Это случается практически с каждым предпринимателем. Вы достигли точки в своем бизнесе, когда чувствуете, что застряли, и прогресс остановился. Бизнес может идти хорошо, но для того, чтобы быть в курсе дел, все равно требуется каждую минуту каждого дня. Вы думаете о других владельцах бизнеса, которым удалось жить той жизнью, о которой они всегда мечтали, и у них есть свободное время, чтобы сосредоточиться на новых творческих начинаниях или провести отпуск со своими семьями. Что у них есть такого, чего нет у вас?
Ключ к их успеху - это то, что есть у каждого предпринимателя, но еще не нашел времени на его реализацию. Я видел гораздо больший успех у предпринимателей, с которыми я работаю, которые решают использовать этот ключ, по сравнению с теми, кто этого не делает.
Я знаю, что «системы, политика и процедуры» звучат устрашающе и сухо. Я с любовью называю это наименее привлекательной частью построения бизнеса, но выслушайте меня.
Как и большинство предпринимателей, вы, вероятно, обнаружите, что зарабатываете намного меньше денег и работаете намного дольше, чем планировали. Если вы начали бизнес, потому что хотели жить исключительной жизнью, которая включала время с семьей и друзьями, путешествия и финансовую свободу, тогда вам необходимо разработать системы, политики и процедуры, чтобы избавиться от ненужных повседневных дел. -дневные задачи, которые мешают вам масштабироваться. Они могут трансформировать свой бизнес, и освободить вас от необходимости делать все самостоятельно. Это единственный путь к истинной свободе в ведении бизнеса.
Хорошая система включает в себя письменные правила и процедуры по теме вашего бизнеса. Политика объясняет причину или философию процедуры, а процедура дает шаги.
Совершенно необходимо, чтобы философия, лежащая в основе политики, была ясна, чтобы процедура имела смысл. У вас особый способ делать что-то уникальное для вашего бизнеса. Если вы сразу перейдете к процедуре без учета основного контекста политики, ваши сотрудники не поймут, почему они делают то, что делают.
Отличная система - это система, которая вдохновляет сотрудника действовать так, как вы хотите, дает ему возможность принимать решения, гарантирует, что процесс всегда выполняется одинаково, и, в конечном итоге, обеспечивает клиентам и клиентам единообразие опыта. Что еще более важно, отличная система дает вам свободу развивать свой бизнес и сосредотачиваться на общей картине.
Итак, с чего вы начнете со своими системами? Мне нравится начинать со всего, что мне не нравится. Подумайте о вещах, на которые вы не тратите время наихудшим образом или о том, что вы делаете снова и снова. Я называю эти повторяющиеся процессы. Это могут быть такие вещи, как ежемесячная бухгалтерская и финансовая проверка, то, как потенциальные клиенты становятся реальными клиентами, или даже то, как вы отвечаете на телефонные звонки. Напишите, как именно вы хотите решать эти задачи. Затем постепенно переходите к другим частям вашего бизнеса.
Затем попросите ваших сотрудников записать политики и процедуры для своих ролей в вашей компании. Это включает в себя все, от того, как они делают кофе, до того, как они относятся к клиентам и взаимодействуют с ними. Эта документация ваших сотрудников также дает вам прекрасную возможность ознакомиться с любыми политиками или процедурами, которые вы хотели бы улучшить или отменить, при этом давая сотрудникам важную ответственность за процесс.
Если у вас есть новый сотрудник, который приступает к работе без заранее написанных процедур, вы также можете попросить их записывать процедуры в реальном времени по мере их изучения.
Если вы похожи на меня (и на большинство знакомых мне предпринимателей), это может показаться ужасающей и непосильной задачей, которую большинство предприимчивых людей предпочли бы избежать. Просто делайте это шаг за шагом. Выделите в календаре один или два дня в месяц, чтобы работать только с вашими системами и процедурами. Но обязательно запланируйте это - это должно быть в календаре. Ни разу в жизни я не думаю:«У меня есть лишний час, я буду работать над процедурами». Вы должны освободить место для вас и ваших сотрудников для работы над этим проектом, и проект станет намного проще, когда вы наберете обороты в своей компании.
Поскольку я систематизировал весь свой бизнес с помощью политик и процедур, я заметил, что он растет в геометрической прогрессии быстрее, чем я предполагал. Теперь мои сотрудники могут обучать других сотрудников, используя книгу систем, которую мы создали. Они берут на себя большую ответственность за бизнес и чувствуют себя уполномоченными и уверенными в принятии правильных решений. Я могу путешествовать по Европе или Африке на несколько недель, без регистрации по телефону или электронной почте и доверяю моим сотрудникам управлять моим бизнесом в мое отсутствие.
В более широком плане письменные системы дают вам, владельцу, платформу, на которой можно стоять и расти снова. Думайте об этом как о строительных блоках вашей компании. Это строительные блоки, которые создадут желаемую вами свободу.
Если вы потратите время на создание этой структуры в своем бизнесе, это освободит вас и продвинет вашу компанию за пределы того, что вы считали возможным.