Весна — когда повсюду появляется новая жизнь — является источником многих импульсов начать все заново. Традиция весенней уборки уходит своими корнями в далекое прошлое, и вы можете применить ее к беспорядку файлов и финансовых документов — бумажных и виртуальных — накопившихся в вашей жизни.

Вот как это сделать:

1. Поставьте цель

Такой проект, как весенняя уборка, может съесть вас заживо, если вы не установите ограничений. Решите, чего вы хотите достичь. Вы всегда можете вернуться к работе на следующей неделе или в следующем году, так что сделайте это управляемым. Вот некоторые идеи:

• Удалите старые налоговые документы за два года.
• Разберите одну-две коробки со старыми бумагами или ящики картотеки.
• Очистите шкаф, набитый старыми бумагами.

2. Знайте, как долго хранить документы

Не увлекайтесь и не бросайте все подряд. Вот что нужно хранить и как долго:

Копии ваших налоговых деклараций. Сохраните это навсегда. «Они помогают в подготовке будущих налоговых деклараций и проведении расчетов, если вы подаете исправленную декларацию», — говорит IRS. Кроме того, старые налоговые декларации служат доказательством — если оно вам когда-нибудь понадобится — того, что вы подавали налоги в те годы.

Подтверждающие налоговые документы и квитанции . IRS рекомендует хранить подтверждающие документы до тех пор, пока вас могут проверить или привлечь к ответственности за регистрацию. Вот несколько практических правил:

• Налоговое управление сообщает, что обычно проверяет налоги за три года, поэтому храните записи, подтверждающие вычеты, по крайней мере через три года после того, как налоговая декларация должна была быть подана или подана. Однако IRS также говорит:«Если мы обнаружим существенную ошибку, мы можем добавить дополнительные годы. Обычно мы не возвращаемся назад больше, чем за последние шесть лет». Поэтому вы можете хранить записи в течение шести лет, чтобы быть уверенными, что вы застрахованы.
• Ведение налоговой отчетности в течение шести лет.
• Если вы подали мошенническую налоговую декларацию, вы навсегда окажетесь на крючке, поэтому сохраняйте подтверждающие документы.
• Если вы не указали доход в размере более 25 % от общей суммы, о которой вы сообщили, вы несете ответственность перед Налоговым управлением США в течение шести лет.

Документы, подтверждающие страховое требование. Спросите у своих страховых компаний или агентов, какие документы вы должны хранить, и как долго их хранить, на случай, если вам понадобятся документы позже для обоснования претензии.

3. Выбросьте бумаги, если у вас хранятся электронные копии

Прежде чем выбрасывать документы, узнайте в банках и компаниях, предоставляющих финансовые услуги, включая вашего поставщика услуг 401(k), как долго они хранят электронные копии ваших записей.

4. Резервное копирование

Загрузите электронные копии банковских и страховых отчетов и других важных документов на свой компьютер. Создайте их резервную копию на отдельном жестком диске или в облачном хранилище.

Разумно иметь резервные копии для ваших резервных копий. Используйте второй жесткий диск или купите подписку на постоянную службу резервного копирования, которая постоянно копирует все содержимое вашего компьютера в безопасное облачное хранилище.

5. Решите, что уничтожить

Некоторые бумажные предметы, такие как старые газеты и инструкции по эксплуатации вещей, которыми вы больше не владеете, можно отправить на переработку. Но не рискуйте кражей личных данных, выбрасывая документы, содержащие личную или конфиденциальную информацию, в корзину. Вместо этого измельчите их. К таким документам относятся:

• Счета за коммунальные услуги
• Квитанции
• Сверенные банковские выписки
• Отмененные чеки
• Переписка — если только это не очень важно

Немногие люди готовы уничтожать документы за многие годы дома. Но если вы один из них, давайте измельчителю частые перерывы, чтобы предотвратить перегрев. Чаще смазывайте режущий механизм или используйте листы для смазки измельчителя. Прочтите инструкции производителя перед проверкой пределов возможностей вашего шредера.

6. Купите сканер и пользуйтесь им каждый день

Научитесь сканировать, а затем уничтожать документы, которые хотите сохранить. Организуйте свои компьютерные файлы, чтобы вы могли легко перетаскивать их в нужные папки.

7. Сделайте страховой инвентарь

Арендаторы и домовладельцы одинаково выигрывают от создания инвентаря имущества. Технологии делают работу довольно простой:

• Используйте свой смартфон, чтобы сфотографировать все вещи в вашем доме, за которые вы хотите подать страховое требование, если они были украдены или повреждены. Еще проще:снимите видео, пока идете по дому, указывая на предметы и описывая их ценность.
• Документировать комнату за комнатой. Включите сам дом, внутри и снаружи. Транспортные средства для документов, автомобильные аксессуары и предметы интерьера, спортивный инвентарь, уличная мебель, игрушки и конструкции.
• Запишите сумму, которую вы заплатили за каждый товар, и, если возможно, когда вы его приобрели. Напишите это на обратной стороне каждой фотографии или соедините информацию с фотографиями на вашем компьютере.
• Начиная с этого момента, фотографируйте новое имущество по мере его получения. Сохраняйте их квитанции в своем инвентаре.

8. Тщательно проверьте свои банковские счета и купите новые

Ежегодно проверяйте свои банковские счета. Если их слишком много, закройте неактивные. Уничтожайте неиспользуемые чеки и реестры из старых аккаунтов.

Нет никаких оправданий для оплаты сборов или получения низкой процентной ставки по вашему счету. Воспользуйтесь нашим Центром решений, чтобы найти более выгодную ставку по сберегательному счету.

Есть ли у вас ритуал весенней уборки, который вы можете порекомендовать для большей безопасности и меньшего беспорядка? Поделитесь им в комментариях ниже или на нашей странице в Facebook.