У вас есть бизнес и есть сотрудники. Все, что вам нужно сделать, это выписать чек и заплатить им, верно? (Вставьте сюда звук почти любого транспортного средства, которое визжает до остановки.) Ну, не так быстро.

Чтобы соответствовать требованиям, то есть соблюдать все применимые правила и нормы, вам понадобятся:

Точная информация о сотрудниках

• Во-первых, вам понадобится форма W-4 от каждого сотрудника и форма W-9 от каждого подрядчика, чтобы получить соответствующую налоговую и идентификационную информацию.
• Вы должны подтвердить, что каждый сотрудник может работать в США по закону, заполнив форму I-9.
• Убедитесь, что у каждого сотрудника действительный номер социального страхования (SSN).
• Вы также должны убедиться, что имя каждого сотрудника совпадает с именем, указанным в их карточке социального страхования. Также полезно проверить почтовые адреса. И то, и другое можно сделать, просто спросив сотрудника. Это помогает предотвратить ошибки, когда вы сообщаете информацию о сотрудниках в налоговую службу (IRS) и / или другие организации.

Идентификационные номера работодателя (числа с буквой s - как в нескольких)

• Вам понадобится идентификационный номер работодателя (EIN) от IRS, который станет идентификационным номером, который вы будете использовать для идентификации вашего бизнеса в IRS, Управлении социального обеспечения (SSA) и Министерстве труда (DOL).
• Помимо федерального правительства вам также потребуются идентификационные номера любого штата, территории или округа, в которых вы ведете бизнес. Подробную информацию о регистрации бизнеса можно найти в департаментах труда и доходов каждого штата.
• В некоторых регионах также есть местные налоговые органы, которым также может потребоваться идентификационный номер.
• Следите за этими числами и убедитесь, что вы используете одно и то же название компании и адрес во всех формах и документах.

Счет в банке для бизнеса

• Банковские счета для предприятий - это лучшая финансовая практика, поскольку совмещение корпоративных и личных счетов - это путь, которого следует избегать любой ценой.
• Вы хотите, чтобы у вас всегда было достаточно средств на счете, который вы используете для расчета заработной платы, и чтобы структура счета позволяла проводить платежные операции, такие как одновременная выдача нескольких чеков (особенно, если вы запускаете расчет заработной платы вручную).
• Если вы решите использовать службу расчета заработной платы, большинству потребуются бизнес-аккаунты для обеспечения безопасности и предотвращения мошенничества.

Понимание подоходного налога и налога на заработную плату

• У работодателей есть особые налоговые обязательства в отношении подоходного налога и налога на заработную плату.
  • Налог на прибыль
    • Подоходный налог - это распределительный налог, который работодатель удерживает из чека сотрудника каждый платежный цикл.
    • Федеральный, штатный и местный подоходный налог определяется налоговыми таблицами, составляемыми федеральными, государственными и местными властями.
    • Каждый работодатель должен удерживать федеральный подоходный налог с чеков своих сотрудников. Затем эти суммы должны регулярно выплачиваться в IRS.
    • В большинстве штатов также есть подоходный налог и определенные местные / региональные налоговые требования.
  • Налоги на заработную плату (налоги на занятость) включают:
    • Medicare и социальное обеспечение (налоги FICA) - работодатели и работники платят равную сумму, при этом работодатель удерживает сумму наемного работника и вносит взнос работодателя.
    • Федеральные налоги и налоги штата по безработице (FUTA и SUTA) - 100% оплачиваются работодателем.
    • В некоторых штатах также требуется компенсация работникам и / или страхование по инвалидности.

Знание основных законов о труде, влияющих на начисление заработной платы

• Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) - федеральный закон, устанавливающий минимальную заработную плату и сверхурочную работу. В некоторых штатах действуют свои собственные требования к минимальной заработной плате и сверхурочной работе, которые превышают федеральные требования.
• Федеральный закон о страховых взносах (FICA) - закон, который требует удержания средств для социального обеспечения и Medicare.
• Закон о доступном медицинском обслуживании (ACA) - предназначен для увеличения доступности и возможностей для малых предприятий. Применение правил зависит от количества сотрудников, работающих полный рабочий день, а также от их размера оплаты труда. Поляризационная политическая тема, ACA может быть пересмотрена в будущем или будет заменена новым законодательством. Лучше всего быть в курсе, следуя авторитетным источникам, таким как Управление малого бизнеса (SBA).

Справка

• Никто не рождается специалистом по расчету заработной платы. Фактически, сертифицированные специалисты по заработной плате проходят значительную подготовку, чтобы получить свое звание. Вы можете узнать больше о начислении заработной платы:
  • НАЧИНАЙТЕ вебинары и курсы
  • SBA, Американская ассоциация заработной платы (APA) и Центр малого бизнеса и самозанятости IRS.
  • Профессиональные бухгалтеры и бухгалтеры - они могут поделиться своими знаниями и указать, где можно найти дополнительную информацию.
• Программа расчета заработной платы для малого бизнеса
  • Хорошая новость для малого бизнеса заключается в том, что технологии осознали их потребности, с инструментами расчета заработной платы, которые являются частью бухгалтерского программного обеспечения или отдельных приложений, которые интегрируются с бухгалтерским программным обеспечением.
  • Ваш бухгалтер или бухгалтер может выбрать, какой инструмент использовать.
  • Если вы идете в одиночку, изучите возможные варианты. Позвоните торговому представителю, задайте вопросы, запросите демонстрацию и узнайте как можно больше, чтобы принять осознанное решение.