Oxford Economics утверждает, что высокая рентабельность и рост доходов связаны с эффективным контролем затрат. Однако управлять расходами становится все сложнее. За последние 15 лет только расходы на поездки удвоились и превысили 1,2 триллиона долларов. Расходы, инициированные сотрудниками, сегодня являются вторыми по величине расходами во многих организациях.

Это категории расходов, начиная от развлечений, консалтинга, оплаты мобильного роуминга, расходов на домашний офис и т. д., переходя к контролю сотрудников. Когда эти данные о расходах являются неполными, неточными или поздними, бюджеты значат не более чем число. Менеджеры не могут быть привлечены к ответственности, а плохая прозрачность неизбежно приводит к неверным бизнес-решениям, в том числе к ужасному «замораживанию бюджета» в масштабах всей компании.

Чтобы помочь владельцам бюджетов эффективно управлять ресурсами и принимать более обоснованные решения, SAP Concur запустила Budget — новое решение, которое делает бюджетные данные видимыми, практически в реальном времени и действенными. Бюджет связывает данные из решений SAP Concur, включая расходы, счета-фактуры, запросы на покупку и запросы на командировки, создавая комплексную информационную панель для расходов — до и после их возникновения. В результате финансовые руководители, руководители продаж и менеджеры проектов могут видеть, как разворачиваются расходы. В совокупности каждый сотрудник, принимающий более взвешенные решения, приводит к улучшению общих финансовых показателей и повышению итоговой прибыли.

Предвидеть возможные риски

Бюджет дает возможность каждому увидеть, что происходит, предвидеть возможные риски и принять меры, пока не стало слишком поздно. Это позволяет компаниям выйти за рамки шаблонных таблиц ежемесячного бюджета постфактум. Он целостный и гибкий, независимо от того, сопоставляют ли компании бюджеты с иерархией сотрудников или с проектами. Сотрудники, наконец, могут нести ответственность за устранение перерасхода средств, получая при этом автономию для активной корректировки расходов, чтобы использовать неожиданные возможности. Основные функции включают в себя:

• Простые в использовании данные: Регулярная бюджетная дисциплина упрощается, когда вы видите сводные панели эффективности как на мобильных устройствах, так и в Интернете, а также информацию о бюджете, встроенную непосредственно в момент расхода или утверждения счета.
• Разработано с учетом индивидуальных потребностей сотрудников: Например, установите свои собственные заранее определенные ограничения на сегменты бюджета или автоматические оповещения по электронной почте при достижении пороговых значений бюджета. Настройте персонализированные подкатегории бюджета для более детального отслеживания.
• Получить корпоративный контроль: Настраиваемые рабочие процессы утверждения бюджета, разрешения пользователей и правила аудита помогают поддерживать решения политики в рамках всей организации.
• Углубленное взаимодействие с организацией за счет интеграции с финансовыми системами через общедоступный API.

Gartner считает, что финансовым директорам нужны более совершенные технологии, чтобы облегчить своевременный анализ и принятие решений, контролировать производительность и принимать бизнес-решения с использованием качественных данных. Традиционным бюджетным решениям не хватает гибкости, организационного масштаба и простоты использования, необходимых для удовлетворения этих потребностей бизнеса. Эти решения сосредоточены исключительно на планировании и мало помогают финансовым руководителям дать распорядителям бюджета возможность принимать обоснованные решения на основе качественных данных практически в режиме реального времени. С бюджетом линейные руководители теперь имеют доступ к своевременной и действенной информации, которая традиционно была доступна только высшему руководству. Оптимизация бюджетов подходит как для больших, так и для малых компаний. Это универсальная возможность.

Для получения дополнительной информации посетите страницу управления бюджетом SAP Concur.

SAP Concur будет на стенде 240 на выставке Accountex.