Сильные навыки ведения записей? Вы в деле. Плохие навыки ведения записей? Время активизироваться. Ведение деловой документации является важной частью успешного ведения бизнеса, принятия решений и получения права на налоговые льготы и кредиты для бизнеса.
Независимо от того, подаете ли вы налоги или подаете заявление на прощение кредита PPP, вы знаете, насколько это проще, чем более вы организованы.
Если вы хотите поднять свои навыки ведения финансовой отчетности на новый уровень, ознакомьтесь со следующими пятью советами.
Перво-наперво… какие записи вам нужно хранить и как долго?
Есть ряд деловых записей, которые вы должны сохранить. В случае сомнений лучше перестраховаться, чем сожалеть, и сохранить записи, а не выбрасывать их или удалять.
Обязательно ведите следующие записи:
Итак, как долго вам нужно хранить эти записи? Ну, это зависит от типа записи. У IRS есть временные рамки для некоторых записей, в то время как Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) устанавливает продолжительность для других. И другие организации (например, страховая компания) могут различаться по продолжительности ведения записей.
Короче говоря, вам может понадобиться хранить записи от двух лет до неопределенного времени. Вот краткое изложение основных требований к ведению документации:
| Запись | Период времени |
| Записи, на которых основан расчет заработной платы: - Табели учета рабочего времени и сдельные талоны – Таблицы ставок заработной платы - график работы и времени – Надбавки или удержания из заработной платы | 2 года |
| Записи декларации о подоходном налоге | 3 года |
| Записи о заработной плате: – Заработная плата выплачена – Бонусы – Выплаты по льготному счету | 3 года |
| Записи о продажах и покупках | 3 года |
| Коллективные договоры | 3 года |
| Налоговые отчеты | 4 года |
| Претензия на вычет безнадежных долгов | 7 лет |
| Записи декларации о подоходном налоге, если вы не подаете декларацию | Бессрочно |
Опять же… если вы сомневаетесь, лучше перестраховаться, чем сожалеть, и хранить записи дольше, чем нужно. Проконсультируйтесь со своим бухгалтером, штатом или налоговой службой, если у вас есть вопросы о периодах ведения документации.
Смешивание средств может привести к путанице и запутанным записям. Для четких записей рассмотрите возможность открытия корпоративного банковского счета, отдельного от вашего личного счета.
Разделив свои средства, вы сможете лучше отслеживать, какие расходы и доходы принадлежат вам, а какие — вашему бизнесу. Это необходимо для ряда вещей, таких как получение налоговых вычетов и подача заявки на получение бизнес-кредита или кредита.
В зависимости от структуры вашего бизнеса вам, возможно, придется создать отдельный банковский счет для бизнеса. Компании, которые структурированы как компания или корпорация с ограниченной ответственностью, а также те, которые работают под именем ведения бизнеса (DBA), должны создать отдельный банковский счет для бизнеса.
Индивидуальные предприниматели и товарищества без администратора баз данных по закону не обязаны открывать отдельный счет. Но опять же, разделение учетных записей упрощает ведение деловой документации.
Некоторые предприятия дополнительно разделяют средства, создавая счет для расчета заработной платы. На банковском счете для расчета заработной платы хранятся только деньги, связанные с заработной платой. Он отделен от обычного делового банковского счета. Это может упростить обработку налогов на заработную плату, если вы не используете систему расчета заработной платы с полным спектром услуг.
Когда дело доходит до ведения деловых записей, одна из вещей, которые вам нужно сделать, — это документировать свои транзакции с помощью журнальных записей. Эти записи в журнале являются основой бухгалтерских книг вашего малого бизнеса.
Есть ряд записей в журнале, которые вам понадобятся, чтобы сделать этот диапазон от простого к сложному. От создания записей в журнале продаж до записи начисленных процентов — вам нужно со многим ознакомиться.
Для начала разберитесь с основами журнальных записей:дебет и кредит. Дебет и кредит — это равные, но противоположные записи в ваших книгах. Когда происходит транзакция, один счет увеличивается, а другой уменьшается. Это представлено в виде дебета и кредита.
Дебет и кредит по-разному влияют на счета. Счета активов и расходов увеличиваются по дебету и уменьшаются по кредиту. Счета пассивов, собственного капитала и доходов увеличиваются по кредиту и уменьшаются по дебету.
Как только вы узнаете основы дебета и кредита, вы на пути к созданию записей в журнале для подробных записей.
Что может быть более хлопотным, чем пролить кофе на важные деловые записи или случайно их выбросить? Хотя картотечные шкафы могут обеспечить безопасное хранение ваших документов, сам по себе он может быть не самым эффективным методом хранения.
Подумайте о том, чтобы сделать цифровые копии ваших деловых записей. Таким образом, у вас будет более одной копии.
Вы можете сканировать бумажные записи на свой компьютер, загружать файлы, которые уже являются цифровыми, или даже делать фотографии и загружать их на свой компьютер.
А для еще более надежной системы учета…
Иногда, когда вы прокрастинируете, вы в конечном итоге делаете больше работы для себя позже. То же самое относится и к ведению деловой документации.
Возможно, вы откладываете отслеживание входящих и исходящих денег, потому что думаете, что сможете вернуться и добавить их позже. Но это, скорее всего, заставит вас карабкаться по дороге и тратить больше времени на приведение записей в порядок.
Зачем откладывать и получать еще большую головную боль?
Упростите вещи, оптимизировав процесс ведения записей. Инвестируйте в надежное программное обеспечение для бухгалтерского учета, чтобы легко вводить расходы и доходы и управлять своими книгами.
Кроме того, если вы выберете онлайн-программное обеспечение, ваши деловые записи будут храниться в облаке, а не грудой на вашем столе. И если ваше бухгалтерское программное обеспечение позволяет вам принимать платежи по кредитным картам, создавать счета и импортировать банковские транзакции, ваши записи будут храниться в одном месте с минимальными усилиями.
Ищете программное обеспечение, на которое можно положиться? Бухгалтерское программное обеспечение Patriot Premium имеет функции, необходимые для отслеживания счетов, импорта банковских транзакций, учета средств и многого другого. Получите бесплатную пробную версию сегодня!