Вы когда-нибудь сталкивались с трудностями при работе с отпуском для наемных сотрудников? Возможно, вы сомневаетесь, когда можно будет оплатить док-станцию, или следует ли разрешать запросы на отгул менее чем на полный рабочий день. А как насчет того, чтобы сотрудник «наверстывал» время?

Существуют особые правила удержания из заработной платы наемных и освобожденных от налогообложения сотрудников.

В этой статье рассказывается о наиболее распространенных ситуациях и о том, что вам следует делать, чтобы оставаться на правильной стороне закона.

Но сначала… закон. Согласно Министерству труда США (DOL), получение заработной платы означает:«Сотрудник регулярно получает заранее определенную сумму компенсации за каждый период оплаты еженедельно или реже. Предварительно определенная сумма не может быть уменьшена из-за различий в качестве или количестве работы сотрудника ». Вот почему работодатели иногда попадают в беду:они неправильно удерживают деньги из зарплаты освобожденного работника.

Как правило, освобожденные от налогообложения сотрудники должны получать полную заработную плату за любую неделю, в течение которой они выполняют работу. Это связано с тем, что заработная плата освобожденного сотрудника не должна зависеть от количества часов, а, скорее, от ценности, которую сотрудник приносит бизнесу. Таким образом, незаконно вычитать час здесь или там, когда освобожденный сотрудник приходит поздно или идет к стоматологу. Если вы это сделаете, правительство предполагает, что работник должен получать почасовую оплату без освобождения от уплаты налогов. Это может привести к тому, что ваша компания будет нести ответственность за сверхурочную работу, задолженность по налогам и другие штрафы.

Что тогда ТАКОЕ законно? Вы можете уменьшить зарплату освобожденного сотрудника только в ограниченных случаях, а именно:

1) Когда сотрудник отсутствует на работе в течение одного или нескольких полных дней (НЕ неполных дней) по личным причинам, не связанным с болезнью или несчастным случаем

2) Когда сотрудник отсутствует в течение одного или нескольких полных дней, если на вашем предприятии установлен план выплат, который покрывает заработную плату за отсутствие по личным причинам, болезни или несчастного случая, и сотрудник исчерпал свое доступное оплачиваемое время

Примечание к пунктам №1 и №2:в соответствии с политикой оплачиваемого отпуска в письменной форме (PTO) вы можете вычесть из банка время за неполные пропущенные дни (например, с почасовыми приращениями), но не в том случае, если это приводит к сокращению платить. Таким образом, если наемный служащий использует все свое рабочее время, а затем пропускает работу, вы можете вычитать только полные дневные приращения. Если он пропускает неполный рабочий день, вычеты не производятся.

3) За добросовестные взыскания за серьезные нарушения правил техники безопасности

4) Для компенсации любых сумм, получаемых сотрудником в качестве гонорара присяжным, свидетелям или военным. Однако, помимо этих компенсаций, вычеты не могут производиться за отсутствие, вызванное работой присяжных, явкой в ​​качестве свидетеля или временным военным отпуском.

5) За неоплачиваемые дисциплинарные отстранения на один или несколько полных дней, добросовестно наложенные за нарушение правил поведения на рабочем месте

6) Вычеты за неполные рабочие недели в течение начальной или последней недели занятости. (Например, если сотрудник увольняется в середине рабочей недели. Было бы нормально платить ему или ей на пропорциональной основе только за дни, проработанные на этой неделе.)

7) Когда сотрудник работает по сокращенному или прерывистому графику работы в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA). (Вполне нормально переводить наемного сотрудника на почасовую оплату в течение этого времени, не теряя статуса освобожденного.)

Будьте осторожны, прежде чем сокращать зарплату

Когда дело касается наемных сотрудников, очень важно тщательно проверять удержания. Удержания из заработной платы за личное время / время болезни и неоплачиваемые дисциплинарные отстранения разрешены только с приращениями на целый день (кроме случаев FMLA). Это означает, что вы не можете закрепить заработную плату, если сотрудник выполняет какую-либо работу в указанный день.

Прежде чем делать вычет, убедитесь, что работа не производилась. Что касается планового отпуска, убедитесь, что сотрудник понимает, что в неоплачиваемые дни работы не ожидается. Если вы ненадлежащим образом сделаете вычеты из заработной платы освобожденного сотрудника, он может потерять свой статус освобожденного от уплаты налога и получить право на сверхурочную оплату за период незаконных удержаний или более длительный срок.

Чтобы получить дополнительную информацию об этой и других распространенных ошибках в сфере управления персоналом, зарегистрируйтесь на бесплатный веб-семинар SCORE / ComplyRight, « 5 крупнейших HR-ошибок малого бизнеса ” 1 февраля 2018 г.