Как владелец малого бизнеса, отслеживание запасов является неотъемлемой частью ведения вашего бизнеса. Постоянная инвентаризация — это одно из решений для учета запасов. Читайте дальше, чтобы узнать больше о том, что такое постоянная инвентаризация, как работают системы постоянной инвентаризации, а также о плюсах и минусах постоянной инвентаризации.
У предприятий есть множество вариантов отслеживания запасов, в том числе метод периодической инвентаризации, метод постоянной инвентаризации или сочетание обоих методов.
Постоянная инвентаризация — это метод учета, который регистрирует продажу или покупку инвентаря через компьютеризированную систему торговых точек (POS). Бессрочный метод позволяет регулярно обновлять учетные записи запасов, чтобы предотвратить такие ситуации, как отсутствие запасов.
Вы можете легко записывать, просматривать и получать доступ к изменениям в вашем инвентаре. У вас будут постоянные и точные результаты, если вы правильно управляете своим постоянным инвентарем, регулярно обновляя его.
Система периодической инвентаризации полагается на количество физических запасов, чтобы определить конечный запас и стоимость проданных товаров. Вы обновляете свои счета в конце отчетного периода. Учетным периодом может быть месяц, квартал или год.
Постоянная система инвентаризации постоянно отслеживает остатки ваших запасов. Обновления производятся автоматически, когда вы получаете или продаете инвентарь. Покупки и возвраты немедленно регистрируются в ваших учетных записях инвентаря.
Например, продуктовый магазин может использовать постоянную систему инвентаризации. Каждый раз, когда продукт сканируется и покупается, система обновляет уровни запасов в базе данных.
Когда вы используете постоянный запас, система POS автоматически вносит изменения в уровни вашего запаса. Вы можете в любое время получить доступ к своим отчетам об инвентаризации в Интернете, что упрощает управление или покупку инвентаря.
Однако системы с постоянным запасом не всегда корректны. Есть много факторов, которые могут повлиять на точность уровней запасов вашего бизнеса. Вы можете забыть записать транзакцию или столкнуться с кражей сотрудников в вашем бизнесе. Обязательно время от времени проверяйте фактическое количество запасов, чтобы сравнить итоговые значения.
Расчеты для постоянной инвентаризации обычно выполняются по ходу работы, а не в ожидании окончания отчетного периода, как при периодической инвентаризации. Компании, использующие POS-системы и продающие дорогостоящие товары (например, автосалоны), обычно используют системы непрерывного учета для частой инвентаризации.
Ваш бизнес может выбрать один из нескольких методов учета запасов, хранящихся в вашей постоянной системе. Ознакомьтесь с тремя приведенными ниже методами расчета себестоимости запасов.
Метод «первым пришел — первым ушел» (FIFO) предполагает, что в первую очередь продаются самые старые единицы. FIFO означает, что товары, которые вы купили или произвели первыми, продаются первыми.
Метод «последним пришел — первым ушел» (LIFO) означает, что вы первыми продаете самые новые купленные или произведенные товары.
Метод средней стоимости — это общая стоимость вашего инвентаря, деленная на количество товаров в вашем инвентаре.
Как и многое другое в бизнесе, постоянная инвентаризация имеет свои преимущества и недостатки.
Некоторые плюсы непрерывной инвентаризации включают ее способность мгновенно предоставлять актуальную информацию об инвентаризации, ее систему легкого доступа и то, как она снижает потребность в подсчете физических запасов.
С другой стороны, некоторые минусы могут включать в себя дополнительное обучение сотрудников использованию системы, затраты на настройку и неправильный уровень запасов из-за ошибок, таких как ввод неправильного количества. Если вы или ваши сотрудники допускаете ошибки при вводе инвентаря, исправление ошибки может занять много времени.
Периодически сравнивайте свои бухгалтерские книги с наличными запасами, чтобы убедиться в правильности баланса запасов. При необходимости вы всегда можете отрегулировать балансы.
Вам нужен простой способ отслеживать транзакции вашей компании? Программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии Patriot — это простое решение для ваших потребностей в ведении учета. Начните бесплатную пробную версию сегодня!