Если вы владелец малого бизнеса, вы знаете, что Новый год — идеальное время для оценки деятельности вашей компании и планов на будущее. В процессе проверки важно обращать внимание на свои кадровые процедуры и следить за тем, чтобы они соответствовали передовым практикам и последним законам о занятости.

Непросто быть в курсе сложных и постоянно меняющихся правил, но самостоятельный аудит отдела кадров может помочь вам избежать дорогостоящих судебных исков или штрафов из-за несоблюдения или неправомерных действий.

Давайте рассмотрим три конкретных области управления персоналом, которые вы должны включить в свой аудит с учетом последних тенденций.

1. Плакаты по трудовому праву

Актуальны ли ваши плакаты по трудовому законодательству? Каждый год происходит примерно 75 обязательных изменений плакатов штатов, причем многие из этих обновлений происходят с октября до Нового года.

Федеральная минимальная заработная плата остается неизменной с 2009 года, поэтому местные органы власти и органы власти штатов часто обновляют минимальную заработную плату, чтобы не отставать от стоимости жизни в своих районах. Более десятка штатов, а также несколько городов введут новые минимальные ставки заработной платы с 1 января 2018 года. Эти штаты включают Аляску, Флориду, Калифорнию, Мэн, Аризону, Монтану, Нью-Джерси, Род-Айленд и Огайо. За последние два года в 44 из 50 штатов обязательная смена плакатов проводилась как минимум один раз.

Как вы знаете, государственные органы не будут уведомлять вас об изменениях, и не существует универсального магазина государственных плакатов. Вы можете посетить сайт PosterTracker.com, чтобы пройти бесплатный аудит публикаций и ознакомиться с доступными решениями для плакатов от ComplyRight.

2. Подача формы 1099 для независимых подрядчиков

Вы работаете с фрилансерами, консультантами и другими независимыми подрядчиками? Если это так, вам необходимо заполнить налоговую форму 1099-MISC для любого платежа на сумму более 600 долларов США в 2017 календарном году. Крайний срок предоставления копий этой формы получателям — 31 января 2018 г.

Форма 1099-MISC охватывает суммы доходов, а также указывает, что вы не вычитали из дохода какие-либо федеральные, государственные или другие налоги. В отличие от сотрудников с W-2, подрядчики получают полную зарплату без каких-либо автоматических вычетов. Таким образом, они несут ответственность за отслеживание своих налогов и их уплату непосредственно правительству.

Сегодня компании все чаще используют независимых подрядчиков, и несколько государственных учреждений проявляют большой интерес к тому, чтобы эти работники были должным образом классифицированы. Неправильная классификация сотрудников может повлечь за собой серьезные штрафы для вашего бизнеса, такие как задолженность по налогам или крупные штрафы. Убедитесь, что вы понимаете критерии классификации работников как независимых подрядчиков, в дополнение к заполнению формы 1099 в соответствии с требованиями IRS.

3. Тренинг по предотвращению домогательств

Когда вы в последний раз проводили тренинги по предотвращению домогательств для своих сотрудников? В наши дни в заголовках новостей преобладают обвинения в сексуальных домогательствах, поэтому важность тренингов по борьбе с домогательствами невозможно переоценить.

Комиссия США по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) рекомендует периодически проводить тренинги по предотвращению домогательств на рабочем месте. Сотрудники должны понимать различные формы домогательств и тот факт, что ваш бизнес не потерпит такого поведения. Это относится ко всем сотрудникам, поэтому менеджеры и руководители должны проходить отдельное обучение тому, как предотвращать домогательства и реагировать на них.

Качество вашей программы обучения будет определять ее эффективность, поэтому обязательно привлекайте своих сотрудников содержательным материалом. Программа должна предоставлять важную информацию, которую они могут использовать и использовать в своей повседневной работе. Он также должен быть интерактивным и соответствовать времени, чтобы заинтересовать их.

Разумно документировать каждую тренировку, которую вы проводите, включая журнал посещаемости сотрудников. Эти файлы должны быть легко доступны для справки и принятия решений относительно дополнительного обучения. Помните также, что документация жизненно важна для защиты вашей компании в случае любых юридических споров.

Двигайтесь вперед с уверенностью

Объективный и тщательный обзор вашей практики управления персоналом должен быть первоочередной задачей, учитывая ее важную роль в вашем бизнесе. Проведение самоаудита к Новому году может помочь поставить ваш бизнес на прочную юридическую основу и снизить риск штрафных санкций и судебных исков. Это также поможет вашей компании добиться большего успеха в будущем.

Для получения дополнительной информации и бесплатных ресурсов по этим темам соблюдения требований кадрового законодательства и многим другим посетите Центр знаний ComplyRight.