Постатейные бюджеты помогают предприятиям, предпринимателям и главам домохозяйств отслеживать и контролировать имеющиеся средства, доходы и расходы по типам. Инструмент бухгалтерского учета может быть создан для отражения разницы между годами между одними и теми же видами расходов или для отражения разницы между бюджетом и расходами за один год. Вы также можете использовать инструмент бухгалтерского учета для расчета и отслеживания начисленных или прогнозируемых расходов.
Откройте новую электронную таблицу с помощью такой программы, как Microsoft Excel. Вверху таблицы введите заголовки полей. В поле, столбец A и строка 1 (A1) введите «Тип расходов». В поле B1 введите «Текущие расходы». В поле C1 введите «Расходы за предыдущий год». В поле D1 введите «Бюджет на текущий год». В поле E1 введите «Остаточные расходы за текущий год», а в поле F1 введите «Текущий год по сравнению с предыдущим годом».
В поле «Тип расходов» и в отдельных строках укажите каждый тип расходов, на которые вы планируете потратить деньги в течение года. Типичные типы статей расходов включают «зарплату», «прочие расходы на заработную плату» (включая налоги и платежи по страхованию здоровья), «поездки и развлечения», «канцелярские товары», «обучение» и «маркетинг и продвижение». Перечислите элементы один за другим в отдельных строках, начиная со столбца A и строки 2 (A2) до A7 или до того количества отдельных статей, по которым у вас будут расходы.
Определите пределы. Перейдите к полю D1, «Бюджет на текущий год». Начиная с поля D2, заполните этот столбец максимальными расходами, разрешенными для каждого «Типа расходов». Например, для типа расходов «Заработная плата» для трех сотрудников, которые зарабатывают 50 000 долларов в год каждый, вы должны заполнить бюджет в размере 150 000 долларов. Спуститесь вниз по столбцу таблицы и введите общий годовой бюджет для каждого типа расходов строки.
Заполните расходы за предыдущий год. Перейдите к полю C1, «Расходы за предыдущий год». В этом столбце введите общую сумму денег, потраченных по каждому типу расходов за предыдущий год, начиная с поля C2.
В начале каждого месяца указывайте точную сумму денег, которую вы потратили на каждый тип расходов по строке. Обновляйте общие текущие расходы, начиная с поля B2, для различных типов расходов каждый месяц в течение года. Например, для типа расходов «Зарплата» в январе вы должны заполнить 12 500 долларов. Если в январе вы потратили 150 долларов на копировальную бумагу, 75 долларов на марки и 280 долларов на тонер для принтера, общие текущие затраты на «Канцелярские товары» составят 505 долларов.
Следите за текущими расходами в соответствии с установленным бюджетом. Создайте формулу в поле E2 в разделе «Остаточные расходы за год», чтобы автоматически вычесть значение «Текущие расходы», поле B2, из «Бюджета текущего года», поле D2. Если вы используете Microsoft Excel для создания электронной таблицы бюджета, формула будет выглядеть так:«=D2-B2». Скопируйте и вставьте эту формулу в столбец E, пока не заполните формулу для всех типов расходов в электронной таблице.
Создайте формулу в поле F2 «Расходы текущего года по сравнению с расходами предыдущего года», чтобы отслеживать, как вы управляете своим бюджетом текущего года, поле B2, по сравнению с тем, насколько хорошо вы управляли бюджетом предыдущего года, поле C2. Если вы используете Microsoft Excel, формула будет выглядеть так:«=C2-B2». Скопируйте и вставьте эту формулу в столбец F, пока не заполните формулу для всех типов расходов в электронной таблице.