Если вы ведете малый бизнес, у вас есть выбор между использованием кассового учета или учета по методу начисления. В кассовом учете вы регистрируете доход, когда деньги собираются от продажи, либо во время продажи, либо когда клиент или компания, выпускающая кредитную карту, вносит наличные деньги за продажу, совершенную в кредит. Учет по методу начисления соответствует общепринятым принципам бухгалтерского учета; вы регистрируете доход, когда вы его зарабатываете и получаете право на него, а не когда вы его получаете. Вы можете перейти от одного типа бухгалтерского учета к другому, используя комбинацию последнего отчета о прибылях и убытках и последних балансовых отчетов.

Учет наличных денежных средств в отчете о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках показывает, сколько было заработано и потрачено за текущий период. Если вы используете кассовый учет, вы можете точно сказать, сколько денег вы получили за период, прямо из отчета о прибылях и убытках. Эта цифра является верхней строкой отчета о прибылях и убытках и обычно обозначается как выручка, продажи, чистая прибыль или выручка от продаж . .

Сумма выручки представляет собой денежные средства, которые вы фактически получили от клиентов за период, независимо от того, когда была совершена продажа. Если вы используете кассовый учет, отчет о прибылях и убытках показывает ваши поступления напрямую, без каких-либо дополнительных расчетов.

Метод учета по начислению

Если вы следуете GAAP и ведете учет по методу начисления, вы признаете доход, когда он заработан, а не получен, и расходы, когда он понесен, а не оплачен. Это дает хорошую экономическую картину бизнес-операций, но не дает много информации о вашей денежной ситуации.

Вы можете определить сумму денежных средств, собранных вами за период, начав с верхней строки доходов . в отчете о прибылях и убытках. Затем вы корректируете эту цифру с учетом изменения дебиторской задолженности . , который представляет собой актив баланса, отражающий заработанные, но еще не собранные деньги, отраженный в последних двух балансах.

Если A / R уменьшился, это означает, что в отчете о прибылях и убытках занижены ваши денежные поступления за текущий период, поскольку уменьшение представляет собой деньги, полученные от продаж, и полученный доход в предыдущие периоды. И наоборот, денежные поступления будут завышены, если A / R увеличится. Чтобы правильно указать денежные поступления, добавьте изменение A / R к выручке от продаж в отчете о прибылях и убытках .

Пример получения денежных средств от клиентов

Предположим, вы используете метод начисления, и в вашем текущем отчете о прибылях и убытках указано, что вы заработали 100 000 долларов от продаж за только что завершившийся квартал. Балансовый отчет на конец предыдущего квартала показывает ваш баланс A / R на уровне 40 000 долларов, в то время как ваш баланс A / R на конец последнего квартала составлял 30 000 долларов, то есть разница в 10 000 долларов.

Соответственно, вы добавляете 10 000 долларов США к выручке от продаж в отчете о прибылях и убытках в размере 100 000 долларов США, чтобы получить сумму денежных средств, полученных в течение последнего квартала, 100 000 долларов США + 10 000 долларов США или 110 000 долларов США . . Если бы сальдо A / R увеличилось, вы бы добавили отрицательное число, тем самым уменьшив денежные поступления за период.

Отчет о незаработанном доходе

Некоторые предприятия принимают депозиты клиентов, то есть деньги, которые вы получаете за еще не предоставленные продукты или услуги. Эти деньги не будут отображаться в доходах, указанных в отчете о прибылях и убытках, поскольку вы их еще не заработали. Деньги действительно отображаются как обязательство, которое вы должны в балансе, обычно обозначаемое как нетрудовой доход.

Если у вас есть нетрудовой доход, вычтите предыдущую сумму баланса . из текущего. Затем вычтите эту разницу из доходов от продаж текущего отчета о прибылях и убытках . .

В нашем примере, если нетрудовой доход увеличился с 8 000 до 10 000 долларов за квартал, вычтите разницу - 2 000 долларов из скорректированной выручки от продаж, чтобы найти общую сумму денежных средств, полученных от клиентов за квартал. В данном случае это 110 000 - (- 2 000 долларов) или 112 000 долларов.