Предоставляет ли ваш бизнес мелкую наличность сотрудникам? Мелкие денежные средства — это небольшие суммы наличных, которые предприятия используют для оплаты недорогих расходов, таких как почтовые марки или пончики для встречи. Но если вы собираетесь создать фонд мелкой наличности в своем малом бизнесе, будьте готовы создать систему учета мелкой наличности.
Вы должны регистрировать мелкие денежные операции, даже если считаете, что они слишком незначительны, чтобы иметь значение. Без системы мелкой наличности периодическое использование небольших сумм наличных может привести к серьезным расхождениям в ваших бухгалтерских книгах. А когда вы ведете учет всех расходов вашего бизнеса, вы можете требовать налоговых вычетов.
Читайте дальше, чтобы узнать о создании фонда мелкой наличности, учете мелкой наличности, выверке счета мелкой наличности и получении налогового вычета.
Денежные средства на мелкие расходы — полезная альтернатива выписыванию чеков или использованию вашей бизнес-кредитной карты для покрытия небольших расходов. Мелкие денежные средства используются для покупки товаров для вашего бизнеса, возмещения расходов сотрудников, которые приобрели товары для бизнеса, или для внесения сдачи.
Если вы решите создать фонд мелкой денежной наличности, выполните следующие действия, которые помогут упростить ваши обязанности по учету мелкой денежной наличности:
Хранитель мелкой денежной наличности — это сотрудник, ответственный за управление мелкой денежной наличностью и распределение среди сотрудников. Кассир мелкой кассы — это кто-то (например, вы или сотрудник), который кладет деньги в фонд мелкой кассы, когда он становится слишком низким, и ведет учет мелкой кассы. Вы должны попросить отдельных сотрудников взять на себя эти роли, чтобы воспрепятствовать воровству сотрудников.
Вам необходимо определить размер мелкого денежного фонда. Некоторые предприятия вкладывают 50 долларов США в свой фонд наличных, а другие – 250 долларов США. Сумма вашего фонда зависит от потребностей вашего бизнеса.
Что сотрудники могут купить на мелкие денежные средства? Вы должны установить границы, прежде чем раздавать мелкие деньги. Например, сотрудники не могут использовать мелкие деньги, чтобы купить себе кофе.
Наконец, вы должны выбрать максимальную сумму, которую сотрудники могут запросить для операций с наличными. Если сотруднику необходимо потратить больше, чем лимит запроса наличных, он может использовать корпоративную кредитную карту.
Как и любой другой тип транзакций, вы должны регистрировать операции с наличными в бухгалтерских книгах малого бизнеса.
Чтобы улучшить способ учета мелкой наличности, требуйте квитанцию о мелкой наличности для каждой транзакции. И создайте кассовый ордер с указанием суммы, имени сотрудника и даты, когда вы даете сотрудникам мелкие деньги. Когда вы или сотрудники платите наличными, сохраните квитанцию и прикрепите квитанцию об оплате мелкой кассы к квитанции для вашего учета.
Для учета мелкой наличности вы должны создать журнал с подробным описанием ваших транзакций. Кроме того, вы должны делать запись в журнале учета мелких денежных средств, когда вы вкладываете деньги в фонд мелкой денежной наличности и когда деньги уходят из фонда. Рассмотрите возможность записи операций с наличными в своих бухгалтерских книгах не реже одного раза в месяц.
Итак, как работает бухгалтерия мелкой кассы?
Создайте журнал мелкой кассы, в котором будет указано, что было куплено, сумма покупки, дата покупки, затронутая учетная запись (например, учетная запись канцелярских товаров) и какой сотрудник получил средства.
Вот пример мелкой кассы:
Когда ваш кассир вносит деньги в фонд мелкой наличности, он должен сделать запись в вашем журнале. Запись должна показывать увеличение вашего счета мелкой наличности и уменьшение вашего счета наличных денег. Чтобы показать это, дебетуйте свой счет мелкой наличности и кредитуйте свой счет наличных.
Формат вашей мелкой кассовой книги должен быть похож на следующую запись:
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| ХХ/ХХ/ХХХХ | Мелкая наличность | Пополнение счета мелкой денежной наличности | Х | <тд>|
| Наличные | <тд> <тд>Х |
Когда фонд мелкой наличности становится слишком низким, вы должны пополнить его до установленной суммы. Затем создайте еще одну запись в журнале, дебетующую счет мелких денежных средств и кредитующую счет денежных средств.
Вы (или ваш кассир, работающий с мелкой наличностью) также должны создавать записи в журнале, показывающие, на что идут средства наличными.
Чтобы создать записи в журнале, отражающие мелкие покупки, необходимо дебетовать соответствующие счета (например, счет канцелярских товаров, если вы покупаете расходные материалы) и кредитовать свой счет мелких денежных средств.
Вы можете дебетовать несколько счетов, в зависимости от того, как часто вы обновляете свои книги для учета мелкой наличности.
Формат учета мелкой наличности должен быть примерно таким:
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| ХХ/ХХ/ХХХХ | Азбука аккаунта | Мелкие денежные средства, использованные для коммерческих расходов в течение периода | Х | <тд>|
| Учетная запись XYZ | <тд>Х | <тд>|||
| Мелкая наличность | <тд> <тд>Х |
Допустим, вы выделяете 75 долларов в свой фонд мелких наличных. Когда вы вносите деньги в фонд, вы должны создать запись в журнале, в которой дебетуется ваш счет мелкой наличности и кредитуется ваш счет наличных.
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| ХХ/ХХ/ХХХХ | Мелкая наличность | Пополнение счета мелкой денежной наличности | 75 | <тд>|
| Наличные | <тд> <тд>75 |
Теперь предположим, что вы распределяете мелкие деньги на следующие расходы:
Вы должны обновить свою мелкую кассовую книгу, чтобы детализировать вышеуказанные расходы. Ваш журнал мелкой кассы будет выглядеть так:
Собрав квитанции от своих сотрудников, обновите свои книги, чтобы показать использованную мелкую наличность. Вы должны дебетовать свои счета почтовых расходов, питания и развлечений и канцелярских товаров и кредитовать свой счет мелкой наличности.
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| ХХ/ХХ/ХХХХ | Почтовые расходы | Мелкие денежные средства, использованные для коммерческих расходов в течение периода | 10,50 | <тд>|
| Еда и развлечения | <тд>45,50 | <тд>|||
| Канцелярские товары | <тд>14.00 | <тд>|||
| Мелкая наличность | <тд> <тд>70.00 |
Ваши мелкие кассовые записи могут быть неточными из-за кражи сотрудников или ошибок бухгалтерского учета. Чтобы устранить несоответствия, согласуйте свои мелкие наличные.
Для выверки мелкой денежной наличности вычтите сумму в вашем фонде мелкой денежной наличности из суммы, указанной в ваших бухгалтерских книгах. Это показывает, сколько денег вы сняли из фонда. Сравните эту сумму с общей суммой, указанной в ваших квитанциях, чтобы определить, равны ли ваши счета.
Многие из ваших деловых расходов не облагаются налогом, в том числе покупки, сделанные с помощью мелкого денежного фонда.
Вы можете вычесть некоторые мелкие покупки за наличные из налогов на бизнес, если у вас есть надлежащие записи, подтверждающие ваши требования.
Хотите простой способ ведения записей о мелкой денежной наличности в своих книгах? Программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии Patriot простое в использовании и предназначено для тех, кто не занимается бухгалтерским учетом. Кроме того, мы предлагаем бесплатную поддержку в США. Получите бесплатную пробную версию сегодня!