Что такое процесс управления запасами? - Преимущества и проблемы
Поскольку в Интернете появляется все больше и больше магазинов электронной коммерции, конкуренция только растет с каждым днем. Чтобы добиться успеха, каждая функция в организации должна научиться работать в тандеме, чтобы эффективно удовлетворять потребности и ожидания клиентов. Особенно важным аспектом этого является процесс управления запасами (IM) в рамках управления цепочкой поставок (SCM) организации, поскольку он включает в себя регулирование всех процессов, задействованных с момента получения товара, т.е. отправлено заказчику.
Что такое управление запасами?
Управление запасами - это эффективное решение и «управление» товарно-материальными запасами организации от закупок до конечной поставки на различных этапах, то есть сырье, производство, готовая продукция.
Подход, применяемый каждой организацией к управлению своими запасами, оказывает огромное влияние на ряд различных бизнес-процессов, поскольку они могут увеличивать или уменьшать прибыль компании. Поэтому становится все более важным, чтобы предприятия выбирали, определяли и применяли правильную технику, а также вкладывали средства в программное обеспечение для управления запасами (см. Www.zapinventory.com), что может привести к тому, что процесс станет эффективным, продуктивным и прибыльным.
Как это повлияет на вашу организацию?
Хотя хорошее и эффективное управление запасами может увеличить прибыль для бизнеса, даже тривиальные ошибки в процессах могут сжечь ваши доходы и повлиять на чистую прибыль. В организациях есть три уровня, а именно структура, процесс и система, каждый из которых важен для общего функционирования организации. По порядку, первый уровень определяет ключевые элементы бизнеса, второй устанавливает шаги, которые необходимо выполнить, а третий выравнивает элементы и решает проблемы. Управление запасами работает с каждым из этих элементов.
Независимо от размера, ни один бизнес не защищен от негативного воздействия плохого управления запасами. Неправильное управление цепочками поставок может иметь серьезные последствия. Если у вас слишком большой инвентарь, или вы используете устаревшие методы для отслеживания своих товаров, или у вас нет адекватных отчетов и прогнозов, вам лучше взять веревку, пока не стало слишком поздно.
Плохое управление запасами может убить ваш бренд. Мы читали о катастрофических ошибках в инвентаризации таких крупных брендов, как Nike, Target и KFC, но если вы не такие крупные, как эти ребята, вы просто не можете себе этого позволить.
Процесс управления запасами
Процесс управления запасами, по-видимому, выглядит довольно простым и совсем несложным. По мере того, как вы погружаетесь глубже и анализируете каждую функцию, вы начинаете понимать, насколько она обширна. Хотя предприятия различаются по своей деятельности, общий процесс управления запасами для большинства предприятий выглядит примерно так:
Получить Первый шаг в процессе управления запасами начинается с момента поступления товаров на склад. Это могут быть сырье, комплектующие, косвенные материалы и готовая продукция для перепродажи. Компании используют программное обеспечение с возможностями управления складом, чтобы упростить процесс.
Обзор После получения товары проверяются, сортируются и хранятся в специально отведенных местах. В то время как более крупные организации могут позволить себе отдельное подразделение для этого, более мелкие организации используют склад в качестве складского помещения. Товары маркируются артикулами (единиц хранения) и штрих-кодами для отслеживания.
Монитор Теперь, когда все товары учтены, уровни запасов регулярно контролируются с помощью комбинации физического и автоматического подсчета запасов. Это гарантирует, что все будут в курсе имеющихся запасов, и предотвратит вероятность их отсутствия, дублирования заказов, подверженности рискам и т. Д. Мы обсудим больше о методах управления запасами в следующем разделе.
Заказ Клиенты размещают заказы в соответствии с продуктами, предлагаемыми в магазине, либо через магазин электронной коммерции, либо через физическую точку через POS (Point of Sale). Затем заказ обрабатывается для утверждения.
Одобрить Как только заказ получен, он утверждается на основании кассового чека, заказа на поставку и т. Д., И поставщик перемещает его для выполнения заказа.
Посетите ZapERP для управления заказами
Отправка После утверждения заказа он готовится к отправке производителю, продавцу или конечному потребителю. Внедрение системы выполнения заказов упрощает управление процессом и экономит кучу времени.
Обновить Каждый раз, когда товарные запасы отправляются со склада, записи должны обновляться и передаваться соответствующему персоналу во избежание затоваривания или недостаточности запасов.
Пополнить запасы В зависимости от спроса и предложения запасы необходимо пополнять по мере необходимости, исходя из уровней запасов, как и из системы управления запасами. Подробнее об этих техниках в следующем разделе, продолжайте читать!
