Компания ежегодно составляет отчет о бюджете, чтобы подробно описать бюджет и инициативы организации. Обычно он представляется совету директоров и высшему руководству. Менеджеры основывают свои бюджетные отчеты на информации, которую они собирают из различных отделов, включая маркетинг, бухгалтерию и группы, которые ведут специальные проекты.
Напишите имя и должность человека, который составляет и публикует бюджетную ведомость, вместе с подразделением или отделом, которое он представляет, вверху страницы. В следующей строке напишите дату выпуска заявления.
Напишите отчет о своем бюджете, как обычную памятку или письмо. Приветствуйте человека или людей, которым вы это отправляете, например «Членам Правления».
В первом абзаце укажите общую сумму бюджета на предстоящий финансовый год. Например, в заявлении может быть сказано:«Мы рады объявить наш бюджет на 2010 год в размере 11 240 000 долларов США» или что-то подобное.
Кратко опишите фокус и цель организации на предстоящий год в следующем абзаце. Например, если компания является некоммерческой, вы можете описать миссию организации и то, что она планирует выполнить в следующем году.
Создайте отдельные разделы, в которых обсуждается каждая часть бюджета на предстоящий год. Например, если большая часть бюджета будет направлена на инициативы в области интернет-рекламы или дополнительные исследования, разбейте их на отдельные разделы. Объясните, почему и в каких пропорциях идут деньги на эти инициативы.
Обсудите любые начатые новые программы или значительный прогресс, достигнутый в предыдущем году. Если вы планируете финансировать эти новые программы за счет бюджетных средств, указанных в этом заявлении, не забудьте обсудить это в специальном разделе под названием «Новые программы» или в чем-то подобном.
Завершите сводку бюджета, заглянув в будущее. Задайте важные вопросы, прежде чем писать резюме. Каковы цели компании на ближайшие пять-десять лет? Как этот бюджет связан с этими планами?
Бюджетная ведомость может быть как короткой, так и длинной страницей или пятью или шестью страницами. Постарайтесь, чтобы бюджет был как можно более кратким, но обязательно включите полную информацию о деньгах, которые будут потрачены.
Вы также можете предоставить электронную таблицу с письменным заявлением, в котором бюджет разбивается по цифрам. Перечислите ожидаемые доходы на предстоящий год в одном разделе, перечислите каждый отдел или программу, получающую бюджетные деньги в другом, и, наконец, просуммируйте все, чтобы вы могли увидеть чистый профицит или дефицит бюджета.
