Для малого бизнеса ненадежный денежный поток может иметь катастрофические последствия. Каждый год плохой денежный поток заставляет многие малые предприятия закрываться. Даже краткосрочная проблема с денежными потоками может затруднить выплату заработной платы, оплату аренды или покупку расходных материалов.

Причин проблем с денежными потоками множество. Спад продаж, сезонность, непредвиденные расходы и просроченные клиенты. Просроченные платежи, в частности, затрагивают многие малые предприятия, из-за чего им трудно просто поддерживать свет, не говоря уже о росте.

Чтобы помочь вам не стать еще одной статистикой, вот шесть советов и рекомендаций по управлению денежными потоками, которые помогут вам развивать свой бизнес.

1. Получите всесторонний обзор движения денежных средств

Одна из первых вещей, которую нужно сделать, это понять общую картину, когда дело доходит до вашей денежной ситуации. Для этого вам потребуется отчет о движении денежных средств и прогноз движения денежных средств.

Отчет о движении денежных средств , как и выписка из банка, дает вам представление о вашей денежной ситуации в определенный момент времени и обычно готовится в конце каждого месяца. Это моментальный снимок денежных средств, которые поступили в ваш бизнес (прибыль, финансирование и т. д.) и вышли из него (счета, фонд заработной платы, стоимость запасов, долг и т. д.).

Ваш прогноз денежного потока , с другой стороны, смотрит вперед на следующий месяц, квартал или даже год. Это бесценный инструмент, который поможет вам предсказать любые проблемы до их возникновения, чтобы вы могли принять меры для их устранения. Используйте данные из отчета о движении денежных средств, такие как схемы платежей клиентов, а также прогнозы продаж, планы запасов. и другие расходы для обоснования вашего прогноза.

Большинство бухгалтерских программ включают в себя отчеты о движении денежных средств и прогнозные отчеты, которые вы можете создавать на основе существующих данных бухгалтерского учета. В качестве альтернативы можно использовать этот шаблон прогноза движения денежных средств. из SCORE.

2. Помогите своим клиентам платить вам быстрее

Неоплаченные счета являются важным фактором денежного потока. Исследования показывают, что стоимость неоплаченных счетов малого бизнеса превышает 825 миллиардов долларов США. . Но вы можете взять ситуацию под контроль и сократить разрыв между выставлением счетов и оплатой. Вот лишь несколько идей:

• Незамедлительно выставляйте счета – Не откладывайте выставление счетов до конца месяца, так как это только отсрочит время, необходимое для поступления наличных на ваш банковский счет. Вместо этого выставляйте счет, как только вы закончите работу. Если проект большой или продолжается, организуйте ежемесячное выставление счетов или даже используйте поэтапное выставление счетов, чтобы вы могли выставлять счета на ключевых этапах проекта и получать эти платежи быстрее.
• Узнайте, как ваши клиенты предпочитают платить – Многие крупные компании используют приложения для прямого депозита или платежей, такие как Bill.com. Узнайте, что использует ваш клиент, и убедитесь, что вы правильно настроили получение платежей. Это сведет к минимуму просрочку платежа. проблемы из-за технических неполадок.
• Продумайте дизайн счета-фактуры – Мы не говорим о причудливой графике, но важны четкость, аккуратность и содержание вашего счета. Включите важные контактные данные, способы оплаты (если возможно, со ссылками), условия оплаты (в соответствии с договором), удобные для чтения шрифты и т. д.
• Используйте инструмент выставления счетов – Есть несколько недорогих инструментов для выставления счетов, которые помогут вам получать деньги быстрее. QuickBooks, FreshBooks, Wave и Hiveage содержат ряд инструментов, упрощающих создание счетов, отслеживание и отслеживание платежей, отправку автоматических напоминаний и интеграцию с вашими бухгалтерскими системами.
   

3. Будьте бдительны в отношении просроченных счетов

Создайте систему, с помощью которой вы будете видеть, какие счета не погашены, или, что еще лучше, какие из них приближаются к дате погашения, чтобы вы могли как можно быстрее осуществить оплату. В зависимости от вашей клиентской базы для начала подойдет таблица Excel, но все становится намного проще, когда вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета.

4. Наладьте отношения с тем, кто выписывает вам чек

Знание имени и адреса электронной почты человека, который выписывает ваши чеки, является огромным преимуществом. Большинство отношений B2B связаны с продажами, маркетингом или другим персоналом, не связанным с бухгалтерией. Но если вы сможете познакомиться с персоналом отдела кредиторской задолженности, у вас будет больше возможностей получить ответы о том, на каком этапе цикла обработки находится ваш платеж, и напрямую обращаться к ним в случае каких-либо задержек.

5. Имейте финансовую подушку

Один из способов избежать проблем с денежными потоками — сохранить финансовую подушку, обычно в виде сбережений. Это не всегда легко, особенно если вы беспокоитесь о том, что у вас не будет достаточно денег. Большинство специалистов по финансовому планированию рекомендуют частным лицам и владельцам бизнеса иметь 3-6 месяцев сбережений для покрытия своих расходов. Это действительно зависит от вашего личного уровня комфорта. Попробуйте начать с малого, со временем увеличивайте свои взносы и используйте прогноз движения денежных средств для составления плана сбережений. Эта SCORE статья предлагает больше информации о том, сколько денег малый бизнес должен держать в резерве.

Еще одним источником денежных резервов является кредитная линия. . В отличие от традиционных кредитов, кредитная линия дает вам больше гибкости и может использоваться для финансирования найма и покупки или в качестве подстраховки, когда вы сталкиваетесь с такими проблемами, как выплата заработной платы во время кризиса с денежными потоками. Обязательно подавайте заявку в период финансового благополучия, затем занимайте под нее, когда вам нужны наличные, и возвращайте их, когда они вам не нужны.

6. Будьте стратегическими в своем росте

Быстрый рост часто может привести к проблемам с денежными потоками. Выигрыш нового контракта может означать, что вам нужно инвестировать в новых сотрудников, но чистые 30-, 60- или даже 90-дневные условия могут привести к задержке платежа и нехватке наличности в день выплаты заработной платы.

Не уклоняйтесь от возможностей роста, но используйте свой прогноз денежных потоков, чтобы следить за тем, сколько времени вам потребуется, чтобы погасить долг, который вы взяли на себя, чтобы расти (помните, что кредитная линия также может помочь в в этот раз). Рассматривайте каждого клиента как инвестицию и спрашивайте:получаете ли вы прибыль и сколько времени потребуется, чтобы получить ее?