Вы получаете большую часть своего дохода от бизнеса в наличных деньгах? Если это так, вы, вероятно, ведете бизнес с интенсивным использованием наличных средств, что может подвергнуть вас более тщательному контролю со стороны IRS. Почему? Потому что операции с наличными не оставляют бумажного следа. Поэтому, если вы ведете бизнес, требующий больших денежных затрат, вам необходимо вести подробные записи.

Читайте дальше, чтобы узнать определение бизнеса с интенсивным использованием денежных средств, общие примеры и процесс аудита IRS с интенсивным использованием наличных средств.

Что такое бизнес, требующий больших денежных затрат?

По данным IRS, компания, интенсивно использующая наличные деньги, «… получает значительную сумму поступлений наличными». Поэтому, если вы представляете бизнес, который обрабатывает большой объем транзакций с небольшими долларами, вам может потребоваться наличность. И если да, то вы, вероятно, используете денежный ящик или регистр для хранения валюты, записи транзакций и баланса кассы.

Примеры бизнеса, требующего больших денежных затрат, включают:

• Рестораны
• Продовольственные магазины или магазины шаговой доступности.
• Розничная торговля
• Гаражи
• Торговые автоматы
• Наемные работники, получающие оплату наличными (например, строительные или грузовые перевозки)

Имейте в виду, что приведенный выше список предприятий, требующих значительных денежных средств, не является исчерпывающим.

Хотя предприятия также могут принимать платежи дебетовыми или кредитными картами, мобильными кошельками или чеками, компании, интенсивно работающие с наличными, сталкиваются с большими объемами транзакций с наличными.

Что беспокоит?

Получение платежей наличными может облегчить физическим и юридическим лицам участие в двух формах незаконной деятельности:

1. Неучтенный доход
2. Отмывание денег

Неучтенный доход

Из-за отсутствия бумажного следа некоторые предприятия, работающие с наличными, не могут сообщать обо всех транзакциях в IRS.

Чтобы избежать наказания за это, некоторые компании могут незаконно присваивать средства, присваивая наличные деньги до их регистрации, крадя деньги после их регистрации или создавая мошеннические выплаты.

К тревожным признакам незарегистрированного дохода относятся:

• Компания, которая продолжает работать, несмотря на неоднократные ежегодные убытки.
• Люди, стоимость жизни которых выше заявленного дохода.
• Значительные различия между валовой прибылью компании и средним показателем по отрасли.

Неспособность ввести каждую транзакцию, которую совершает ваш бизнес, — это всего лишь одна из распространенных бухгалтерских ошибок, из-за которой ваша компания может попасть в неприятную ситуацию.

Хотите узнать о девяти других ошибках и о том, как их избежать? Загрузите наш БЕСПЛАТНЫЙ технический документ!

Получите мое бесплатное руководство!

Отмывание денег

Ведение бизнеса с наличными также может облегчить компании участие в отмывании денег. Отмывание денег (что является незаконным!) — это когда кто-то маскирует деньги от преступной деятельности под средства, поступающие из законного источника.

Например, преступник может использовать свой ресторан с большими наличными деньгами в качестве прикрытия для незаконной деятельности. Как? Они могут создать впечатление, что ресторан получает значительные денежные выплаты, хотя на самом деле это связано с незаконной деятельностью.

Настороженные флажки к отмыванию денежных средств в бизнесе относятся:

• Выше обычного денежный доход по сравнению с другими аналогичными предприятиями в этом районе (отмывание денег)
• Более частые транзакции

Процесс бизнес-аудита IRS, требующего значительных денежных средств

IRS предоставляет руководство по бизнес-аудиту, требующему значительных денежных средств, чтобы предприятия могли получить представление о том, на что похож процесс аудита.

Во время аудита бизнеса, требующего значительных денежных средств, IRS проводит подробное собеседование, анализ и оценку.

Среди прочего, IRS:

• Опрашивает отдельных лиц или компании, чтобы получить общую финансовую картину, понимание операций и обзор практики ведения документации.
• Выясняет, как физическое или юридическое лицо обрабатывает входящие и исходящие наличные деньги.
• Спрашивает о наличных деньгах, к которым имеет доступ физическое или юридическое лицо.
• Запросы о совмещении корпоративных и личных аккаунтов
• Запрашивает подробную финансовую информацию, включая кредиты, кредиторскую задолженность и запасы акций.
• Использует аналитические тесты, чтобы определить, правильно ли физическое или юридическое лицо сообщило о своих доходах.
• Осматривает компанию, чтобы узнать, как она работает (и документирует каждый шаг).
• Сравнивает кассовые ленты со дня посещения до периода проверки.
• Оценивает внутренний контроль отдельного лица или компании.
• Сверяет доход, указанный в налоговой декларации, с бухгалтерскими книгами и записями.
• Проверяет доход, зарегистрированный в бухгалтерских книгах, привязывая исходные документы (например, счет-фактуру)
• Анализирует банковские счета, бизнес-коэффициенты и активность в электронной торговле.
• Оценивает факты и выводы для подтверждения или опровержения заявлений лица или компании.

Кроме того, у IRS есть главы руководства по аудиту с интенсивным использованием наличных средств для конкретных отраслей, включая салоны красоты, автомойки и магазины шаговой доступности.

Дополнительную информацию об аудиторских проверках предприятий, требующих больших объемов денежных средств, см. в Руководстве по методам аудита IRS (ATG).

Как соблюдать требования

Независимо от того, ведете ли вы бизнес с интенсивным использованием денежных средств или нет, вам необходимо вести актуальную и точную бухгалтерскую отчетность.

Стивен Лайт, директор по маркетингу и совладелец Nolah Mattress, советует:

<цитата>

Предприятия любого размера, требующие значительных денежных средств, могут быть готовы к аудиту IRS, тщательно следя за внутренним контролем, например, следя за тем, чтобы финансовую бухгалтерию вели несколько человек; больше глаз — меньше возможностей для ошибок. Ведение документации гораздо сложнее для предприятий, интенсивно использующих денежные средства, но раннее установление внутреннего контроля — использование программного обеспечения для бухгалтерского учета помогает уменьшить нагрузку — может избавить предприятия от необходимости давать бесконечные устные показания, если IRS решит провести аудит».

Чтобы ваш бизнес, требующий больших объемов денежных средств, соответствовал требованиям и был готов к проверке IRS, вам необходимо:

• Записывайте каждую транзакцию (т. е. дату, сумму, товар или услугу)
• Придерживайтесь своего метода учета (например, кассового метода, модифицированного кассового метода или метода начисления).
• Используйте денежный ящик и балансируйте его каждый день или после каждой смены.
• Заполните форму 8300, если клиент платит более 10 000 долларов США наличными за одну транзакцию или две или более связанных транзакций.
• Разделите личные и деловые средства (например, откройте отдельный корпоративный банковский счет)
• Хранить записи, в том числе:
  • Денежные чеки
  • Копии квитанций клиентов
  • Выписки с банковских счетов и кредитных карт
  • Счета
  • Счета
  • Налоговые декларации
  • Формы W-2, 1099-MISC и 1099-NEC

В случае сомнений сохраните запись. Рассмотрите возможность хранения цифровых записей, чтобы оставаться организованными и безопасными. А чтобы оптимизировать свои бухгалтерские обязанности, подпишитесь на программное обеспечение для бухгалтерского учета.