Какие есть разные техники?
У большинства предприятий есть какие-либо материальные запасы, и им нужны надежные инструменты для их обслуживания и управления. Это может быть достигнуто путем внедрения эффективного процесса управления запасами и достижения максимальной эффективности рабочего процесса, оптимальной отдачи от инвестиций (ROI) и минимальных затрат. Давайте посмотрим на основные методы управления запасами:
Управление запасами Это процесс поддержания оптимального уровня товарно-материальных запасов, то есть наличия на складе достаточного количества товаров для быстрого удовлетворения требований клиентов при сохранении низких затрат на поддержание запасов. Хотя это звучит просто, на самом деле добиться этого может быть довольно сложно. Этот термин часто используется как синонимы в компаниях с Inventory Management.
Прочтите наш блог об управлении запасами против управления запасами
LIFO и FIFO Эти методы оценки являются бухгалтерскими компонентами систем управления запасами. Last-In-First-Out (LIFO) - это метод, при котором товары, которые были доставлены последними, отправляются в ближайшее время, а First-In-First-Out (FIFO) - это метод, при котором самые старые товары отправляются быстрее всего. Они подробно описывают фактическую стоимость запасов и чистую прибыль компании.
Анализ ABC Этот метод определяет стоимость предметов инвентаря в зависимости от их важности для бизнеса и количества. « А Товары »малочисленны, но имеют высокую стоимость. « B Товары »умеренные по количеству и стоимости. « C Товары »имеют большое количество, но низкую стоимость.
Обзор акций Традиционно ручной и физический процесс сравнения текущего уровня товарных запасов с предполагаемыми фьючерсными потребностями, он также подвержен человеческим ошибкам, занимает много времени и является трудоемким процессом. Со временем при обзоре запасов появилась технология автоматизации, которая позволяет менеджеру по запасам устанавливать желаемый минимальный уровень запасов и автоматически переупорядочивать товары по мере необходимости.
Точно вовремя (JIT) Как следует из названия, метод Just-In-Time основан на точной логистике, чтобы гарантировать, что товары из инвентаря прибудут «точно в срок», чтобы удовлетворить потребности клиентов. Это замечательно с точки зрения сокращения потерь и использования ненужного хранилища, но требует больших объемов данных и критически важно, чтобы для этого требовалось точное знание различных факторов и инструментов.
Подсчет циклов Это постоянная процедура аудита запасов, в ходе которой определенные части запасов подсчитываются в определенных местах в определенные дни. Это также известно как циклический инвентарь . , и это гарантирует, что каждая позиция учитывается хотя бы один раз за отчетный период (обычно один год). Он отличается от традиционной инвентаризации, когда операции приостанавливаются на время подсчета всех предметов.
Преимущества системы управления запасами
Чтобы развернуть эффективный процесс управления запасами, вам понадобится хорошая система управления запасами (IMS). Но прежде чем мы перечислим преимущества IMS, давайте кратко коснемся преимуществ управления запасами.
Повышение точности инвентаризации.
Избегайте затоваривания и занижения.
Сниженные расходы
Повышение производительности
Лучшее понимание
Увеличение прибыли
Большая прозрачность и ясность.
Повышение качества обслуживания клиентов.
Если бы они были достаточно прибыльными, вот преимущества наличия системы управления запасами. Еще лучше, если он будет интегрирован с ERP!
Упрощенное управление запасами Вполне возможно, что это лучший вариант в списке. Постоянный процесс закупок, логистики, складирования, управления заказами и выполнения огромен. Самым большим преимуществом использования программного обеспечения для управления запасами является то, что оно делает процесс намного проще и проще.
Меньше ручных усилий и неточностей Ручные рабочие процессы требуют ошибок или, как мы их называем, человеческих ошибок. Это неизбежно. Управление запасами включает в себя некоторые сложные вычисления и процессы, которые могут занять много человеко-часов, которые IMS может выполнить эффективно и точно за несколько минут. Кроме того, он автоматизирует все процессы сбора и отслеживания данных, не оставляя места для ошибок и неточностей, таких как дублирование данных.
Снижение риска перепродажи Многие компании сталкиваются с запретом на торговых площадках, таких как Amazon и eBay, за перепродажу своей продукции. Перепродажа происходит, когда запас не обновляется, а покупатель размещает заказ на товар, которого нет в наличии. Это также приводит к потере контроля и разочарованию клиентов. Система гарантирует, что ваши запасы обновляются в режиме реального времени, и в противном случае избегает последствий.
