Если вы управляете небольшим бизнесом, бухгалтерский учет на основе наличных денег — один из самых простых способов управления финансами, особенно если у вас нет большого опыта в области бухгалтерского учета. В основном это работает следующим образом:вы регистрируете доход, когда приходят наличные, и расходы, когда наличные расходуются.
Программное обеспечение для кассового учета — это любое решение, основанное на этом подходе к учету.
Системы, основанные на наличных деньгах, как правило, проще в управлении, дешевле и являются отличным выбором для малого бизнеса. Они сосредоточены на вопросе:где сейчас наши финансы? В отличие от основанных на начислении или гибридных систем, которые используют кредиторскую и дебиторскую задолженность для записи элементов до их погашения.
Как только вы выберете метод учета, вы в значительной степени застрянете с ним (если только вы не отправите письменный запрос в IRS через форму 3115), поэтому важно также выбрать программное решение, которое подходит для вашего метода.
Большинство программ для кассового учета предоставляют некоторые или все из следующих функций:
Во время сравнения программного обеспечения для бухгалтерского учета используйте эти функции (и любые другие, которые могут вам понадобиться), чтобы отобрать продукты для вашего списка. После того, как вы составили шорт-лист, запустите несколько демонстраций/бесплатных пробных версий и сравните цены. Какое решение предлагает наилучшее соотношение цены и качества подписки? Что наиболее важно, какой метод лучше всего подходит для вашего метода учета?
Зачем использовать бухгалтерское программное обеспечение? Некоторые малые предприятия, как правило, предпочитают программное обеспечение для учета наличных денег из-за присущей ему простоты.
Если вы ищете простой способ отслеживать движение денег по вашему счету и обратно, не ищите дальше. Кассовая система похожа на сложную чековую книжку:вы записываете платежи и расходы, следите за своими остатками, а все остальное (налоговая отчетность, финансовые прогнозы, балансы и т. д.) делает ваш бухгалтер. Вам не нужно какое-то дорогое, громоздкое программное обеспечение, разработанное для многонациональной корпорации.
И не волнуйтесь, вы не одиноки в том, что ненавидите утомительную работу по управлению финансами:46 % владельцев малого бизнеса говорят, что бухгалтерия — это их наименее любимое занятие.
Прежде чем совершить сделку, важно понять, чем системы, основанные на наличных деньгах, отличаются от альтернатив, основанных на начислении, и гибридных альтернатив. Учет по методу начисления регистрирует доходы и расходы по мере их получения или понесения, вместо того, чтобы ждать, пока наличные поступят на счет или спишутся со счета. Таким образом, ваша «кредиторская задолженность» говорит вам, сколько ожидать в предстоящих расходах, а ваша «дебиторская задолженность» — сколько ожидать в доходах. Добавьте к этому платежную ведомость, инвентарь и отчетность, и все может запутаться.
Но сложность учета по методу начисления не обязательно означает, что кассовый учет является правильным выбором для каждого малого бизнеса. У каждого метода есть свои плюсы и минусы.
Кассовый учет, например, считается менее надежным для расчета и прогнозирования прибыли, поскольку он не регистрирует заработанный доход до тех пор, пока он не будет фактически выплачен наличными. Налоговое управление США также имеет ряд положений, запрещающих определенным типам предприятий использовать кассовый учет, например корпорациям категории C, налоговым убежищам или предприятиям, которые ведут учет товаров.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Простота настройки. | Налоговое управление требует форму, если вы меняете метод учета. |
| Легко отслеживать денежные потоки. | Сложнее узнать, что вы делаете. |
| Доход облагается налогом после его получения. | Согласно IRS, некоторые предприятия не могут использовать наличный расчет. |
Программное обеспечение для гибридного учета, как вы могли догадаться, сочетает в себе аспекты кассового учета и учета по методу начисления в одной системе. Это менее распространенный способ, но он может быть допустимым в зависимости от того, как вы управляете доходами, расходами и запасами.
Если вы все еще не понимаете, что такое программное обеспечение для учета наличных денег, просто помните:это инструмент для управления деньгами, когда они приходят и уходят из вашего бизнеса — ни больше, ни меньше.
Как владелец малого бизнеса или индивидуальный предприниматель, у вас не так много денег или времени, поэтому вам нужно выбрать доступное решение, которое легко реализовать. Прежде всего, ваше бухгалтерское программное обеспечение должно соответствовать предпочитаемому вами методу учета. Бухгалтерское программное обеспечение может стать ответом на ваши потребности в кассовом учете.
Эта статья является гостевым блогом, созданным компанией TechnologyAdvice.
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 22 декабря 2015 года.