Вы замечаете, что время от времени покупаете или просите сотрудника купить что-то для вашего бизнеса? Если это так, вы можете извлечь выгоду из использования мелкого денежного фонда. Узнайте больше о мелкой наличности, ее назначении и способах использования мелкой наличности в малом бизнесе.

Что такое мелкие наличные?

Мелкая наличность или фонд мелкой наличности — это небольшая сумма наличных денег, которую ваш бизнес держит под рукой для оплаты небольших деловых расходов. Мелкая наличность — это удобная альтернатива выписыванию чеков для небольших транзакций.

Например, вы можете отправить сотрудника забрать канцелярские товары, такие как скобы или бумагу для принтера. Вы будете использовать свой мелкий денежный фонд, чтобы возместить своему сотруднику расходы на покупку расходных материалов.

Для чего используются мелкие деньги?

Вы можете использовать мелкие наличные деньги для любой небольшой покупки. Расходы на мелкие расходы варьируются от покупки марки до доставки рогаликов на встречу рано утром.

Использование мелкой наличности экономит ваше время на выписку и использование ваших чеков. Кроме того, некоторые продавцы не принимают платежи по дебетовым или кредитным картам на сумму меньше определенной суммы в долларах.

Насколько велики мелкие денежные средства?

Сумма, хранящаяся в мелком денежном фонде, варьируется для каждого бизнеса. Кому-то может хватить и 50 долларов. У других может быть 200 долларов в их мелком фонде наличных денег. Деньги на мелкие расходы обычно зависят от того, как часто ваш бизнес совершает небольшие покупки.

Большинство предприятий резервируют в своем фонде достаточно наличных средств для удовлетворения своих ежемесячных потребностей. Однако хранение слишком большого количества наличных может привести к тому, что на счете останутся неиспользованные средства.

По мере роста вашего бизнеса вам может потребоваться переоценить сумму, которую вы держите в своем фонде мелкой наличности. Увеличивайте и уменьшайте свои средства по мере необходимости.

Отчетность по мелким денежным средствам

Назначенный сотрудник, хранитель мелкой наличности, отвечает за использование мелкой наличности в вашем бизнесе. Когда сотрудник берет деньги из фонда мелкой денежной наличности, хранитель мелкой денежной наличности должен зафиксировать, кто взял деньги, какую сумму взяли, для чего эти деньги и дату.

Сотрудник, использующий наличные деньги, должен предоставить расписку о покупке хранителю мелких денежных средств. Передайте квитанцию ​​своему финансовому отделу или лицу, которое занимается вашими книгами по малому бизнесу.

Обычно вы оцениваете свой мелкий денежный фонд в конце каждого месяца для более точного баланса. Не забывайте регистрировать мелкие денежные расходы в своих учетных записях в виде записей в журнале.

Что можно и чего нельзя делать с мелкими деньгами

Проверьте, что можно и чего нельзя делать с мелкими наличными, чтобы убедиться, что вы правильно распоряжаетесь своим фондом.

Вы должны указать, на что можно потратить мелкие деньги. Убедитесь, что ваши сотрудники понимают, на что можно или нельзя использовать фонд мелкой денежной наличности, разработав политику мелкой денежной наличности.

Назначьте разумную сумму для вашего мелкого денежного фонда. Установление суммы в долларах для удовлетворения мелких потребностей вашего бизнеса в наличных деньгах имеет важное значение. Когда ваш мелкий денежный фонд становится низким, вы должны пополнить его. Вы не хотите пополнять баланс слишком часто. И вы не хотите, чтобы сумма была слишком высокой в ​​случае кражи.

Не давайте мелкую наличность каждому сотруднику. Ваш хранитель мелкой денежной наличности должен быть единственным сотрудником, распределяющим мелкую наличность. Ваш хранитель мелкой денежной наличности определяет, уместны ли расходы в соответствии с политикой вашей компании в отношении мелкой денежной наличности.

Мелкие наличные деньги считаются высоколиквидным активом. Сотрудники или клиенты могут легко украсть ваши деньги. Не оставляйте свою мелкую денежную кассу без присмотра. Подумайте о том, чтобы держать свои мелкие деньги запертыми в ящике стола, сейфе или картотеке.

Мелкие деньги и налоги

Поскольку большинство мелких покупок за наличные предназначены для деловых расходов, вы, вероятно, сможете вычесть их из налогов вашего бизнеса в конце года.

Сохраняйте и записывайте каждую квитанцию ​​за мелкие покупки. Вы должны документировать каждый расход, если хотите вычесть его из налогов на бизнес. Если вы не документируете свои мелкие покупки за наличные, вы не сможете вычесть расходы при уплате налогов на бизнес.

Прочтите публикацию IRS 583, чтобы узнать больше о требованиях к мелким денежным средствам и рекомендациях по ведению учета.

Нужен простой и доступный способ вести учет мелких денежных сумм? Бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет легко управлять входящими и исходящими деньгами. Попробуйте бесплатно сегодня!

Эта статья была обновлена ​​по сравнению с первоначальной датой публикации 05.12.2014.