Когда дело доходит до вашего малого бизнеса, вы не хотите оставаться в неведении. Ваши бухгалтерские книги должны отражать, сколько денег у вас есть в вашем бизнесе. Если вы используете двойную бухгалтерию, вы также записываете сумму денег, которую клиенты должны вам. Но что будет, если они не заплатят? Чтобы защитить свой бизнес, вы можете создать резерв для сомнительных счетов.

Что такое резерв для сомнительных счетов?

Поправка на сомнительные счета или резерв по безнадежным долгам — это контрактивный счет (либо с кредитовым сальдо, либо с нулевым сальдо), который уменьшает вашу дебиторскую задолженность. Когда вы создаете резерв для сомнительных счетов, вы предполагаете, что некоторые клиенты не заплатят вам деньги, которые они должны.

Когда клиенты не платят вам, ваш счет расходов на безнадежные долги увеличивается. Безнадежный долг — это долг, который вы официально списали как безнадежный. По сути, безнадежный долг — это деньги, которые вы рассчитывали получить, но не получили.

Помимо безнадежного долга, существует такое понятие, как сомнительный долг. В отличие от безнадежного долга, сомнительный долг не является официально безнадежным долгом. Сомнительный долг – это деньги, которые, по вашему прогнозу, превратятся в безнадежные долги, но есть шанс, что вы их получите.

Используйте поправку на ввод сомнительных счетов, когда вы предоставляете кредит клиентам. Хотя у вас физически нет наличных денег, когда клиент покупает товары в кредит, вам необходимо зарегистрировать транзакцию.

Используйте метод начисления, если вы предоставляете кредит клиентам. Если клиент покупает у вас, но не платит сразу, вы должны увеличить свой счет дебиторской задолженности, чтобы показать деньги, которые должны вашему бизнесу.

Если клиент никогда не платит вам, невыплаченные платежи становятся безнадежными долгами. И наличие большого количества безнадежных долгов снижает размер дохода, который должен иметь ваш бизнес. Бухгалтерский учет ADA помогает повысить точность ваших бухгалтерских книг. Прогнозируя сумму дебиторской задолженности, которую клиенты не будут платить, вы можете предвидеть свои убытки от безнадежных долгов.

Резерв по сомнительным долгам может не только помочь компенсировать убытки, которые вы понесете из-за безнадежных долгов, но и со временем дать вам ценную информацию. Например, ваш ADA может показать вам, насколько эффективно ваша компания управляет кредитами, которые она предоставляет клиентам. Он также может показать вам, где вам может потребоваться внести необходимые корректировки (например, изменить, кому вы предоставляете кредит).

Резерв сомнительных долгов в балансе

Когда вы создаете резерв для сомнительных счетов, вы должны указать сумму в балансе вашей компании.

Поскольку резерв по сомнительным долгам является контрактивом, уменьшающим вашу дебиторскую задолженность, вы записываете его в составе активов. Это может выглядеть примерно так:

• Активы
  • Наличные:500
  • Дебиторская задолженность:2 000
  • За вычетом резерва на сомнительные счета:(200)

Если сомнительный долг превращается в безнадежный, запишите его как расход в отчете о прибылях и убытках.

Поправка на расчет сомнительных долгов

Многим владельцам бизнеса может быть сложно оценить резерв безнадежных долгов. Есть несколько способов расчета прогнозов.

Исторические данные

Вы можете делать свои прогнозы на основе исторических данных. Используйте процент безнадежных долгов, который у вас был в предыдущем отчетном периоде, чтобы определить резерв безнадежных долгов.

Например, если 3% ваших продаж были безнадежными, отложите 3% своих продаж в своей учетной записи ADA. Допустим, у вас общая дебиторская задолженность в размере 70 000 долларов США, ваш резерв на сомнительную задолженность составит 2 100 долларов США (70 000 долларов США X 3%).

Старение дебиторской задолженности

Другой способ рассчитать ADA — использовать метод старения дебиторской задолженности. С помощью этого метода вы можете сгруппировать свою непогашенную дебиторскую задолженность по возрасту (например, до 30 дней) и назначить процент от того, сколько будет собрано.

Например, скажем, 10% дебиторской задолженности со сроком погашения от 31 до 60 дней являются безнадежными, и вы ожидаете платежа на сумму 3000 долларов США в этот период (0,10 X 3000 долларов США =300 долларов США). Кроме того, 5 % дебиторской задолженности в течение 30 дней являются безнадежными, и вы ожидаете 5 000 долларов США в течение этого периода (0,05 % X 5 000 долларов США =250 долларов США).

Ваша скидка на оценку сомнительных счетов за два периода устаревания составит 550 долларов США (300 долларов США + 250 долларов США).

Учет сомнительных счетов в журнале

Когда дело доходит до безнадежных долгов и ADA, есть несколько сценариев, которые вам, возможно, придется зафиксировать в своих бухгалтерских книгах.

Чтобы предсказать безнадежные долги вашей компании, создайте резерв для сомнительных счетов. Чтобы сбалансировать свои бухгалтерские книги, вам также необходимо использовать запись о расходах по безнадежным долгам. Для этого увеличьте свои расходы по безнадежным долгам, списав средства со счета «Расходы по безнадежным долгам». Затем уменьшите свою учетную запись ADA, зачислив свою учетную запись Allowance for Doubtful Accounts.

Пример записи журнала резерва по сомнительным долгам

Как вы можете заметить, есть несколько движущихся частей, когда речь идет о учете сомнительных записей в журнале. Чтобы упростить понимание, давайте рассмотрим пример записи резерва по сомнительным долгам.

Допустим, ваш бизнес принес продажи на сумму 60 000 долларов за отчетный период. Основываясь на исторических тенденциях, вы прогнозируете, что 2% ваших продаж за этот период будут составлять безнадежные долги (60 000 долл. США X 0,02). Дебетуйте свой счет «Расходы по безнадежным долгам» на 1200 долларов США и зачислите на свой резерв по сомнительным счетам 1200 долларов США для предполагаемых платежей по умолчанию.

Если сомнительный долг превращается в безнадежный, кредитуйте свой счет дебиторской задолженности, уменьшая сумму денег, причитающуюся вашему бизнесу. Вы также должны списать средства со своего счета «Пособие по сомнительным счетам».

Если вы не можете получить деньги, причитающиеся вашему бизнесу, ваша запись в журнале должна выглядеть следующим образом:

Клиент платит, пример

В некоторых случаях вы можете списать деньги, которые клиент должен вам, в ваших книгах только для того, чтобы они вернулись и заплатили вам. Если клиент в конечном итоге платит (например, агентство по сбору платежей получает его платеж), а вы уже списали причитающиеся ему деньги, вам необходимо сторнировать счет.

Чтобы сторнировать учетную запись, дебетуйте свою учетную запись дебиторской задолженности и кредитуйте резерв для сомнительных счетов на уплаченную сумму.

С помощью программного обеспечения Patriot для онлайн-бухгалтерии вы можете отслеживать неоплаченные счета и легко обновлять свои бухгалтерские книги. Кроме того, мы предлагаем бесплатную поддержку в США. Получите бесплатную пробную версию сегодня!

Эта статья была обновлена ​​по сравнению с первоначальной датой публикации 12 ноября 2014 г.