Используйте автоматизацию Такие задачи, как RFID и сканирование штрих-кода, ускоряют такие функции, как инвентаризация, получение и выполнение. Использование для этого программного обеспечения для обмена мгновенными сообщениями не только сокращает количество ручных ошибок, но и освобождает ваших сотрудников от повторяющихся задач, которые отнимают ненужное время.
Снижает расходы и увеличивает прибыль Это самый прибыльный пункт в списке - прибыль. Оптимизация процесса управления запасами с помощью надлежащей системы не только исключает косвенные затраты на складские запасы, но и дает дополнительную экономию средств. Это может помочь сократить время выполнения заказа вашим поставщиком и уменьшить избыточные и устаревшие запасы в дополнение к самой большой экономии, которую дает автоматизация. Вы можете увеличить прибыль, используя свою IMS для соответствующего прогнозирования спроса и запасов, чтобы у вас никогда не осталось запасов в сезоны высокого спроса на вашу продукцию.
Принятие решений на основе данных Системы управления запасами собирают информацию из нескольких точек данных. Воспользуйтесь этой возможностью своей IMS для принятия высококачественных решений по инвентаризации на основе данных, которые помогут вам сократить расходы и сэкономить время.
Повышение производительности Различные средства аналитики в вашем программном обеспечении для обмена мгновенными сообщениями могут помочь вам определить, какие из ваших продуктов продаются быстрее, какие из ваших каналов продаж приносят больше всего продаж, а какие нет. Используйте это, чтобы принимать более разумные решения, например, на чем вам следует сосредоточиться больше, а на каких областях необходимо улучшить.
Экономит драгоценное время Неудивительно, что компьютеры или, в данном случае, программное обеспечение способны работать в несколько раз быстрее, чем люди. Когда вы полагаетесь на программное обеспечение для управления запасами, процессы становятся более быстрыми, точными и надежными, сокращается избыточность задач и дублирование данных, сокращаются прямые и косвенные затраты, а также ваше драгоценное время.
Улучшенное прогнозирование Когда вы используете IMS, она может дать представление о различных тенденциях посредством сбора и анализа данных за определенный период времени. Как только вы определите эти тенденции и поймете их, вы сможете существенно улучшить прогнозирование запасов.
Оптимизация инвентаря Одной из распространенных проблем для всех предприятий, занимающихся физическими запасами, является затоваривание и недостаток запасов. Ключевым моментом является определение правильного баланса и управление им. К счастью, надежная IMS может помочь вам в режиме реального времени выявлять запасы, количество которых невелико, так что вы можете делать заказы заранее и избегать их дефицита, а также избавляться от необходимости затоваривать запасы.
Улучшение деловых переговоров IMS имеет функции отслеживания партий, которые помогают повысить отслеживаемость и получить доступ к ценной информации, чтобы вы могли лучше взаимодействовать с потенциальными поставщиками, определять, какие из них выгодны, а какие нуждаются в улучшении.
Соответствие GAAP Правильная и точная оценка ваших акций является обязательной для обеспечения финансовой прозрачности. Большинство IMS предлагают точность, требуемую общепринятым принципом бухгалтерского учета то есть GAAP.
Улучшена общая видимость По мере роста бизнеса вещи, как правило, со временем утрачиваются и теряются из виду. В случае, например, отзыва продукта, это может быть гигантская задача, и на извлечение продуктов без надлежащей функции отслеживания партий может потребоваться бесчисленное количество часов. Это определенно не идеально для ведения бизнеса. Цифровая IMS позволяет менеджерам по запасам получать данные о продуктах по дате и местонахождению, используя серийные или идентификационные номера.
Безопасность данных Не все предназначено для всех. Когда вы управляете компанией, важна иерархия, а также определение ролей и доступа для вашей команды. В отсутствие системы границы могут стать размытыми, и может быть отсутствие ответственности. Когда вы используете систему обмена мгновенными сообщениями, вы можете определять роли, а также доступ для каждого пользователя. Таким образом, вы гарантируете, что только предполагаемое лицо может получить доступ к данным. Самым большим преимуществом является то, что он обеспечивает безопасность на всех уровнях.
Проблемы, которых можно ожидать
Как и почти все отличное, системы управления запасами также сопряжены с некоторыми проблемами. Не упустите следующие проблемы при построении процесса управления запасами:
Может быть сложным Переход с ручного на автоматический режим может быть хорошим, но может быть сложным. Поскольку в управлении запасами очень много процессов и компонентов, оно может показаться вам немного сложным, и к нему может потребоваться некоторое время, чтобы привыкнуть. Важно, чтобы ваша команда была привержена пониманию, а также использованию программного обеспечения. Сначала может потребоваться некоторое время, чтобы все привыкли к платформе. Тем не менее, как только у вас будет возможность познакомиться с работой платформы, это обязательно упростит вам жизнь в долгосрочной перспективе.
