исправить их, прежде чем кто-то полагается на несоответствие при принятии решений.

Зачем согласовывать баланс?

Проще говоря, компании необходимо вести точный баланс, чтобы правильно отражать эффективность (или неэффективность) его выполнения. Представьте себе сценарий, при котором вы выписали чек, сняв денежный счет со своего денежного счета, но получатель не предъявляет чек в течение нескольких месяцев. В этот период ваша касса в банке будет больше, чем должна быть, поэтому похоже, что у вас больше наличных денег, чем есть на самом деле.

Экстраполируйте этот пример на сотни аналогичных транзакций, которые происходят каждый месяц, и вы увидите, как ваши денежные оценки могут ужасно ошибиться, если вы не сверяете счета на регулярной основе. Потратив время на выверку баланса, можно:

• Обеспечьте точность данных о денежной позиции , проверив, что сумма наличных денег в бухгалтерских книгах совпадает с конечным балансом на банковских счетах компании. Ни вы, ни сторонние консультанты, такие как банки и поставщики ссуд, не сможете увидеть, насколько кредитоспособен бизнес, если положение с денежными средствами не в порядке.

• Упростите обнаружение ошибок, повторяющихся элементов и мошенничества это потенциально может быть скрыто в течение нескольких месяцев, если вы не сверете баланс. По сути, сверка - это двойная проверка финансового положения компании, которая снижает риск мошенничества.

• Отслеживайте деятельность компании например, сколько продаж и покупок он совершает, а также о потреблении сырья.

• Обеспечьте точность всех голов в балансе , гарантируя, что дебеты и кредиты зачитываются соответствующим кредитом или дебетом на другом счете. Это важно в системе двойной записи.

Руководство по выверке баланса

Не существует стандартизированного процесса согласования балансовых отчетов, поскольку каждый бухгалтерский регистр необходимо проверять и проверять на точность классификации, и каждый бухгалтерский регистр требует особого подхода. Например, сверка запасов означает проверку отдельных позиций запасов по контрольным листам. Что касается наличных, вы можете посмотреть банковские выписки компании.

Денежные средства, дебиторская задолженность, запасы, кредиторская задолженность, обязательства по заработной плате и задолженность - это лишь некоторые из бухгалтерских книг, на которые вы должны обратить внимание при сверке баланса. Ниже приводится контрольный список для выверки баланса, который поможет вам в ваших процессах.

Сверка наличных

Баланс в банке должен соответствовать положению денежных средств в балансе с разницей в неоплаченных чеках и депозитах, которые направляются в банк. Неоплаченные чеки старше нескольких недель требуют расследования, чтобы выяснить, почему чек не был предъявлен.

Сверка кредиторской задолженности

Эта важная учетная запись показывает сумму денег, которую ваши клиенты должны по счетам, которые вы отправили. Сверка этого аккаунта показывает, какие счета просрочены, и нужно ли списывать какие-либо счета как безнадежные или увеличивать для погони и взыскания.

Сверка инвентаря

Чтобы согласовать инвентарные запасы, вы можете посмотреть складские ведомости компании или провести инвентаризацию. В любом случае запасы в наличии должны совпадать с номером в балансе. Несоответствия могут быть результатом кражи или мошенничества, или они могут быть результатом переделки, сделанной с благими намерениями, чтобы угодить покупателю. В любом случае это требует расследования.

Сверка основных средств

Сверка этого счета покажет вам, есть ли у компании еще компьютеры, автомобили, оборудование и т. Д., Которые, по его мнению, есть. Если вы не можете найти активы, перечисленные в балансе, могут быть проблемы с кражей или плохой отчетностью - и вы можете переплатить налоги.

Сверка кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность представляет собой суммы, которые компания должна своим поставщикам за заказанные вами продукты и услуги. Согласование этой учетной записи важно, чтобы убедиться, что вы платите поставщикам вовремя и не ставите под угрозу свои отношения с поставщиками из-за частых просроченных платежей. Эта учетная запись быстро меняется, поэтому вы можете проводить выверку еженедельно.

Сверка заработной платы

Обязательства по заработной плате могут быть довольно сложными, особенно когда компания платит одним сотрудникам почасовую оплату, а другим - зарплату. Процесс выверки баланса для этого счета заключается в том, чтобы убедиться, что расходы на заработную плату (включая сверхурочные, бонусы и комиссии) регистрируются за правильный период.

Согласование кредитов

Если векселя к оплате, долги и ссуды не учитываются должным образом, то финансовое положение компании, указанное в балансе, будет неверным. Для согласования этих транзакций необходимо сопоставить кредитные документы со строкой, указанной в балансе.