Удаленное управление командой

Благодаря пандемии COVID-19 все больше предпринимателей, чем когда-либо, используют удаленную рабочую структуру, чтобы позволить своему бизнесу продолжать работу. Но если вы новичок в управлении удаленной командой, некоторые проблемы могут показаться непосильными.

В этой статье мы рассмотрим некоторые из лучших способов сохранить мотивацию и вовлеченность вашей команды, когда личные встречи больше не подходят.

1. Планирование встреч

Тони Шерба, президент и отец-основатель Yeti LLC, подчеркивает преимущества создания стандартной структуры совещаний, которой могут следовать сотрудники. Во время пандемии команда Шербы усердно работала над тем, чтобы проводить стандартные собрания, чтобы имитировать то, что происходило бы в офисе.

В компании Yeti LLC все команды «встречаются» в установленное время по понедельникам, чтобы обсудить еженедельные стратегии и распределить задачи. Затем отдельные команды проводят ежедневные «схватки» и последующие встречи в течение недели.

Этот последовательный диалог гарантирует, что каждый будет чувствовать себя вовлеченным и знает, как его работа влияет на компанию в целом. Это также дает ощущение уверенности в невероятно неопределенное время:в данный момент мы не можем многое контролировать, но в 10 утра в понедельник эта команда, по крайней мере, знает, чего от них ждут.

2. Совещания и встречи один на один

Помимо крупных еженедельных совещаний, Sherba также подчеркивает важность небольших запланированных совещаний в течение недели. В частности, групповой звонок по пятницам позволяет команде поделиться своими успехами и обсудить улучшения, которые можно реализовать за выходные.

Помимо групповых видеоконференций, очень важно общаться с командой один на один. Используйте командный календарь, такой как Google, для планирования индивидуальных встреч, на которых вы можете обсудить победы и трудности в более личной обстановке.

Показывая своей команде, что вы все еще рядом с ними, даже если вы не в одной комнате, вы сможете поддерживать отношения и убедиться, что ваша команда чувствует себя ценной и услышанной.

WorkWithCo предлагает несколько замечательных советов, которые помогут вашей команде оставаться вовлеченными при работе из дома, и рассказывает о том, как важно учитывать эмоции. Для успешного управления удаленной командой важно, чтобы каждый чувствовал участие и заботу о себе.

3. Предлагайте гибкость

В офисе легко справиться с отвлекающими факторами и создать продуктивную рабочую среду. Однако дома контролировать ежедневные отвлекающие факторы гораздо сложнее.

Линетт Петтиникки, основатель Lynette Nicole PR, предлагает предоставить вашим сотрудникам пространство для работы с детьми, которым нужна помощь с домашним заданием, или с собаками, которым нужно выйти на улицу. Эта адаптивность позволит членам вашей команды быть более продуктивными и сосредоточенными в долгосрочной перспективе.

Она считает, что отказ от управления командой на микроуровне и предоставление некоторой гибкости для решения личных вопросов в "рабочее время" может помочь улучшить концентрацию и "может привести к более качественной работе".

Том Сири, основатель и генеральный директор RealSelf, также считает, что, предоставив членам команды немного больше гибкости, можно создать чувство командного духа, которое в противном случае было бы сложно поддерживать в удаленной рабочей среде. "Я лично видел, как наша команда собралась вместе... благодаря лидерам, рассказавшим о влиянии, которое они испытали как родители, заботясь о членах семьи и о своем психическом благополучии".

4. Эффективно используйте инструменты обмена сообщениями

Если ваша команда плохо знакома с онлайн-работой, рекомендуется использовать инструменты обмена сообщениями, такие как Slack, чтобы получить все преимущества.

Эти инструменты не только обеспечивают общение между персоналом и руководством для решения мелких повседневных вопросов, но они также дают команде возможность пообщаться между собой, что идеально подходит для поднятия морального духа.

Электронные письма следует зарезервировать для более длительных сообщений, внешних сообщений или ежедневных обновлений, актуальных для всех. Групповые чаты отлично подходят для вовлечения команды и передачи небольших обновлений по мере их появления.

5. Видеоконференции

Если вы общаетесь со своей командой только с помощью конференц-связи или в письменном виде, вы многое упускаете.

Групповые видеочаты с использованием программного обеспечения, такого как Zoom, могут обеспечить вашей команде ценное личное время с вами и их коллегами, даже если вы физически не находитесь в одном месте.

Видеозвонки также являются отличным способом обеспечить вовлеченность вашей команды:гораздо сложнее играть с телефоном или выполнять несколько задач одновременно, когда вы участвуете в видеовызове, а не только в аудио.

6. Часы работы

Но хотя гибкость важна, многие предприниматели также признают преимущества фиксированного рабочего времени.

Нахождение всех в одном и том же виртуальном пространстве в определенные часы (например, с 10:00 до 16:00) обеспечивает открытое общение и гарантирует, что все будут доступны для важных обновлений и информации.

Настройка этих часов также дает вашей команде (и вам) жизненно важный шанс:возможность отключиться.

Запланировав встречи, личные встречи и общие рабочие часы, ваша команда будет иметь более четкое представление о том, что им нужно делать и когда. Это также означает, что они могут выключить свой компьютер в конце дня и покинуть свое рабочее место, вместо того, чтобы чувствовать, что им нужно оставаться на связи всю ночь.

Это также выгодно вам как руководителю удаленной команды. Установив четкие ожидания и доступность, ваша команда будет знать, когда вы готовы ответить на вопросы, а когда вас нет на месте.

7. Уделите время психическому здоровью

Работа из дома может быть бесценным способом повысить производительность и мотивацию, но только при эффективном управлении. Старайтесь, чтобы каждое общение не было связано с работой, и выделяйте время в день, неделю, месяц, чтобы делиться моментами общения и отмечать особые события.

Некоторые успешные руководители предлагают устраивать еженедельные "счастливые часы" или "кофе-брейки", чтобы позволить своей команде немного отдохнуть и развить эмоциональные связи. Отмечая такие моменты, как дни рождения или годовщины работы, с помощью видеочата, вы также культивируете чувство связи, которого может быть сложно достичь при удаленной работе.

Несмотря на то, что важно сосредоточиться на своей команде, нельзя упускать из виду свое психическое здоровье. Лили Скэнлон, директор Korn Ferry, призывает руководителей и предпринимателей помнить, что вы «не одиноки в этом».

Scanlon рекомендует руководителям «обратиться в свои сети и узнать их точку зрения». Делитесь своим опытом, ресурсами и извлеченными уроками — или даже просто предлагая сочувствие и поддержку — все это может быть неоценимым для руководителей, пытающихся ориентироваться в странном новом мире удаленной работы.

8. Поддержка

Выделение времени для общения, обмен ценными новостями, связанными с работой, и вовлечение вашей команды в повседневные решения — это отличные способы поддерживать вовлеченность удаленных сотрудников. Но разрешение «времени простоя», болтовни и небольшой гибкости также может иметь большое значение для создания виртуального рабочего места, которое чувствует поддержку и гостеприимство.

Поговорите со своей командой о том, какую поддержку они хотели бы получить, и используйте другие контакты для создания позитивной рабочей среды. Таким образом, у вас будет счастливая и продуктивная команда, даже если они не могут физически собраться вместе.