Если вы похожи на многих владельцев малого бизнеса, вы отправляете клиентам счета после предоставления продукта или услуги. Эффективная система выставления счетов предоставляет клиентам более гибкие варианты оплаты. Вам нужно знать, какие типы счетов отправлять клиентам в разных ситуациях.
Существует множество различных типов счетов, которые вы можете отправлять клиентам. Каждый тип счета-фактуры имеет определенное назначение. Ниже приведены шесть типов счетов в бухгалтерии, которые вы можете отправлять клиентам.
Счет-проформа не является требованием платежа. Вы можете думать об этом документе как о предварительном счете. Вы отправляете счет-проформу перед выполнением работы для клиента.
Счет-проформа показывает клиенту, сколько он заплатит вам, как только вы доставите продукт или окажете услугу. Вы также можете использовать предварительный счет-фактуру, чтобы показать стоимость вещей, которые вы отдаете, например подарка.
Обычно предварительный счет-фактура оценивает работу, которую вы будете выполнять, и ее стоимость. Счет-проформа представляет собой обязательство что-то предоставить. Условия в предварительном счете-фактуре могут меняться по ходу проекта.
Промежуточный счет разбивает стоимость крупного проекта на несколько платежей. Вы отправляете промежуточные счета по мере завершения большого проекта.
Чем больше проект, тем больше вы тратите на рабочую силу, материалы и другие эксплуатационные расходы. Промежуточные счета-фактуры помогут вам управлять денежным потоком вашего малого бизнеса для крупных заказов. Вам не нужно ждать окончания проекта, чтобы получить платежи. Вместо этого вы можете использовать деньги из промежуточных счетов для покрытия части расходов.
Как следует из названия, вы отправляете окончательный счет после завершения проекта. Окончательный счет дает заказчику знать, что работа выполнена. В отличие от счета-проформы, окончательный счет представляет собой требование платежа.
Ваш окончательный счет должен включать подробный список продуктов и услуг, которые вы предоставили. Вы также должны указать общую стоимость, срок оплаты и способы оплаты.
Обязательно отправляйте окончательные счета сразу по почте или онлайн после завершения работы. Таким образом, вы сможете обеспечить нормальный приток денежных средств в свой бизнес и избежать проблем с взысканием долгов.
Иногда ваши клиенты не платят вам в срок, указанный в окончательном счете. В этом случае необходимо отправить просроченный счет. Отправляйте просроченные счета сразу после того, как счет просрочен.
Просроченный счет-фактура напоминает клиентам, что их сроки оплаты прошли. Включите всю информацию из окончательного счета в просроченный счет. Кроме того, укажите любые штрафы за просрочку платежа или проценты, налагающие штрафные санкции на клиента за просрочку платежа.
Если просроченные счета не работают, вам, возможно, придется применить другой подход к клиентам, которые не будут платить. Рассмотрите возможность изменения условий оплаты, создания плана платежей или найма агентства по взысканию долгов.
Используйте повторяющиеся счета для выставления счетов клиентам за текущие услуги. Вы периодически взимаете одну и ту же сумму, подобно некоторым счетам за коммунальные услуги.
Использование повторяющейся системы выставления счетов хорошо подходит для предприятий, основанных на подписке. Кроме того, вы можете использовать повторяющиеся счета, если ваши клиенты имеют членство в вашей компании. Например, если вы владеете тренажерным залом, и участники вносят ежемесячную плату, периодические счета могут быть лучшим вариантом выставления счетов.
Предприниматель Ренцо Костарелла объяснил повторяющиеся счета в статье на Due.com:
«Когда у вас есть текущие проекты с одним и тем же клиентом, часто лучше использовать повторяющийся счет. С ними вы и клиент согласуете интервал выставления счетов (обычно еженедельно или ежемесячно), и счета будут автоматически выставляться с установленным интервалом. Со временем клиент сделает это частью своей рутины, и вам быстрее заплатят».
Вместо того, чтобы взимать плату с клиента, вы используете кредитовое авизо, чтобы подтвердить, что вы должны ему деньги. Сумма кредит-ноты будет равна или меньше суммы исходного счета клиента.
Вы можете отправить кредитовое авизо, потому что ваш клиент вернул товары, отправленные вами продукты были повреждены или вы отправили не тот товар. С помощью кредит-ноты вы можете возместить сумму, первоначально уплаченную покупателем, или предложить клиенту кредит на будущую покупку.
Каждый тип счета-фактуры имеет свое уникальное назначение. Но, как правило, счета-фактуры содержат одну и ту же ключевую информацию. Убедитесь, что ваши счета включают следующие элементы:
Дата счета: Сообщите клиентам, в какой день вы создали счет.
Контактная информация клиента: Клиенты хотят быть уверены, что счет предназначен для них. Укажите имя клиента, компанию, адрес и номер телефона.
Информация о вашей компании: Клиенты должны иметь возможность связаться с вами. Укажите в счете свое имя, компанию, адрес, адрес электронной почты и номер телефона.
Куплены товары: Составьте подробный список каждого продукта и услуги, которые вы предоставили. Рядом с каждым товаром укажите его стоимость.
Общая сумма к оплате: Укажите общую сумму платежа, которую вы ожидаете получить от клиента.
Условия оплаты: Обратите внимание на дату, до которой вы ожидаете оплату. Кроме того, подробно опишите, как вы хотите, чтобы клиент платил вам. Например, принимаете ли вы чеки, кредитные карты или наличные? Есть ли конкретный адрес, на который клиенты должны отправлять платежи? Четкие условия оплаты счетов упрощают оплату для клиентов.
Номер счета: Пронумеруйте каждый счет для ваших записей. Запишите номер счета, чтобы его можно было сопоставить с платежами в будущем.
Используйте онлайн-программу Patriot для бухгалтерского учета. легко создавать счета и записывать платежи. Мы предлагаем бесплатную поддержку в США. Попробуйте бесплатно сегодня.