Сколько раз вы отправляли клиенту счет и теряли его из виду, ожидая оплаты? Если это произошло более одного раза, возможно, пришло время улучшить свои навыки отслеживания счетов.
Отслеживание счетов является ключом к отправке напоминаний об оплате, добавлению штрафов за просрочку платежа и, что наиболее важно, к получению оплаты.
Счета-фактуры — это счета, которые вы отправляете клиентам после того, как предоставили им продукт или предоставили им услугу. Счет-фактура просит клиента об оплате. И это дает вам и клиенту бумажный след, чтобы все знали, когда должен быть произведен платеж.
В счете-фактуре перечислены основные сведения, которые необходимо знать клиенту для оплаты счетов, в том числе:
Вы можете отправлять клиентам бумажные счета. Или вы можете попробовать отправить цифровые копии (например, по электронной почте) с электронным выставлением счетов.
Если вы отправляете счета клиентам, вам нужна система отслеживания. Почему? Использование надежной системы отслеживания счетов может помочь вам:
Чтобы упростить процесс получения оплаты, ознакомьтесь со следующими советами по отслеживанию счетов.
Прежде всего:вам нужна система, которая поможет вам отслеживать ваши счета. Вот несколько способов отслеживания счетов:
Использование электронной таблицы означает, что вы должны вручную создать шаблон отслеживания счетов для отслеживания счетов вашего бизнеса, что может занять много времени. Тем не менее, вам не нужно платить за этот метод ничем, кроме вашего времени.
Программное обеспечение для отслеживания счетов делает именно то, что следует из названия:оно дает вам автоматизированный способ создания и отслеживания ваших счетов. Однако программное обеспечение для отслеживания счетов обычно не предоставляет подробные отчеты, как программное обеспечение для бухгалтерского учета.
Использование программного обеспечения для бухгалтерского учета не только дает вам возможность отслеживать ваши счета, но вы также получаете обширные отчеты и другие столь необходимые для бизнеса функции. Если вы хотите автоматизировать свои счета-фактуры и ваши бухгалтерские книги, бухгалтерское программное обеспечение может быть выходом. Не говоря уже о том, что есть некоторые провайдеры, которые позволяют создавать и отправлять оценки, преобразовывать оценки в счета, принимать платежи по кредитным картам и многое другое.
Независимо от того, отправляете ли вы бумажные или электронные счета, всегда сохраняйте копию счета для своих записей.
Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета или программное обеспечение для отслеживания счетов, система действует для вас как автоматический бумажный след. Это означает, что вы можете получить доступ к копиям своих счетов в любое время.
Если вы не используете программное обеспечение, вы можете хранить цифровые копии каждого отправляемого счета на своем компьютере (например, в папке). Или вы можете хранить бумажные копии в картотеке.
Хотите улучшить процесс отслеживания счетов, выявлять и избегать проблем с денежными потоками и легко видеть, когда все ваши дебиторские задолженности подлежат оплате? Если это так, создайте отчет о сроках погашения дебиторской задолженности.
Отчеты о сроках погашения дебиторской задолженности показывают количество дней, в течение которых счет-фактура просрочен. Ваша дебиторская задолженность (AR) — это деньги, причитающиеся вам от клиентов. В этом отчете просроченные счета разбиты еще больше, чтобы классифицировать просроченные счета по установленным периодам времени.
В отчете о сроках погашения дебиторской задолженности обычно используются следующие временные рамки:
Например, у вас может быть счет, просроченный на 30 дней. На следующий день (просрочка 31 день) вы переводите клиента на временной интервал от 31 до 60 дней. Это помогает показать вам, у каких клиентов есть просроченные счета в какой категории. Кроме того, отчет разбивает суммы, причитающиеся за каждый интервал.
Ваш отчет AR может выглядеть примерно так:
| Имя клиента | Общий баланс | Текущий | 1–30 дней | 31–60 дней | 61–90 дней | 90+ дней |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Клиент 1 | $4000 | $0 | 1200 долларов США | $800 | 2000 долларов | $0 |
| Клиент 2 | $0 | $0 | $0 | $0 | $0 | $0 |
| Клиент 3 | $500 | $150 | $0 | 100 долларов | $0 | $250 |
| Итого | 4500 долларов | $150 | 1200 долларов США | $900 | 2000 долларов | $250 |
Использование отчета об устаревании — лучший способ отслеживать ваши счета по интервалам, чтобы увидеть, кто должен наибольшую сумму денег (и когда).
Опять же, использование программного обеспечения может упростить процесс управления отчетом о старении дебиторской задолженности. Программное обеспечение автоматически перемещает счета по конвейеру в зависимости от того, сколько дней просрочено по каждому счету, который вы ввели в систему.
Вы также можете вручную создать отчет AR (например, электронную таблицу отслеживания счетов) и ежемесячно обновлять его.
Использование системы, создание копий и создание отчета об устаревании AR дает вам информацию, необходимую для отправки напоминаний. Вот почему отправка напоминаний вошла в пятерку лучших советов по отслеживанию счетов.
При отслеживании счетов-фактур необходимо отправлять клиентам напоминания с просьбой об оплате. Эти нежные подталкивания напоминают клиентам, что их счета просрочены. Кроме того, напоминания об оплате могут помочь клиентам лучше отслеживать свою кредиторскую задолженность.
Если вы используете программное обеспечение, вам, возможно, не придется беспокоиться об отправке напоминаний. Вы можете настроить автоматические напоминания об оплате, когда счета просрочены на определенное количество дней.
| Возможность отправки напоминаний о счетах — это лишь одна из функций, которыми должна обладать ваша бухгалтерская программа. Что еще должна уметь ваша бухгалтерская программа? Ознакомьтесь с нашим БЕСПЛАТНЫМ техническим документом «10 вещей, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения для бухгалтерского учета», чтобы узнать об этом. |
Взимать плату за просрочку платежа? А как насчет скидки за раннюю оплату? Узнайте, что работает и не работает с вашим текущим процессом, чтобы улучшить отслеживание счетов.
Обратите внимание на свою текущую систему отслеживания платежей, чтобы найти области, которые вы можете улучшить. Вы можете обнаружить, что вам необходимо:
Готовы вывести процесс выставления счетов на новый уровень? С Патриотом Бухгалтерский учет премиум-класса , вы можете создавать и отслеживать неограниченное количество клиентов и счетов, принимать платежи по кредитным картам, настраивать повторяющиеся счета и отправлять автоматические напоминания об оплате. Воспользуйтесь нашей бесплатной пробной версией сегодня!