Выставление клиентам счетов за ваши продукты и услуги является частью ведения бизнеса. Вот как создать счет для выставления клиентам.

• Счет – это детализированный документ, в котором перечислены все работы, выполненные для клиента за определенный период, а также стоимость каждой услуги.
• Счет также содержит контактную информацию, условия оплаты и иногда другие примечания.
• Чтобы создать счет, освободите место для заголовка, предоставьте подробную таблицу с подробными сведениями и при необходимости добавьте сноски внизу.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые хотят узнать, как создать счет за выполненную работу .

Если вы знакомы с основами бухгалтерского учета в малом бизнесе, то знаете, что подписание контракта с новым клиентом не означает, что вы сразу же получите его деньги. Во всяком случае, вам, возможно, придется подождать несколько недель или месяцев, прежде чем деньги с дебиторской задолженности вашей компании попадут на денежный счет вашего бизнеса. И если вы не отправите счета за свою работу, вы можете никогда не получить эти деньги.

Пренебрежение отправкой счетов может привести к задержке платежей ваших клиентов, поскольку часто клиенты должны получать счета, чтобы инициировать процесс оплаты. Поскольку ваши клиенты, скорее всего, записывают счета-фактуры в счета к оплате при получении и оплачивают в соответствии со своим внутренним графиком платежей, ваши клиенты могут пропустить или игнорировать платежи без счетов-фактур, чтобы запустить свои процессы оплаты. К счастью, отправлять счета легко. Ниже мы расскажем, как создать счет-фактуру.

[Статья по теме: Кредиторская задолженность и дебиторская задолженность и чем они отличаются]

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это детализированный документ, в котором перечислены и указаны цены на все продукты и услуги, которые клиент приобрел у вашей компании в течение определенного периода. Как только ваш клиент получит ваш счет, он должен оплатить счет в течение периода, указанного в ваших условиях.

Без счетов-фактур малым предприятиям, подобным вашему, вероятно, будет гораздо труднее проводить платежи клиентов и получать их вовремя. Счета также служат отчетами о вашей работе для клиента, и эта запись может быть полезна для целей бухгалтерского учета, пересмотра условий с клиентом или даже если вам предстоит проверка IRS. Ваши клиенты также могут использовать счета-фактуры для учета и учета.

Ключевой вывод :счет-фактура – это детализированный документ, содержащий всю работу, которую вы выполняли для клиента в течение определенного периода, а также цены, которые вы взимаете за каждую позицию.

Что включено в счет-фактуру?

Вы должны включить в свои счета следующее:

• Дата счета.
• Имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты вашей компании и вашего клиента.
• Уникальный номер счета или идентификатор.
• Условия оплаты, такие как 30 нетто или конкретный крайний срок оплаты.
• Подробный список с указанием цены за единицу, количества и общей стоимости каждого товара.
• Четко начатая общая стоимость счета.

Ключевой вывод :счет-фактура содержит основную информацию о выполненной вами работе для клиента, а также условия оплаты.

Как создать счет

Одно дело знать, что вы должны включить в свой счет, но совсем другое — представить эту информацию таким образом, чтобы ваши клиенты могли легко ее понять и действовать в соответствии с ней. Вы можете убедиться, что ваш счет полностью понятен, выполнив следующие действия:

1. Добавить заголовок

Ваш счет должен начинаться с заголовка, который включает дату счета вместе с контактной информацией как вашей компании, так и вашего клиента. Часто ваша бизнес-информация будет слева, а информация о вашем клиенте — справа, но иногда ваша информация может располагаться поверх информации о вашем клиенте.

2. Укажите номер счета или идентификатор

Если счет, который вы отправляете, является вашим первым для клиента, вы можете включить «Счет № 0001» в свой заголовок (дополнительные нули в номере предотвращают изменение интервала, если вы достигаете тысяч счетов). Кроме того, вы можете установить идентификатор, связанный с периодом обслуживания, например «Счет № 2021Q1» или «Счет № № FEB2021». Даже если ваш идентификатор счета-фактуры указывает период, который охватывает ваш счет-фактура, вы также должны указать точную дату счета-фактуры вместе с идентификатором.

