Приняв решение оптимизировать свои бизнес-процессы с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета, вы можете задаться вопросом:что теперь? Вам нужно знать, как использовать программное обеспечение для бухгалтерского учета, чтобы получить от него все преимущества.
Первым шагом в использовании программного обеспечения для бухгалтерского учета является выбор того, который вы хотите. Хотя не все программы для бухгалтерского учета одинаковы, есть основные функции, которые необходимо знать. Читайте дальше, чтобы узнать, как использовать программное обеспечение для бухгалтерского учета.
Прежде всего — вам нужно выбрать программное обеспечение, которое соответствует потребностям вашего бизнеса. Определите функции, доступность и удобство использования вашего программного обеспечения.
Вот некоторые из основных функций программного обеспечения для бухгалтерского учета:
Отслеживание расходов и доходов, обработка счетов и доступ к налоговым формам IRS — все это необходимые функции бухгалтерского программного обеспечения. Почему они важны, что они делают и как вы их используете?
Одна из основных причин, по которой предприятия используют программное обеспечение для бухгалтерского учета, заключается в том, чтобы оставаться организованным и иметь доступ к финансовым записям. Посмотрите, как использовать различные функции бухгалтерского программного обеспечения.
Бухгалтерское программное обеспечение — отличный инструмент для хранения информации о счетах. Вы можете создавать и рассылать счета клиентам, которые должны вам деньги. Кроме того, вы можете вводить счета поставщиков, когда вам должны деньги.
Чтобы создать счет-фактуру, вы должны будете ввести такую информацию, как имя клиента, номер и дата счета-фактуры, срок оплаты, предоставленный продукт или услуга, количество, цена и учетная запись. Вы можете распечатать и отправить счет-фактуру или отправить его клиенту по электронной почте. Счета-фактуры служат записями о деньгах, которые вам должны.
Когда вы получите счет, вы должны ввести его в программу. Это дает вам информацию о том, кому вы должны деньги, и упрощает оплату счета.
Как правило, вы вводите такую информацию, как имя поставщика, номер и дата счета-фактуры, срок оплаты, счет, сумма и описание.
Ваше бухгалтерское программное обеспечение позволяет отслеживать расходы и доходы. Когда вы совершаете или получаете платежи, ваше бухгалтерское программное обеспечение покажет вам новый баланс того, сколько вы должны и сколько вам должны.
Чтобы иметь точные финансовые отчеты, вам необходимо знать расходы, которые вы должны, и доход, который вы должны. Если вы используете метод начисления, ваше программное обеспечение должно иметь простые в использовании средства отслеживания дебиторской и кредиторской задолженности.
Использование счетов поставщиков позволяет вам отслеживать, сколько у вас есть в расходах. Когда у вас есть список различных поставщиков, которым вы должны деньги, вы можете просматривать отчеты о неоплаченных счетах, чтобы оценить свои деловые расходы.
Вы можете отслеживать свой доход по количеству неоплаченных счетов клиентов. После создания и отправки счетов клиентам вы сможете лучше понять, сколько заработал ваш бизнес.
Бухгалтерское программное обеспечение дает вам возможность легко производить платежи. Поскольку ваши счета-фактуры сохраняются в вашем программном обеспечении, вы знаете, сколько вы должны каждому поставщику. Это упрощает процесс оплаты.
Выберите поставщика, которому вы хотите заплатить, дату, сумму платежа и счет. Затем распечатайте чек. Это автоматизирует процесс для вас, поэтому вам не нужно писать чеки от руки. И вы точно знаете, сколько вы должны, без необходимости сверяться с бумажными счетами-фактурами или примечаниями.
Использование бухгалтерского программного обеспечения дает вам мгновенный доступ к вашим финансовым отчетам. Вы можете просмотреть свой отчет о прибылях и убытках (прибыли и убытки) и баланс в вашем программном обеспечении. Просто выберите дату периода, который вы хотите просмотреть.
Пока ваше программное обеспечение отслеживает доходы и расходы вашей компании, оно будет генерировать отчет для вас. Вам не нужно делать заявление самостоятельно.
Хранение финансовых отчетов в вашем программном обеспечении предотвращает потерю записей. Бумажные файлы могут быть легко повреждены или потеряны, что заставит вас карабкаться. С программным обеспечением для онлайн-бухгалтерии ваша информация находится в безопасности. Если ваш бизнес проходит аудит, у вас есть быстрый доступ к своим записям.
Еще одна полезная функция программного обеспечения для бухгалтерского учета — возможность создавать и распечатывать формы 1099 и 1096.
Как владелец малого бизнеса, вы можете время от времени нанимать независимых подрядчиков. Когда вы это сделаете, вам необходимо подать форму 1099-MISC, разные доходы и форму 1096, годовой отчет и отправку информационных деклараций США.
Допустим, вы наняли независимого подрядчика, которому заплатили 1250 долларов. Чтобы создать форму 1099, введите свое имя, адрес и федеральный идентификационный номер в программе. Затем введите имя получателя, адрес и идентификационный номер. Вы отметите сумму, которую вы заплатили (1250 долларов США).
После того, как вы заполните информацию и создадите форму 1099 и форму 1096, вы распечатаете и отправите их соответствующим сторонам.
Если у вас нет доступа к налоговым формам IRS в вашей бухгалтерской программе, вам необходимо заказать их в IRS и дождаться, пока они отправят формы в вашу компанию.
Чтобы записывать счета, введите информацию о счетах поставщиков и создайте счета клиентов в своем программном обеспечении.
Для отслеживания расходов и доходов используйте списки счетов-фактур. И записывайте, когда вы получаете платеж, а также когда вы делаете платеж.
Вы можете совершать платежи и распечатывать чеки из программы.
Чтобы просмотреть финансовые отчеты, введите период, который вы хотите просмотреть, и запустите отчет в системе.
Создайте и распечатайте формы 1099 и 1096 в своем программном обеспечении, указав информацию о своей компании и получателе.
Ищите программную систему с небольшой кривой обучения. В целом, использование бухгалтерского программного обеспечения не должно быть сложным. Это должно упростить процесс для вашего бизнеса, а не отнимать у вас больше времени.
Если вы хотите иметь доступ к своей системе в любом месте и в любое время, вам нужно программное обеспечение для облачного учета, а не программное обеспечение для настольных компьютеров. В облаке вы можете получить доступ к своей учетной записи, если у вас есть подключение к Интернету.
Выбирая программное обеспечение для бухгалтерского учета, убедитесь, что оно имеет функции, соответствующие потребностям вашего бизнеса. Проведите небольшое исследование, воспользуйтесь бесплатными пробными версиями и выберите простое в использовании, недорогое и экономящее время программное обеспечение.
Готовы попробовать программное обеспечение для бухгалтерского учета? Онлайн-бухгалтерия Patriot достаточно проста для небухгалтеров и достаточно мощна для бухгалтеров. Легко справляться с бухгалтерскими обязанностями в программном обеспечении. Получите бесплатную пробную версию сегодня!