Пандемия коронавируса остановила все личные мероприятия и массовые собрания. Свадьбы, концерты и спортивные мероприятия были отложены или изменены, чтобы предотвратить распространение болезни. Несмотря на то, что многие компании и организации первоначально изменили график, неопределенность в отношении того, когда закончится пандемия, остается, что вызывает больше вопросов о том, как двигаться дальше.

В то время как личные мероприятия откладываются, количество виртуальных мероприятий резко возросло. Например, по данным Forbes, компания 6Connex, занимающаяся виртуальными мероприятиями, увеличила количество виртуальных мероприятий с начала пандемии COVID на 1000 %.

Произошло излияние творчества исполнителей и инноваций компаний в переходе к виртуальному миру и создании привлекательных онлайн-программ. Если вы изо всех сил пытаетесь перейти от офлайн к онлайн-мероприятиям, вот что вам нужно знать о том, как начать работу с виртуальными мероприятиями.

Выберите платформу для виртуальных мероприятий

Первым шагом для проведения виртуального мероприятия является выбор платформы. Многие из этих потоковых сервисов существовали задолго до пандемии, но все они стали чрезвычайно популярными после COVID. Вот несколько вариантов для рассмотрения:

• Масштаб: Zoom бесплатен для собраний с участием до 100 человек, которые длятся 40 минут. Тем не менее, есть планы стоимостью от 150 до 200 долларов США, которые позволяют вам принимать до 500 участников, иметь неограниченное облачное хранилище для записанных событий, транскрипцию того, что говорят люди, и многое другое.
• Прямая трансляция в Facebook: Преимущество Facebook Live заключается в том, что вашей записью можно автоматически поделиться на вашей странице, что делает ее доступной для более широкого круга людей. Вы также можете интегрировать Facebook и Zoom, чтобы транслировать свои мероприятия Zoom на платформе в прямом эфире.
• AdobeConnect: AdobeConnect выводит многие стандартные платформы видеоконференций на новый уровень, предоставляя гораздо более широкий спектр настроек и гибкость для проведения интерактивных и увлекательных мероприятий с известным брендом.
• Перейти на встречу: GoToMeeting обычно используется в профессиональной среде, но может использоваться и для частных мероприятий. Если вы планируете провести веб-семинар или виртуальную конференцию, на которую вы продаете билеты и ограничиваете посещаемость, рассмотрите возможность использования этого варианта.

Как видите, каждая платформа предлагает решения, соответствующие потребностям организации. Выбранный вами вариант будет зависеть от того, как вы планируете транслировать контент, от количества присутствующих и от того, насколько индивидуальным должен быть опыт.

Создайте полезный вспомогательный контент

Виртуальные мероприятия могут быть увлекательными, как и личные мероприятия, и один из способов сделать их привлекательными — предоставить вспомогательный контент для участников. Например, вы можете создать рабочие листы или полную рабочую книгу или даже разослать подарочную сумку всем участникам перед мероприятием.

Этим вспомогательным контентом также можно поделиться с посетителями позже, чтобы у них была информация еще долго после окончания мероприятия. Например, Adobe Summit в этом году стал полностью виртуальным. Тем не менее, компания поделилась более 100 видеороликами по шести прорывным трекам, а затем разместила их бесплатно в Интернете. Это позволило владельцам бизнеса получать необходимую им информацию и просматривать ее в удобное время.

Не забудьте убедиться, что эти вспомогательные материалы легко доступны и доступны. Вы можете запланировать автоматическую отправку электронного письма после мероприятия с копией презентации, видеозаписью и любыми PDF-файлами, графикой или контентом на вынос, который вы хотите предоставить людям.

Если вы беспокоитесь о совместном использовании мультимедиа и использовании функций совместного доступа к экрану во время мероприятия, устройте несколько пробных заездов со своей командой. Это поможет вам привыкнуть к технологии и устранять неполадки до самого события.

Разработайте план продвижения

Как и в любом другом мероприятии, вам нужно создать ажиотаж вокруг вашего виртуального собрания и побудить людей посетить его. Вам может не понадобиться такой большой маркетинговый бюджет, если вы обращаетесь только к людям в Интернете, но вам все равно нужно создать ажиотаж.

Подумайте о том, чтобы создать на мероприятии ощущение эксклюзивности, ограничив количество участников или создав «VIP-опыт», предложив ранний доступ, бонусный контент или встречи один на один со спикерами. Это воодушевляет людей и стимулирует продажи билетов.

Не забывайте и об обычных тактиках продвижения, в том числе:

• Электронный маркетинг
• Сообщения в социальных сетях
• Продвижение гостя или докладчика
• Платные объявления
• Обновлена ​​копия веб-сайта/целевые страницы мероприятия.

Узнайте о других виртуальных мероприятиях, которые происходят сейчас

Вам не нужно полностью изобретать велосипед для вашего виртуального мероприятия. По мере того, как все больше людей посещают эти виртуальные встречи, они чувствуют себя более комфортно и узнают, чего ожидать.

Рассмотрите возможность посещения нескольких мероприятий конкурентов в вашей области или мероприятий неконкурентов, формат которых вам нравится. Делайте заметки о том, что делает эти события удивительными и как их можно улучшить. Затем вы можете создавать наилучшие виртуальные мероприятия для своей аудитории, основываясь на том, что вам кажется хорошим или плохим. Дайте посетителям то, что они полюбили в виртуальных мероприятиях, и внесите в это свой собственный взгляд.

Ваша аудитория в восторге от вашего мероприятия

Как и во всем новом, вы должны быть готовы пробовать, делать ошибки и учиться на ходу. Хорошей новостью является то, что все новички в этой концепции, ваши посетители, вероятно, не знают о небольших ошибках, которые случаются на этом пути, и более снисходительны к тем, которые они замечают. Делайте это шаг за шагом, выбирая свою видеоплатформу, создавая вспомогательный контент, продвигая мероприятие и посещая других, чтобы вы могли учиться и расти с каждым новым мероприятием, которое вы проводите