[По теме: Узнайте, что такое отчет о расходах, чтобы понять финансовое положение вашего бизнеса]

3. Вставьте детализированную таблицу

Ядром вашего счета является подробная таблица услуг и цен. Здесь вы перечислите каждый элемент и его количество, ставку за единицу (которая может быть ценой за единицу или почасовой ставкой) и общую стоимость. В правом нижнем углу таблицы вы добавите стоимость каждой позиции и запишите сумму как общую стоимость вашего счета. Вы должны либо убедиться, что это число выделено жирным шрифтом, либо перечислить его в другом месте как общую сумму крупным, очевидным шрифтом. В некоторых случаях вам также потребуется взимать налоги.

В детализированную таблицу вы также можете включить дату или период времени, когда была предоставлена ​​каждая позиция, и подробно описать, что включает в себя указанная услуга. Это может помочь сделать вашу работу и цены более прозрачными для вашего клиента и, возможно, способствовать более быстрой оплате. Вы также можете облегчить оплату, включив более одной детализированной таблицы. Например, если вы оказываете услуги своему клиенту как в его офисе, так и за его пределами, вы можете создать одну детальную таблицу для каждого местоположения.

4. Добавить сноски

Часто счета-фактуры представляют собой не требующие пояснений списки услуг, количества и цен, но иногда они не могут дать полной картины. Например, может быть не сразу очевидно, что вы применяете скидку к одной из своих позиций. Чтобы пояснить эту скидку, добавьте пояснительную сноску внизу счета. Таким образом, ваш клиент знает, что в будущих счетах могут быть указаны более высокие ставки за ту же работу. Если в вашем счете не требуются поясняющие сноски, вы все равно можете добавить примечание с благодарностью — небольшая благодарность может иметь большое значение.

Ключевой вывод :чтобы создать счет, начните с заголовка, определитесь с уникальным идентификатором счета, заполните детализированную таблицу и при необходимости оставьте сноски.

Образец счета-фактуры

Теперь, когда вы знаете, как работают счета, может быть полезно увидеть их в действии. Вот почему мы привели пример ниже:

26 февраля 2020 г.                                                      СЧЕТ № ФЕВ 2021

Джон Доу                                                                        Выставление счета Кому: ООО "Отличный клиент"

Таймс-сквер, 1                                                               Голливудский бульвар, 1

Нью-Йорк, NY 10011                                                                         Лос-Анджелес, Калифорния 90045

1-800-111-2345                                                                              1-800-999-8765

[email protected]                                                               [email protected]

Примечания:

* Как уже говорилось ранее, со следующего месяца мы больше не будем предлагать услугу 3.

^ Для услуги 6 применялась скидка в размере 50 долларов США за единицу. Спасибо, как всегда, за выбор MyCompany!

Шаблоны и генераторы счетов

Теперь, когда вы знаете, как создать счет-фактуру, и увидели его реалистичный пример, вы можете приступить к созданию собственного счета с помощью шаблона или генератора. Ниже приведены пять вариантов:

• Invoice Home предлагает 100 различных шаблонов счетов, начиная от стандартных и заканчивая вариантами с более привлекательным внешним видом.
• Invoice Simple предлагает три шаблона счетов, которые можно загрузить в виде файлов Word, Excel или других настраиваемых файлов.
• Говоря о Word и Excel, Microsoft предлагает десятки собственных загружаемых шаблонов для обеих программ.
• FreshBooks предлагает несколько шаблонов в форматах Word, Excel, PDF или G Suite.
• Canva предлагает сотни настраиваемых шаблонов счетов, в которых четкая информация сочетается с современным дизайном.

После того, как вы выбрали свой шаблон, просто следуйте указанным выше шагам, чтобы создавать счета, которые клиенты не только поймут, но и будут действовать.