Для многих предпринимателей налоговые вычеты на поездки и развлечения (T&E) могут быть минным полем. Можете ли вы взять потенциального клиента на просмотр «Гамильтона» и вычесть стоимость билетов в театр в первом ряду? Если вы летите с семьей в командировку на Мауи, можете ли вы вычесть их расходы на авиабилеты и гостиницу? Что, если вы возьмете Ferrari напрокат, чтобы отвезти клиента вдоль побережья Мауи?

Вот что должен знать каждый владелец малого бизнеса о вычетах на поездки и развлечения.

Путевые отчисления

Определенные расходы на командировки подлежат вычету, если они соответствуют двум критериям:они должны быть «обычными и необходимыми» в процессе ведения бизнеса и должны быть задокументированы.

Обычные и необходимые расходы на командировку могут включать:

• Путешествуйте самолетом, автомобилем, автобусом или поездом между вашим домом и местом назначения.
• Транспорт в пункте назначения (т. е. поездка на автобусе из аэропорта в ваш отель; поездка на такси от вашего отеля до места проведения конференции; стоимость аренды автомобиля).
• Фактические или стандартные затраты на пробег вашего собственного или служебного автомобиля в поездке.
• Парковка, дорожные сборы и другие расходы, связанные с использованием транспортного средства.
• Жилье
• Питание (фактическая стоимость еды или стандартные суточные IRS).
• Услуги химчистки или прачечной.
• Советы, связанные с указанными выше услугами.

А как насчет совмещения деловых и личных поездок?

Вы можете вычесть расходы, связанные с бизнесом, даже если часть поездки включает личный отпуск. Тем не менее, вы не можете вычесть расходы на членов семьи, сопровождающих вас в деловой поездке, если они не по коммерческой причине.

Предположим, вы едете на Мауи на трехдневную торговую выставку и берете с собой мужа и сына, а затем проводите два дня, осматривая достопримечательности всей семьей. Вы можете вычесть свои расходы за три дня съезда, но не за личные дни. Вы не можете вычесть расходы своей семьи на любую часть поездки, если для ее посещения нет реальной деловой причины (например, если ваш муж работает в вашем стенде на выставке).

Отчисления на развлечения

IRS определяет «развлечение» как «любую деятельность, которая, как правило, считается развлечением, развлечением или отдыхом». Это может включать развлекательных гостей по адресу:

• Ночные клубы или бары
• Социальные, спортивные или спортивные клубы.
• В театрах или концертных залах.
• На спортивных мероприятиях
• На яхтах
• На охоту, рыбалку, отдых и подобные поездки
• Предоставление предметов первой необходимости, таких как жилье, автомобиль или другой транспорт, а также питание клиентам во время их посещения.

Деловое обсуждение не обязательно должно приводить к фактическим продажам или ведению бизнеса, чтобы расходы на развлечения были вычтены. Однако расходы должны быть «напрямую связаны» или «связаны» с ведением или обсуждением бизнеса.

Развлечения, которые происходят в деловой обстановке, напрямую связаны с бизнесом. Примеры включают размещение гостеприимства на отраслевой конференции или приглашение клиента на ужин после выставки. (Вы можете вычесть еду как путевые расходы или расходы на развлечения, но не одновременно.)

«Связанные» расходы на развлечения менее очевидны.

Подобные развлечения обычно проходят в обстановке, не очень подходящей для обсуждения дел, например в ночном клубе, театре или спортивном мероприятии.

Однако, если развлечение проводится до или после серьезного делового обсуждения, оно обычно считается связанным с бизнесом. Если у клиента назначена встреча с вашей командой в понедельник, прилетает в город в воскресенье днем ​​и вы берете ее на бейсбольный матч вечером в воскресенье, расходы на развлечение вычитаются.

Храните хорошие записи

Как правило, вычеты из расходов на поездки и развлечения ограничиваются 50% расходов. Чтобы доказать, что ваши вычеты правомерны, вы должны вести подробный учет. Рекомендуется регистрировать расходы еженедельно (чаще во время интенсивных деловых поездок). Записи, которые «хранятся своевременно» (то есть записываются вскоре после события) имеют для IRS больший вес, чем расходы, которые вы восстанавливаете через год по памяти.

Регистрируя расходы на поездки и развлечения, сохраняйте чеки и не забудьте указать сумму, дату, место и деловую причину расходов.

Избавьтесь от хлопот с бумажными квитанциями, используя приложение для отслеживания расходов для сканирования или фотографирования квитанций на свой смартфон. Найдите тот, который интегрируется с вашим программным обеспечением для бухгалтерского учета и расчета заработной платы и предлагает функции отчетности, которые помогут вам контролировать расходы.

Дополнительная информация

Публикация IRS 463 Путевые расходы, расходы на развлечения, подарки и автомобиль содержит дополнительную информацию и примеры, которые помогут вам разобраться в вычетах на поездки и развлечения. Однако, поскольку эта область очень сложна, обязательно поговорите со своим