Факторы риска Хотя риск, связанный с ошибками и неэффективностью, снижается благодаря формализованным процессам и автоматизированным рабочим процессам, вам необходимо следить за процессом управления запасами на предмет возможных улучшений и ошибок, чтобы избежать рисков. Было бы целесообразно связать ваш IM-процесс с управлением цепочкой поставок (SCM) и контролем качества (QC). Это поможет защитить вашу репутацию и прибыль.
Другой возможный риск - это неожиданный сбой системы. Однако эту проблему можно устранить, выбрав программную платформу, такую как ZapERP inventory management, которая является облачной платформой. Таким образом, в случае, если это произойдет, все ваши данные будут сохранены, поскольку все они хранятся в облаке.
Ресурсоемко Наряду с потенциальными первоначальными инвестициями в приобретение программного обеспечения, вы можете рассчитывать потратить значительное количество времени и усилий на получение поддержки со стороны высшего руководства, а также других членов компании в целом. Добавьте к этому стоимость обучения и подготовки программного обеспечения, прежде чем вы сможете «запустить», то есть развернуть программное обеспечение в рамках всей операции.
Может быть дорого Это особенно актуально для малого бизнеса. Затраты, связанные с покупкой и развертыванием программного обеспечения для обмена мгновенными сообщениями, могут быть весьма пугающими. Тем не менее, первоначальные вложения более чем окупаются в виде повышения лояльности клиентов и увеличения прибыли. Один из способов снизить стоимость - выбрать платформу, размещенную в облаке. Мало того, что риск ниже, но и стоит небольшая часть той суммы, которая вам стоила бы в противном случае, если бы вы разработали его собственными силами.
БОНУС:как разработать эффективный процесс управления запасами?
Есть бесчисленное множество вариантов, но ваш бизнес не похож на бизнес вашего ближайшего соседа. Вам необходимо тщательно проанализировать и оценить свои цели и миссию, чтобы определить ключевые требования, которые помогут вам их достичь. Ознакомьтесь с этим мини-контрольным списком -
Определитесь с бюджетом Как мы уже упоминали в этом блоге ранее, вы можете ожидать некоторых заметных затрат при выборе и внедрении программного обеспечения для обмена мгновенными сообщениями. Это помогает определить предполагаемые прямые и косвенные затраты и определить уровень вашего комфорта. Если вы выберете программное обеспечение, которое связано с закупками, ERP (планирование ресурсов предприятия) и бухгалтерским программным обеспечением, это поможет соединить точки в финансовом отношении. Помните, хотя первоначальные инвестиции могут показаться большим числом, очевидно, выгода, которую вы получите, в долгосрочной перспективе будет гораздо больше.
Разберитесь в логистике и хранении Тип, расположение и количество необходимых складов будут зависеть от размера вашей отрасли и компании. Выберите IMS, которая упростит координацию по всем каналам.
Поставьте себя на первое место Один размер не подходят все. Вам нужно взвесить все доступные варианты и сосредоточиться на том, который проверяет все ваши поля (требования) - или, по крайней мере, на том, который проверяет большинство из них. Примите во внимание стоимость покупки, стоимость адаптации, стоимость переключения (да, это тоже важно, поскольку это будет серьезным фактором, если вы решите переключиться на альтернативный инструмент) и т. Д. Большинство вариантов предоставляют бесплатную пробную версию для установить количество дней; Воспользуйтесь этим и опробуйте все, что вам нравится, прежде чем приблизиться к одному.
Управление запасами не должно расстраивать
Может показаться, что управление продуктами - это более сложная задача, чем их продажа потенциальным клиентам. Мы надеемся, что эта статья была успешной в том, чтобы снять часть разочарования, поскольку она была полезной в предоставлении информации о вещах, на которые следует обратить внимание при выборе программного обеспечения, преимуществах и проблемах IMS. Инвестируя в правильное программное обеспечение для обмена мгновенными сообщениями, вы можете быть уверены, что оно всегда и везде, и позаботитесь не только о своих запасах, но и о расходах и неэффективности вашей организации.
Посетите наши другие блоги, чтобы получить дополнительную информацию об управлении запасами, многоканальных продажах, точках продаж и многом другом. Если вы являетесь продавцом электронной коммерции, вам необходимо подписаться на этот блог! Чтобы сделать сделку еще приятнее, мы даже дадим вам 2 недели дополнительной пробной версии, когда вы зарегистрируетесь в ZapERP. Просто сделайте снимок экрана этого раздела и напишите нам по электронной почте.
