Независимые подрядчики, консультанты, фрилансеры и работники гиг-экономики представляют собой крупнейшую растущую группу рабочей силы США. По оценкам, 56,7 миллиона американских фрилансеров предоставляют другим компаниям услуги и опыт, которые невозможно найти внутри компании, и часто становятся неотъемлемой частью рабочей силы компании.

На первый взгляд, независимые подрядчики выполняют те же обязанности, что и обычные сотрудники, но иногда границы между независимыми подрядчиками и сотрудниками стираются, что иногда вызывает проблемы с IRS.

Почему при найме подрядчиков нужно учитывать IRS

Одним из преимуществ найма независимых подрядчиков является то, что вы не обязаны платить им заработную плату, льготы или удерживать налоги с заработной платы, как в случае с наемными работниками. IRS активизировала свои усилия по сбору налогов на заработную плату и принимает жесткие меры против работодателей, которые ошибочно классифицируют сотрудников как независимых подрядчиков.

Статистические данные показывают, что около 3,4 миллиона сотрудников классифицируются как независимые подрядчики, тогда как о них следует сообщать как о наемных работниках. Последствия неправильных действий можно разделить на две группы:непреднамеренные или преднамеренные нарушения.

Непреднамеренные последствия:

• 50 долларов США за каждую форму W-2, которую работодатель не подал.
• Штрафы в размере 1,5 % от заработной платы, 40 % налогов FICA, не удержанных с работника, и 100 % налогов FICA работодателя.
• Штраф за неуплату налогов в размере 0,5 % от суммы неуплаченного налога за каждый месяц, но не более 25 % от общей суммы налоговых обязательств.

Последствия преднамеренных неправомерных действий могут привести к дополнительным штрафам и взысканиям:

• Штрафы в размере 20 % от заработной платы, 100 % налогов FICA, не удержанных с работника, и 100 % налогов FICA работодателя.
• Уголовное наказание в размере до 1000 долларов США за каждого ошибочно классифицированного работника.
• Возможно один год тюрьмы
• Лица, ответственные за удержание налогов, могут нести личную ответственность за неуплаченный налог.

Налоговое управление США вводит широкое определение независимых подрядчиков по сравнению с наемными работниками:

«Общее правило заключается в том, что физическое лицо является независимым подрядчиком, если плательщик имеет право контролировать или направлять только результат работы, а не то, что будет сделано и как это будет сделано».

Если вы, как работодатель, осуществляете какой-либо контроль над тем, когда, где и как реальная работа выполняется независимым подрядчиком, вы можете попасть в мутные воды, когда дело доходит до классификации занятости.

Тест независимого подрядчика

Не думайте, что только потому, что вы наняли рабочего в качестве подрядчика, отношения остались прежними. В прошлом IRS использовала 20-факторный тест, чтобы определить, является ли сотрудник независимым подрядчиком. С тех пор его разделили на три основные категории.

Если вы работаете с независимыми подрядчиками и опасаетесь, что вы неправильно их классифицируете, оцените следующее:

• Контроль поведения :имеет ли компания право направлять и контролировать, как работник выполняет задачу, для которой он был нанят, посредством инструкций, обучения или других средств?
• Финансовый контроль :Имеет ли компания право контролировать финансовые и деловые аспекты работы работника, в том числе то, как компания платит работнику, как работник предоставляет свои услуги и в какой степени работник имеет невозмещенные деловые расходы?
• Отношения сторон: Существуют ли письменные договоры между двумя сторонами и предоставляет ли компания льготы для сотрудников, такие как страховка, пенсионный план, отпускные или больничные?

Если вы все еще не знаете, как их классифицировать, рассмотрите следующие примеры:

Независимый подрядчик:

• Работает под коммерческим названием
• Имеет собственных сотрудников
• Ведет отдельный расчетный счет компании.
• Рекламирует свои бизнес-услуги.
• Имеет договор с вами, описывающий отношения
• Счета за выполненные работы
• Имеет более одного клиента
• Имеет собственные инструменты и устанавливает собственные часы работы.
• Ведет деловые записи

Принимая во внимание, что сотрудник:

• Выполняет обязанности, продиктованные или контролируемые другими
• Проходит обучение для выполнения работы

Если вы все еще не понимаете разницу между двумя классификациями, безопаснее всего классифицировать работника как наемного работника. Прежде чем делать это, обязательно проконсультируйтесь со своим бухгалтером или юристом. Кроме того, Налоговое управление США может помочь вам принять решение с помощью формы SS-8 «Определение статуса работника для целей уплаты федерального налога на занятость и удержания подоходного налога».

Здесь есть безопасная гавань!

Если вы считаете, что у вас может быть неправильная классификация работников, вы можете иметь право переклассифицировать своих работников в качестве наемных работников для будущих налоговых периодов в рамках Программы урегулирования добровольной классификации. Опять же, обязательно поговорите со своим налоговым консультантом или адвокатом о преимуществах и недостатках программы в связи с вашей деловой ситуацией и рисками.

Узнайте больше о разнице между подрядчиками и сотрудниками, поговорив с наставником SCORE. Кроме того, ознакомьтесь с этим руководством IRS, которое поможет вам определить, как классифицировать ваших работников.