Прежде чем узнать, какие существуют типы заказов на покупку, давайте сначала разберемся, что такое заказ на покупку.

Что такое заказ на покупку?

Заказ на поставку — это обязывающий контракт, в котором излагаются точные детали соглашения между бизнесом и его поставщиками. Документы необходимы для любого бизнеса, который хочет покупать товары у своих поставщиков или создавать индивидуальные заказы у соответствующих производителей; в нем указываются сведения о том, какие товары приобретаются, сколько товаров необходимо доставить, прежде чем можно будет произвести оплату, и когда они должны поступить во владение указанного бизнеса

Заказы на покупку могут быть хлопотными, но они помогают предотвратить неполное или неправильное выполнение заказа и защищают как продавца, так и покупателя. Кроме того, коммерческие кредиторы используют заказы на покупку в качестве ссылки для оказания финансовой помощи бизнесу.

Продавцы обязаны «принимать» заказы, сообщая покупателю, что они могут выполнить их вовремя, или они также могут отклонить заказ, если они не принимают Запрос цен.

Заказ на покупку обычно включает следующую информацию:

• Товар(ы) для покупки
• Количество
• Согласованная цена товара
• График доставки (дата и место)
• Имя и платежный адрес покупателя
• Имя и адрес получения платежа продавца
• Условия соглашения
• Номер заказа на покупку
• Дата выпуска

Преимущества заказа на покупку

Заказ на поставку приносит бизнесу несколько преимуществ; некоторые из важнейших включают:

• Удаляет дублирование заказов.
• Помогает отслеживать входящие заказы
• Служит юридическим документом между покупателем и поставщиками.

Разница между заказом на покупку и счетом-фактурой

Покупатели создают заказ на покупку (PO) и отправляют их поставщикам. В свою очередь, это побуждает поставщика принять заказ на покупку и вернуть счет с информацией об оплате за предоставленные товары или услуги.

Два документа, как правило, содержат одинаковые данные — они имеют совпадающие номера, такие как номера заказов на покупку, а также соответствующие номера счетов, чтобы подтвердить, что оба являются идентичными копиями друг друга.

Давайте узнаем, какие существуют типы заказов на покупку.

Типы заказов на покупку

1. Стандартный заказ на покупку

Стандартные заказы на поставку являются наиболее часто используемым типом заказа на поставку и самым простым для понимания. Использование стандартного заказа на поставку часто подпадает под необходимость спорадических закупок, разовых заказов с особыми требованиями. Несмотря на эту гибкость, стандартные заказы на покупку всегда более подробны, чем другие типы, что делает их идеальными, когда предприятия хотят быть уверенными абсолютно во всем, что будет куплено у поставщика. Стандартный заказ на покупку обычно включает следующие сведения:

• Правила и условия заказа
• Список товаров, которые будут куплены
• Количество каждого товара
• Цена каждого товара
• Дата доставки для каждого товара.
• Место доставки для каждого товара.

2. Запланированный заказ на покупку

Запланированный заказ на покупку (PPO) отличается от стандартного заказа на поставку тем, что в нем отсутствует информация о доставке. Таким образом, при создании одного из этих документов не включаются дата доставки и местонахождение каждого товара, но все другие детали, такие как то, какие товары будут приобретены, количество единиц товара, которое необходимо приобрести, а также цена, по которой он будет продан. быть купленным могут быть переданы покупателю.

Бывают случаи, когда у PPO есть неподтвержденные предварительные графики, но важно всегда сверяться с выпуском, прежде чем подтверждать заказ. Запланированный заказ на покупку включает:

• Правила и условия заказа
• Список товаров, которые будут куплены
• Количество каждого товара
• Цена каждого товара
• Неподтвержденная предварительная дата доставки для каждого товара.
• Неподтвержденное предварительное место доставки каждого товара.

3. Заказ на покупку одеяла

Общий заказ на покупку, или «постоянный заказ», — это тип соглашения о закупках, который может быть полезен для предприятий с регулярно повторяющимися потребностями. В отличие от PPO, который исключает информацию о доставке и сведения о количестве, в общем заказе на поставку (BPO) также не указывается цена товара. Список того, что будет закуплено, по-прежнему включен в BPO — только без каких-либо подробностей о количестве или ценах. Этот тип соглашения может, наконец, продвигаться вперед с сопутствующим выпуском, который включает конкретную подробную информацию о местах и ​​времени доставки для каждого типа продукта, прежде чем что-либо будет официально куплено.

В случае непредсказуемых обстоятельств покупки создается BPO, чтобы гарантировать, что товары приобретаются в идеальном темпе. Основные элементы общего заказа на покупку:

• Правила и условия заказа
• Список товаров, которые будут куплены
• Скидки на количество купленных товаров
• Подтвержденная информация о ценах для каждого товара.

4. Заказ на покупку контракта

Функция заказа на поставку по контракту (CPO) является исключительной как набор юридически обязательных справочных условий для последующих PO, ссылающихся на этот CPO. Кроме того, в отличие от плановых и общих закупок, когда вы можете заранее перечислить, какие предметы необходимы, эти сведения должны оставаться опущенными в любой договоренности, заключенной в рамках CPO.

Здесь обеими сторонами подтверждаются юридические положения и условия, касающиеся будущих заказов на поставку, которые поднимаются в этом соглашении. В некоторых соглашениях установлены сроки их действия, в то время как другие остаются в силе на неопределенный срок, пока покупатель и поставщик не уведомят об ином. CPO включает:

Согласованные и подтвержденные условия, помогающие в последующем формировании заказов на покупку

Заключение

Это были четыре основных типа заказов на покупку, используемых предприятиями каждый день.

Важно узнать, как и когда каждый тип заказа на поставку используется в бизнесе. Использование этих знаний помогает компании развивать хорошие отношения с поставщиками, что неизбежно сказывается на их будущем успехе.

ZapInventory — идеальная платформа, которая поможет вам вести свой бизнес из любого места. Благодаря таким функциям, как заказы на покупку, управление заказами, управление запасами и множество других инструментов, ZapERP позволяет предпринимателям во всем мире эффективно управлять своими заказами на ходу. Проверьте это сегодня!